Физически магазин и онлайн: каса, общи наличности, вземане от магазина

Физическият магазин минава онлайн, без да сменя касата: витрината в сайта тегли от същата наличност, а клиентът поръчва онлайн и взима от обекта. Наличността се води в админа или идва от складовия софтуер (Micro.bg на всеки 3 минути, PosMaster веднъж на ден). По Н-18 касата отчита продажбите в обекта, а онлайн магазинът се вписва в НАП отделно.

Статията е за собственици на магазини с един или няколко обекта, които искат да продават и през сайт. Написана е от екипа на CloudCart, българската платформа за онлайн магазини, и описва как преходът става в нашия админ. Наредба Н-18 и Законът за ДДС са проверени на 05.11.2026 в lex.bg. Не е данъчен съвет: как точно се отчита всяка продажба във вашата фирма, потвърждава счетоводителят.

Физически магазин и онлайн магазин: какво се променя и какво остава

Остават стоката, касата, складовият софтуер и обектът. Продажбата през обект и сайт с една наличност и един списък с клиенти се нарича omnichannel (омниканална) търговия. Добавят се витрина, която приема поръчки денонощно, начини за доставка (куриер или вземане от обекта) и онлайн плащане. Основният въпрос е откъде сайтът знае колко бройки има на рафта.

Как работите днес	Откъде сайтът взима наличността	Кога е подходящо
Само каса, без складова програма	Водите едно число за всеки продукт в админа (Продукти → Наличности); онлайн поръчката го намалява сама	До няколкостотин артикула и малко продажби на щанда на ден
Каса и складов софтуер (Microinvest, Micro.bg, Barsy, PosMaster, SelMatic, Gensoft)	Приложението на системата в админа подава наличностите и цените, а онлайн поръчките отиват обратно в нея	Голям каталог, много продажби на щанда, фактури и счетоводство от складовия софтуер
Няколко обекта или складове	Наличност по обект (Local Pickup) или по склад, свързан с гео зона (Store Locations)	Верига, магазин и отделен склад, обекти в различни градове

Модулът „Физически магазини“ е включен във всички планове от Baby Pack до CC Master (по cloudcart.com/pricing към ноември 2026), а връзката с Microinvest е без ограничение по план. Цялата картина за търговци с обекти е на страницата онлайн магазин за физически магазин.

Обща наличност за касата и сайта: как да не продавате стока, която я няма

Общата наличност означава, че рафтът, админът и витрината показват едно и също число. Без нея продаденото на касата още стои в сайта и клиентът поръчва бройка, която вече е излязла от магазина.

Без складов софтуер: едно число в админа

Ако работите само с каса, наличността се води в админа, в Продукти → Наличности: всички артикули в една таблица, с нова бройка или добавяне към старата. Онлайн поръчката намалява числото сама, а отменена или върната поръчка връща стоката. Продажбата на щанда коригирате на ръка или я записвате като поръчка от админа. Всяка промяна остава в дневника на продукта, с час и източник.

Със складов софтуер: темпото е на системата

Когато наличността идва от складовия софтуер, сайтът научава за продажбата на касата толкова бързо, колкото системата праща данни.

Система	Колко често идват наличностите	Поръчките от сайта
Micro.bg	На всеки 3 минути, заедно с цените	Отиват в Micro.bg веднага
Microinvest	При промяна или когато пуснете синхронизацията	Отиват в Microinvest; избирате коя ценова група е онлайн
SelMatic	На всеки 4 часа	Изпращат се ръчно от поръчката
Barsy	На всеки 8 часа	При избрания момент: нова, платена или изпратена, завършена
PosMaster	Веднъж на ден, през FTP файлове	Изпращат се при избрания статус: нова, платена или изпратена, завършена
Gensoft	На всеки 4 часа	Отиват в Gensoft и сменят наличността там

При бавна синхронизация пазете буфер: за артикулите с 1–2 бройки задайте праг за ниска наличност (имейлът „продуктът свършва“ се праща на адреса на магазина), а за най-търсените обмислете система с по-кратък интервал. Полетата и съвпадението на продуктите са в статията за Микроинвест склад и онлайн магазин.

Софтуер за магазин и онлайн магазин: как се свързва касата

Касовият и складовият софтуер се свързват като приложение от админа, без да сменяте програмата в обекта. Продуктите се свързват по баркод или SKU, затова чистите баркодове са половината от работата. Ако нямате кодове, вижте как се взимат баркодове EAN от GS1.

1. Проверете кодовете. Всеки артикул в складовия софтуер трябва да има уникален баркод или SKU, същият като в онлайн магазина. Дублиран или липсващ код води до втори продукт вместо обновяване на стария.
2. Инсталирайте приложението на системата. Apps → името на системата (Microinvest, Micro.bg, PosMaster и т.н.). Microinvest иска лиценз с включен мрежов модул; PosMaster работи с FTP сървър, само обикновен FTP, защитен с бял списък на адресите или VPN.
3. Изберете кое по какво се сравнява. Полето за съвпадение (баркод, SKU) и кои полета системата има право да презаписва: цена, наличност, име. При Microinvest той е водещ за наличността и цената, а CloudCart за поръчките и клиентите.
4. Изберете обекта, от който идва наличността. Microinvest работи с един набор данни за вход на магазин: кой обект или склад подава наличността, се избира в настройката на Microinvest. PosMaster приема няколко директории за складове и ги чете при всяко обновяване.
5. Решете кога поръчката отива в системата. При PosMaster избирате статуса, при който поръчката се изпраща. Ако зададете код за куриерска услуга, платената доставка за сметка на подателя влиза във файла като отделен ред.
6. Продайте тестов артикул. Продайте една бройка на касата, изчакайте интервала на системата и проверете сайта. После проверете дали тестова онлайн поръчка е стигнала до складовия софтуер.

Вградените програми са на страницата за връзка с каса и ERP. Разликата между складова програма и ERP система е обяснена в статията какво е ERP система.

Click and collect: поръчка онлайн и вземане от магазина

Click and collect (вземане от магазина) е доставка, при която клиентът поръчва в сайта и минава да вземе поръчката от обекта. В CloudCart го дава приложението Local Pickup (Apps → Local Pickup): то добавя метода за доставка „Вземане от обект“ до куриерите, плащането „Плащане на място“ и страница с всички обекти и карта. Обектите са без ограничение в броя. Стъпките за създаване на обектите и връзката им с Google са в статията за Google Business Profile и вземане от обекта.

Клиентът може да плати онлайн и да вземе по-късно или да плати на място. „Плати онлайн, вземи от магазина“ е комбинацията от вземане от обект и онлайн плащането, което вече предлагате. При плащане на място пари през платформата не минават: поръчката чака, докато я отбележите като платена. След инсталирането методът и плащането се управляват от обичайните екрани за доставка и плащане.

Наличността при вземане от магазина

Вземане от даден обект се избира само ако продуктът е наличен там. Ако го няма, клиентът сменя обекта или избира куриер. Във витрината клиентът вижда дали продуктът е наличен, а проверката по обект става в checkout-а.

Важно: по подразбиране наличността намалява, когато поръчката стане платена. При „Плащане на място“ поръчката стои като чакаща, докато клиентът дойде, и бройката още се вижда свободна в сайта. Ако повечето ви поръчки се плащат на място или с наложен платеж, в настройките на количката и поръчката изберете наличността да намалява още при чакаща поръчка. Настройката важи за целия магазин, затова непотърсените поръчки трябва да се отказват, за да се върне стоката.

Процесът в обекта, стъпка по стъпка

1. Поръчката влиза в общия списък. Онлайн поръчките, поръчките по телефона и на щанда (записани от админа) са в един списък, с клиента в същата база.
2. Служителят приготвя пакета. Отделя стоката от рафта, слага номера на поръчката върху пакета и сменя статуса. Ако искате отделен статус „готова за вземане“, създайте свой статус в настройките на статусите; той не мести наличността.
3. Клиентът получава известие. При смяната на статуса платформата праща имейл до клиента, ако известието е включено. Добре е в него да има адреса на обекта, работното време и срока за вземане.
4. При вземането поръчката се затваря. Ако е платена онлайн, служителят само проверява номера. Ако е за плащане на място, отбелязва плащането и издава бон от касата.
5. Непотърсените поръчки се отказват. Определете срок за вземане, кажете го в известието и откажете поръчката след него. Отказаната поръчка връща стоката в наличност.

Няколко обекта: наличност по обект и по склад

При повече от един обект наличността се води поотделно за всеки. CloudCart има два инструмента с различна цел и те могат да работят заедно.

	Local Pickup	Store Locations
За какво е	Вземане от обекта и плащане на място	Каталог и доставка от склада, който обслужва адреса на клиента
Наличност	По обект, за продукт или за всеки вариант	По склад, за всеки вариант, свързан с гео зона
Какво вижда клиентът	Обектите в checkout-а; вземане само от обект с наличност	Само продуктите в склада на неговата зона, след като въведе адреса си
Цена по обект	Не, цената е една	Не, цената е една
Какво трябва	Адрес, работно време и наличност на всеки обект	Гео зони и ключ за Google Maps API в настройките на количката

В Local Pickup превключвателят „Сумирай количествата в продукта“ събира бройките от обектите в общата наличност еднократно, при запазване; след зареждане го пускате отново. Преместването между обекти е две ръчни промени. В Store Locations клиентът сам избира адреса си (няма автоматично разпознаване по IP), а продукт, който го няма в склад от неговата зона, не се показва. Онлайн цената е една за всички обекти; ако цените идват от Microinvest, избирате коя ценова група отива онлайн, така че цената на щанда и в сайта може да е различна.

Н-18 за двата канала: каса в обекта и документ онлайн

Наредба Н-18 отчита продажбите според мястото и начина на плащане. Продажбите в търговския обект се отчитат с фискален бон от регистриран в НАП касов апарат (чл. 3, ал. 1 и чл. 7 от Н-18; чл. 118, ал. 1 ЗДДС). За онлайн магазина важат отделни правила: вписване в НАП преди първата продажба и избор как да отчитате картовите плащания.

Продажба	Какъв документ	Основание
На щанда, в брой или с карта на ПОС терминала в обекта	Фискален бон от касовия апарат на обекта	чл. 3, ал. 1 Н-18
Онлайн, с карта в сайта	Документ за продажбата по алтернативния режим или фискален бон	чл. 3, ал. 17 и чл. 52о Н-18
Вземане от магазина, платено онлайн с карта	Плащането е неприсъствено с карта, затова се отчита по правилата за онлайн магазина	чл. 3, ал. 17 Н-18
Вземане от магазина, платено на място	Фискален бон от касата при плащането	чл. 3, ал. 1 Н-18
Онлайн, наложен платеж с пощенски паричен превод	Документ на хартия или електронно, с реквизитите по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 от Н-18	чл. 3, ал. 1 Н-18
Онлайн, банков превод	Без бон; фактура, ако клиентът я поиска	чл. 3, ал. 1 Н-18

Регистрацията на онлайн магазина при вече регистрирана каса

Регистрираният касов апарат в обекта не покрива сайта. По чл. 52м, ал. 1 от Н-18 онлайн магазинът се вписва в Портала за е-услуги на НАП преди началото на продажбите, отделно за всеки електронен магазин (ал. 2). При промяна на данните, например нов домейн или нов начин на плащане като „Плащане на място“, актуалната информация се подава в 7-дневен срок (ал. 3). Условията на алтернативния режим за картите са описани на страницата на НАП за алтернативния режим, а стъпките за регистрацията и месечния XML файл са в статията за Наредба Н-18 за онлайн магазин.

СУПТО в обекта

СУПТО (софтуер за управление на продажбите в търговски обект) е касовата програма, която работи с касовия апарат. От 12.12.2020 г. използването на СУПТО от публичния списък на НАП е избор на търговеца, който иска да управлява продажбите в обекта със софтуер (чл. 118, ал. 18 ЗДДС). CloudCart не е каса и не издава фискални бонове: продажбите на щанда остават в касата, с която работите, а онлайн магазинът само взима и подава наличностите.

Локално SEO: страница за всеки обект

Всеки обект в Local Pickup получава собствена страница на адрес /stores/<url-адрес-на-обекта>, със собствени мета данни, които Google индексира отделно. На страницата са адресът, работното време по дни, телефонът, имейлът и карта от GPS координатите. Тази страница е най-точният линк за полето „Уебсайт“ в Google Business Profile на обекта.

• Името и адресът навсякъде еднакви. В страницата на обекта, в Google Business Profile и във фактурите.
• Празниците ръчно. Работното време няма отделни празнични дни; за празниците сменяте деня или го отбелязвате като затворен.
• Неактивен обект се крие. Обект, който още подготвяте, оставете неактивен: той не се показва на страницата с обектите и не се предлага за вземане.

Как се създава и потвърждава профилът в Google, кои категории да изберете и как да събирате отзиви, е описано в статията за Google Business Profile и локално SEO.

План за прехода от физически магазин към онлайн: първите 30 дни

Най-сигурният ред е: наличност, витрина, вземане от обекта и накрая реклама.

1. Седмица 1: каталог и кодове. Внесете продуктите от складовия софтуер или от CSV, с баркод или SKU, снимки и описания. Проверете дублираните кодове.
2. Седмица 1: наличността. Свържете системата или въведете бройките в Продукти → Наличности. Изберете кога наличността намалява: при платена или при чакаща поръчка.
3. Седмица 2: плащане и доставка. Включете CloudCart Pay, наложен платеж и куриерите (Еконт, Спиди, BOX NOW). Инсталирайте Local Pickup и добавете обектите с работно време.
4. Седмица 2: НАП. Впишете онлайн магазина в портала на НАП с методите на плащане, включително плащането на място. Настройте фактурирането и приложението Н-18.
5. Седмица 3: тест с екипа. Продайте артикул на касата и проверете сайта. Направете онлайн поръчка за вземане, пригответе я, известете клиента и я затворете. Отказана поръчка трябва да върне бройката.
6. Седмица 4: клиентите в магазина. Кажете на щанда, че стоката е и онлайн: QR код към сайта до касата и линк в Google Business Profile.

Грешки при прехода от физически магазин към онлайн

• Две отделни наличности. Служител преписва числата от касата в сайта, докато клиент поръча вече продадена бройка.
• Последната бройка при бавна синхронизация. При обновяване веднъж на ден търсеният продукт с 1 бройка остава в сайта часове след продажбата. Сложете буфер или по-кратък интервал.
• Плащане на място без резервиране. При настройката по подразбиране чакащата поръчка не намалява наличността и двама клиенти „запазват“ една и съща бройка.
• Вземане от магазина по телефона. Уговорка без поръчка в системата се губи между сайта, телефона и обекта.
• Различни кодове в касата и в сайта. Така се получават два продукта с две наличности.
• Процент от онлайн продажбите. Платформа с комисионна взима повече, колкото повече продава сайтът. В CloudCart комисионната е 0% върху продажбите.

Правилата за 14-те дни за отказ от онлайн поръчка и за връщането на парите са в статията за връщането на стоки от онлайн магазин. Офертата за търговци с обекти, с всички свързани системи, е на онлайн магазин за вашия физически магазин.

Често задавани въпроси