ERP система: какво е и как се свързва с онлайн магазина

Накратко: ERP система (Enterprise Resource Planning, планиране на ресурсите на предприятието) е софтуер, в който фирмата води на едно място склада, покупките, продажбите, фактурите и счетоводството. Онлайн магазинът ползва 4 от модулите ѝ: склад, цени, продажби и клиенти. ERP системата е водеща за наличностите и цените, а магазинът ѝ връща поръчките. Продуктите се свързват по баркод или SKU.

Статията е за търговци, които имат склад, физически обект или доставчик с голям каталог и искат сайтът да показва вярната наличност, без някой да преписва числа на ръка. Примерите са от CloudCart, българската платформа за онлайн магазини, в която над 15 ERP системи, складови програми, каси и каталози на дистрибутори се свързват като приложения в админа. Сроковете и лимитите са проверени на 04.11.2026.

Какво е ERP система с прости думи

ERP системата е програма, в която всеки отдел записва своите данни в обща база, така че складът, продажбите и счетоводството работят с едни и същи числа. Когато складът заприходи доставка, наличността се вижда веднага в продажбите. Когато касата продаде артикул, количеството намалява за всички.

Съкращението ERP е използвано за първи път от Gartner през 1990 г. като разширение на MRP (Material Requirements Planning, планиране на материалните нужди в производството), според Уикипедия. Днес „ERP“, „ERP софтуер“ и „ERP системи“ в търсенето означават едно и също: софтуер за управление на цялата дейност на фирмата. ERP системите се инсталират на сървър на фирмата или работят в облака, а разликата между двата вида е описана по-долу.

Пример от магазин за козметика с обект в София и онлайн магазин. Без ERP служител сутрин сверява таблицата от склада с админа на сайта и коригира наличностите. С ERP доставката от 200 крема се заприходява веднъж, продажбата на касата я намалява, а онлайн поръчката влиза в същата програма за фактура. Числото в сайта и в обекта е едно.

Какви модули има ERP системата и кои засягат онлайн магазина

ERP системата се състои от модули и онлайн магазинът използва най-често четири от тях: склад, цени, продажби и клиенти. Останалите (производство, заплати, човешки ресурси) работят вътре във фирмата и не се свързват със сайта.

Модул	Какво води	Какво получава или дава онлайн магазинът
Склад и наличности	Количества по склад и обект, доставки, ревизии	Наличността, която клиентът вижда в сайта
Цени и ценови листи	Продажни цени, цени на дребно и на едро, промоции	Цената на продукта, понякога цена за група клиенти (B2B)
Продажби и поръчки	Поръчки от всички канали	Онлайн поръчката влиза в програмата
Клиенти (CRM)	Контакти и история на покупките	Новият клиент от сайта се записва в програмата
Финанси и счетоводство	Фактури, кредитни известия, плащания	Фактура и кредитно известие за онлайн поръчката
Покупки и доставчици	Заявки, цени и срокове на доставчиците	Непряко: знаете кога да поръчате стоката, която се продава онлайн
Производство, персонал	Суровини, капацитет, заплати	Не се свързва със сайта

Документите за НАП при онлайн продажбите следват свои правила. Как се издават и кога трябва касов бон, е описано в статията за Наредба Н-18 и XML файла за онлайн магазина.

Как ERP система помага на онлайн магазина

ERP системата помага на онлайн магазина, като маха ръчното преписване между склада, сайта и счетоводството: всяко число се въвежда веднъж и стига до всички канали. Ползата се вижда в четири неща: вярна наличност, еднакви цени, поръчки без преписване и справки, на които може да се вярва.

Задача	Без ERP или складова програма	С връзка между ERP и магазина
Нова доставка	Въвежда се в склада и отделно в админа на сайта	Заприходява се веднъж, наличността идва в сайта при следващия синхрон
Продажба в обекта	Сайтът продължава да показва бройката, докато някой не я коригира	Количеството намалява и онлайн, от няколко минути до един ден според програмата
Нова цена	Сменя се на две места, лесно се разминава	Сменя се в програмата и отива в сайта и във фийдовете
Онлайн поръчка	Преписва се в програмата за фактура	Влиза в програмата сама, при избрания статус на поръчката
Справка за продажбите	Сборува се от две системи	Онлайн и обектът са в една база

Ползата расте с броя на каналите. Магазин, който продава в обект, в сайта и в eMAG, има три места, на които една и съща бройка може да бъде продадена. Без обща наличност всяка продажба на едното място е риск от поръчка за стока, която вече я няма на другото.

ERP или складова програма: каква е разликата

Складовата програма води стоката, продажбите и обикновено фактурите, докато ERP системата обхваща цялата фирма, заедно с финансите, покупките и производството. За повечето онлайн магазини в България складовата програма е достатъчна, а връзката със сайта работи по един и същи начин и при двете: наличности и цени влизат в магазина, поръчки излизат от него.

Критерий	Складова програма (складов софтуер)	ERP система	Каса (POS)
Какво води	Стока, доставки, продажби, фактури	Всички процеси на фирмата в една база	Продажбите в обекта и наличността му
За кого	Магазини, обекти, малки и средни фирми	Фирми с няколко отдела, производство или вериги	Магазини, заведения, ресторанти
Внедряване	Инсталирате и започвате	Обикновено проект с настройка по отдели	С касовото оборудване в обекта
Примери с готова връзка в CloudCart	Microinvest, Micro.bg	Gensoft, SelMatic, Versus ERP	Barsy, PosMaster, R-Keeper
Връзка с онлайн магазина	Еднаква: продуктите се свързват по баркод или SKU, наличности и цени идват в сайта, поръчките отиват в програмата

Важно: границата между складова програма и ERP е размита. Barsy и PosMaster например съчетават каса и склад. Изберете програмата по това, което прави фирмата ви днес, и проверете дали има готова връзка с платформата на магазина.

Облачна или инсталирана ERP система

Облачната ERP система работи на сървъра на доставчика и се отваря през интернет, а инсталираната работи на сървър или компютър във фирмата. За онлайн магазина разликата е в достъпа: облачната програма е достъпна за магазина по всяко време, а инсталираната обменя данни с магазина само докато сървърът във фирмата е включен, свързан с интернет и защитен.

Критерий	Облачна ERP система	Инсталирана ERP система
Къде работи	На сървъра на доставчика	На сървър или компютър във фирмата
Кой я поддържа	Доставчикът: обновления, архиви, сигурност	Фирмата или нейният IT специалист
Как се плаща	Обикновено месечен абонамент за потребител	Обикновено лиценз плюс поддръжка
Връзка с онлайн магазина	Въвеждате данните за достъп в приложението и синхронът тръгва	Сървърът във фирмата трябва да е включен, свързан с интернет и защитен
Примери с готова връзка в CloudCart	Micro.bg, Colibri ERP	Уточнете с доставчика на програмата как обменя данни през интернет

Ако тепърва избирате програма и продавате основно онлайн, облачната ERP система спестява грижата за сървъра. Ако фирмата вече работи с инсталирана програма, не е нужно да я сменяте заради сайта: връзката работи и при двата вида, стига сървърът да е свързан с интернет и защитен.

Как да изберете ERP система за онлайн магазин

ERP система за онлайн магазин се избира по четири неща: има ли готова връзка с платформата на магазина, кои данни пренася и в коя посока, колко често обновява наличностите и колко струва заедно с внедряването. Цената на самата програма зависи от доставчика, броя потребители и модулите, затова поискайте оферта, в която е включена и връзката със сайта. ERP и онлайн магазинът бяха сред решенията, финансирани по процедурата „Дигитализация на предприятията“. Какво следва след нея, вижте в статията европейско финансиране за онлайн магазин.

1. Проверете за готова връзка. Готовата връзка се инсталира като приложение и не изисква програмист. Списъкът на връзките в CloudCart е на страницата онлайн магазин, свързан със складова програма, ERP и каса.
2. Вижте посоката на данните. Някои връзки са еднопосочни. Colibri ERP например внася продукти, категории и наличности в магазина, но не приема поръчки обратно, така че фактурите за онлайн поръчките остават ръчна работа.
3. Сравнете темпото на обновяване. От 3 минути (Micro.bg) до веднъж на ден (PosMaster). Колкото повече продавате в обекта, толкова по-бърз синхрон ви трябва.
4. Проверете лимита на продуктите по план. При някои връзки лимитът зависи от плана на магазина. Colibri ERP внася до 100 продукта на Baby Pack, до 2 000 на Starter Pack и без лимит на CC Pro и CC Master, а Microinvest и Gensoft са без лимит на всички планове (по /pricing към ноември 2026).
5. Сметнете цялата цена. Освен абонамента или лиценза включете в сметката внедряването, обучението, поддръжката и допълнителните потребители. Micro.bg например изисква отделен платен абонамент за връзката, който се купува през CloudCart.
6. Попитайте за поръчките и връщанията. Уточнете при кой статус поръчката влиза в програмата и как се отразява отказаната или върнатата стока.

Как се свързва ERP система с онлайн магазин

ERP системата се свързва с онлайн магазин по три начина: директно през API, чрез файлове на FTP сървър или чрез каталог от дистрибутор. Начинът се определя от програмата. Във всички случаи всеки продукт трябва да има един и същ код (SKU или баркод) и в двете системи, иначе синхронът не знае кой запис на кой отговаря.

• Директно през API. Магазинът и програмата си говорят през интернет. Така работят Microinvest и Gensoft, който се свързва през SOAP услуга.
• Чрез файлове на FTP. Програмата записва файл с наличностите, магазинът го чете и връща файл с поръчките. Така работят например PosMaster и Workflow.
• Каталог от дистрибутор. Внасяте каталога на доставчика с категориите, цените и наличностите и прибавяте надценка в проценти. Така работят IT4Profit (ASBIS) и Polycomp.

Стъпките са едни и същи за повечето програми. В CloudCart всяка готова връзка е приложение в админа, в менюто Apps с името на програмата.

1. Подредете кодовете. Всеки продукт и вариант трябва да има SKU или баркод, еднакъв в магазина и в програмата. Продукт без съвпадащ код се внася като нов и така се появяват дублите.
2. Решете кой е водещ за какво. Обичайното разделение: програмата е водеща за наличността и цената, магазинът за поръчките, клиентите, описанията и снимките.
3. Инсталирайте връзката. В админа отворете Apps, изберете програмата и въведете достъпа: идентификатор и парола при Microinvest, адрес на SOAP услугата, служител и парола при Gensoft, FTP сървър и папки при PosMaster.
4. Изберете режима. Режимите зависят от програмата. При Barsy единият режим пренася каталога и после го поддържа, а другият запазва продуктите в магазина и сменя само цените и наличностите. При Gensoft можете да изберете и само изпращане на поръчките, без внос на каталога.
5. Изберете полето за сравнение и цената. Посочете дали продуктите се свързват по SKU или по баркод. При Microinvest избирате и кое от 10-те ценови полета отива в сайта (PriceOut1…PriceOut10, по подразбиране PriceOut2), така че цената на дребно в обекта и онлайн цената могат да са различни.
6. Пуснете първата синхронизация. В раздела с историята на импорта проверете колко продукта са създадени, колко обновени и има ли грешки.
7. Направете тестова поръчка. Поръчайте от сайта и проверете дали поръчката е стигнала до програмата. В историята на поръчката в CloudCart се вижда дали изпращането е успешно или с грешка.

Пълният списък на готовите връзки, с това какво прави всяка, е на страницата онлайн магазин, свързан със складова програма, ERP и каса.

Двупосочна ли е синхронизацията

Синхронизацията между ERP и онлайн магазин обикновено е двупосочна, но всеки вид данни върви само в една посока. Наличностите и цените идват от програмата в магазина. Поръчките и клиентите отиват от магазина в програмата. Изключение са каталозите на дистрибуторите: при IT4Profit например продуктите само идват, а поръчки не се връщат.

Програма	Вид	Към магазина	От магазина	Темп на обновяване
Microinvest	Склад и счетоводство	Наличности, цени, каталог	Поръчки, клиенти	При промяна или когато пуснете синхрона
Micro.bg	Облачно счетоводство и склад	Наличности, цени	Поръчки, веднага	На всеки 3 минути
Gensoft	ERP	Каталог, цени, наличности	Поръчки, с намаляване и връщане на наличността по статуса	На всеки 4 часа
SelMatic	ERP	Наличности, цени, категории	Клиенти, поръчки (ръчно)	Наличности на всеки 4 часа
Barsy	Каса и склад	Каталог, наличности, цени	Поръчки при избран статус	На всеки 8 часа
PosMaster	Каса и склад (FTP)	Каталог, наличности	Поръчки при избран статус	Каталог веднъж на ден, поръчки почти веднага
Versus ERP	ERP	Каталог, категории, снимки	Поръчки	На всеки 12 часа
IT4Profit (ASBIS)	Дистрибутор	Каталог, наличности	Нищо	Веднъж на ден

Конфликтите се решават от правилото кой е водещ. Ако програмата е водеща за цената, цената, сменена ръчно в админа на магазина, се презаписва при следващия синхрон. При Microinvest можете да изберете точно кои от 7 полета програмата има право да презаписва (име, кратко описание, описание, категория, следене на наличност, продажба при нулева наличност, доставка). Полетата, които не изберете, остават под контрола на магазина, така че описанията и SEO текстовете, писани за сайта, не се губят.

Върнатата стока също се отразява в наличността. Връщането, отбелязано в админа като получено, връща количествата в наличност и издава кредитно известие. Как програмата научава за връщането, зависи от връзката. Gensoft например намалява наличността си, когато поръчката е чакаща, платена или завършена, и я увеличава обратно при отказ или възстановено плащане.

Колко бързо се обновяват наличностите

Наличностите от ERP се обновяват в магазина според темпото на самата програма: от няколко минути (Micro.bg на всеки 3 минути) до веднъж на ден (PosMaster). Microinvest праща данни при промяна или когато пуснете синхрона ръчно. По-бързо обновяване значи по-малко поръчки за стока, която вече е продадена в обекта.

Рискът при бавен синхрон е конкретен. Ако каталогът се обновява веднъж на ден, последният брой, продаден на касата в 10 ч., се вижда в сайта до следващия цикъл. Същата наличност отива и в продуктовите фийдове, затова при бавен синхрон и Google Shopping, и Pazaruvaj показват стоката като налична. Как фийдовете взимат наличността, е описано в ръководствата за Google Merchant Center и Google Shopping и за XML фийда за Pazaruvaj.

Какво можете да направите, ако програмата ви синхронизира рядко:

• Изберете обекта, който захранва сайта. Microinvest може да води няколко склада и обекта, а към магазина отива наличността на този, който посочите в настройките на Microinvest.
• Оставете резерв за бързо продаващите се стоки. Ако от един артикул продавате по 10 броя на ден в обекта, дръжте за сайта отделно количество в склада, от който се продава онлайн.
• Изключете продажбата при нулева наличност за продуктите, които не можете да доставите по-късно.
• Пускайте ръчен синхрон преди кампании, например преди Черния петък, когато наличностите се менят по-бързо от обичайното.

Gensoft има и бързо обновяване на всеки 10 минути, но то е само за специален план и не е включено в стандартните планове (Baby Pack, Starter Pack, CC Pro, CC Master).

Програмата ми не е в списъка. Какво правя?

Ако вашата ERP система или складова програма няма готова връзка, тя се свързва през API на магазина. Пътищата са три: вашият програмист (или фирмата, която поддържа програмата) пише връзката, екипът на CloudCart я прави като проект с вас, или внасяте каталога на доставчика чрез XML фийд.

• REST API. Програмата чете и обновява продукти, наличности, цени, клиенти и поръчки. API ключовете се създават в Настройки → Api keys. REST API-то е включено от план Starter Pack нагоре, с лимит 50 заявки в минута на Starter Pack, 100 на CC Pro и 150 на CC Master (по /pricing към ноември 2026).
• Известия (webhooks). Магазинът сам съобщава на програмата за събития като нова поръчка. Всяко известие носи API ключа на магазина в заглавката X-CloudCart-ApiKey, по който програмата проверява, че идва от вашия магазин. Видовете събития са 20 и се избират в Настройки → Webhooks.
• PAT токени. Ключове с отделни права, срок и списък с разрешени IP адреси, за CloudCart CLI и GraphQL Admin API. Създава ги само собственикът на магазина в Настройки → PAT токени. Документацията е на страницата за разработчици.

Преди да поръчате връзка, проверете качеството на данните: колко продукта са без SKU, колко имат различен код в двете системи и кои цени се различават. Без тази проверка първият синхрон създава дубли.

ERP и AI асистент: справки и проверки с едно изречение

AI асистент, свързан с онлайн магазина, чете продуктите, наличностите и поръчките и отговаря на български, без да отваряте справки в админа или в програмата. В CloudCart връзката става с PAT токен: Claude Code, ChatGPT/Codex, Gemini CLI, Cursor или VS Code получават точно правата, които сте дали. Така ERP системата остава водеща за склада, а асистентът поема проверките и справките около нея.

Задача около ERP	Какво пишете на асистента	Какво прави той
Проверка преди първия синхрон	„Покажи ми продуктите без SKU или баркод.“	Чете каталога и връща списък, за да няма дубли при свързването
Нов ценоразпис	„Ето новия ценоразпис. Обнови цените по кодовете и ми покажи кои липсват.“	Сверява кодовете, показва промените и ги записва след потвърждение
Поръчка към доставчика	„Кои продукти са под 5 бройки? Направи ми таблица за поръчка.“	Чете наличностите и подрежда таблица по продукт и количество
Сверка с програмата	„Ето експорт на наличностите от програмата. Кои продукти имат различна бройка или цена в магазина?“	Сравнява файла с магазина по SKU и връща само разликите
Справка за продажбите	„Колко поръчки имаме този месец и кои 10 продукта се продават най-много?“	Чете поръчките и смята броя, оборота и най-продаваните продукти

Разликата спрямо админа е във времето: задача, която иска филтри, експорт и таблица, става с едно изречение, а резултатът идва като готов отговор или таблица. Ръчната работа остава само за решенията. Асистентът вижда едновременно продуктите, наличностите и поръчките, затова свързва числа, които в админа са на различни екрани: например кои продукти се продават най-много и в същото време са под 5 бройки.

1. Създайте ключ. В админа отворете Настройки → PAT токени и създайте ключ. Създава го само собственикът на магазина.
2. Изберете правата. „Само четене“ е по подразбиране и стига за справки и проверки. За промени изберете отделни права по раздел: продукти, поръчки, клиенти, наличности.
3. Ограничете ключа. Задайте срок и, ако искате, до 20 разрешени IP адреса.
4. Искайте „първо ми покажи“. Промените в магазина нямат бутон „отмени“, затова потвърждавайте всяка промяна, преди асистентът да я запише.

Как се свързва Claude Code с магазина и какво да му напишете, е описано стъпка по стъпка в статията Claude Code: как да управлявате онлайн магазина с Claude. Същото се прави и с ChatGPT и Codex. Кои числа да следите в справките, е описано в статията за конверсията на онлайн магазина.

Грешките при свързване на ERP с онлайн магазин

Повечето проблеми при свързването на ERP с онлайн магазин идват от данните: кодове, цени и полета. Това са седемте най-чести грешки и как да ги избегнете.

1. Продукти без код или с различен код. Ако SKU или баркодът не съвпада, синхронът създава нов продукт. Сверете кодовете преди първия синхрон.
2. Нови продукти, които не се свързват. При Microinvest новите артикули се регистрират в магазина, когато Microinvest прати техните номера. Ако това не стане и кодът не съвпада, артикулът влиза като нов продукт.
3. Цени, сменяни на две места. Щом програмата е водеща за цената, промоцията се прави в програмата или в отстъпка в магазина, иначе синхронът я изтрива.
4. Грешното ценово поле. Ако в програмата цената на дребно е в едно поле, а онлайн цената в друго, изберете правилното в настройките на връзката.
5. Изтрити в програмата продукти, които остават активни. При Microinvest включете настройката, която скрива продуктите, изчезнали от данните на програмата.
6. Сървър без защита. Ако програмата е инсталирана на сървър във фирмата и обменя данни с магазина през интернет, нека вашият IT специалист ограничи достъпа и пази паролите за връзката.
7. Пускане без тестова поръчка. Направете поне една поръчка от сайта и я проверете в програмата, преди да пуснете кампания.

Кога онлайн магазинът има нужда от ERP система

Онлайн магазинът има нужда от ERP система или складова програма, когато една и съща стока се продава на повече от едно място и наличността се преписва ръчно. Ако продавате само онлайн и сами водите склада, наличността в магазина е достатъчна: по подразбиране магазинът води една наличност за артикул.

Признаците, че е време за връзка със склада:

• Имате физически обект, заведение или склад и продавате същата стока онлайн.
• Продавате и в eMAG, Pazaruvaj или друг пазар и наличността трябва да е една навсякъде.
• Счетоводството иска всяка онлайн поръчка в програмата за фактура.
• Внасяте каталог на дистрибутор с хиляди артикули, които се менят всеки ден.
• Служител прекарва част от деня в сверяване на таблици, а клиентите поръчват неналична стока.

Ако клиентът трябва да вижда наличността в конкретен склад или обект, например стоката в Пловдив за клиент от Пловдив, приложението Store Locations води отделна наличност за всяка локация и я показва на клиентите от свързаната гео зона, а „вземи от магазина“ се добавя с приложението Stores (метод за доставка Local Pickup). Подробностите са на страницата склад, фулфилмънт и ERP. За бизнес над €1 млн. (по /pricing), с PIM, B2B портал, ERP хъб или няколко магазина е страницата Enterprise.

И при всеки план продажбите в CloudCart са с 0% комисионна, независимо дали поръчката идва от сайта и отива в склада, или стоката е заприходена в ERP и продадена онлайн. Ако тепърва правите магазина, започнете от ръководството как да направите онлайн магазин в 9 стъпки, а след това свържете склада. Създайте магазин за €1 и свържете програмата си от Apps в админа.

Често задавани въпроси