Електронна фактура: какво е и как онлайн магазинът издава е-фактури

Електронната фактура (е-фактура) е фактура, която магазинът издава и изпраща в електронен вид, например като PDF файл по имейл. ЗДДС я допуска наравно с хартиената, когато получателят приема електронния вид, и тя съдържа същите реквизити по чл. 114. Издава се до 5 дни от продажбата, а в CloudCart излиза сама, щом поръчката е платена или изпълнена.

Текстът е от екипа на CloudCart, българската платформа за онлайн магазини. Законовите текстове са проверени на 05.11.2026 в Закона за ДДС, а сроковете за ЕС на страницата на Европейската комисия за ViDA. Текстът не е счетоводен съвет: какво важи за вашата фирма, потвърждава счетоводителят ви.

Важно: ако търсите вход за електронните сметки за ток, вода или телефон, това е портал на съответните доставчици. Тук става дума за фактурите, които издава вашият онлайн магазин.

Какво е електронна фактура и валидна ли е без подпис

Електронната фактура е фактура, която се издава, изпраща и получава в електронна форма. По чл. 112, ал. 2 от ЗДДС данъчните документи могат да се издават ръчно или автоматизирано, а по чл. 114, ал. 6 фактурата може да е на хартиен носител или в електронна форма. Реквизитите са едни и същи и за двата вида.

Три правила от закона важат само за електронната фактура:

• Съгласие на получателя. По чл. 114, ал. 9 документирането с електронни фактури и известия се допуска, когато получателят го приема с писмено или мълчаливо съгласие.
• Дата на издаване. По чл. 113, ал. 12 електронната фактура се смята за издадена на датата, на която е предоставена така, че клиентът да може да я получи. За онлайн магазин това обикновено е датата на имейла с PDF файла.
• Автентичност и цялост. По чл. 114, ал. 6 и ал. 10 издателят осигурява произхода, целостта и четливостта на фактурата до края на срока за съхранение, чрез контрол на дейността, който създава надеждна одитна следа между фактурата и доставката. Квалифицираният електронен подпис и електронният обмен на данни са дадени в ал. 11 само като примери.

Подписът и печатът не са сред задължителните реквизити в чл. 114, ал. 1. Фактурата от системата на магазина е свързана с конкретна поръчка, плащане и доставка, и това е одитната следа.

В ЕС терминът има и по-тесен смисъл. Порталът „Вашата Европа“ описва електронната фактура като фактура, която се издава, изпраща и получава по структуриран начин, удобен за автоматична обработка, по европейския стандарт EN 16931. Към този формат водят правилата на ViDA (вижте ViDA и сроковете в ЕС).

Задължителни реквизити на фактура по чл. 114 от ЗДДС

Фактурата задължително съдържа 14 реквизита по чл. 114, ал. 1 от ЗДДС, а от 01.01.2026 данъчната основа и ДДС се посочват в евро (чл. 114, ал. 5). Сумите могат да са и в друга валута, ако основата и данъкът са дадени в евро. Таблицата е и фактура образец: в третата колона е примерно попълнена фактура от онлайн магазин за един продукт с доставка.

Реквизит (чл. 114, ал. 1)	Какво пише	Пример
т. 1 Наименование	„Фактура“ (или „Кредитно известие“, „Дебитно известие“)	Фактура
т. 2 Номер	Пореден, точно 10 арабски цифри, уникален в серията	0000000187
т. 3 Дата на издаване	Датата, на която фактурата е издадена	05.11.2026
т. 4 и 5 Доставчик	Име, адрес, ДДС номер или ЕИК, ако фирмата не е регистрирана по ДДС	Магазин ЕООД, гр. Пловдив, ул. Примерна 1, BG123456789
т. 7 и 8 Получател	Име, адрес и идентификационен номер (ДДС номер, ЕИК, а за физическо лице ЕГН или ЛНЧ)	Фирма ЕООД, гр. София, ЕИК 987654321
т. 9 Стока или услуга	Вид и количество	Чаша керамична, 2 бр.; Доставка до офис на куриер, 1 бр.
т. 10 Дата на данъчното събитие	Датата на доставката или на полученото плащане	05.11.2026
т. 11 Цена и данъчна основа	Единична цена без ДДС, данъчна основа и отстъпките, ако не са в цената	€10,00 за бр.; доставка €5,00; основа €25,00
т. 12 Ставка на ДДС	Ставката, а при 0% или без ДДС основанието	20%
т. 13 Размер на ДДС	Сумата на данъка	€5,00
т. 14 Сума за плащане	Когато се различава от основа плюс ДДС	€30,00
т. 15 Ново превозно средство	Само при вътреобщностна доставка на нови превозни средства	не се попълва

Точка 6 от ал. 1 е отменена, затова номерацията стига до 15, а реквизитите са 14. Две отклонения от таблицата се срещат често в онлайн търговията:

• Опростена фактура до €100. По чл. 114, ал. 7 фактурата може да не съдържа т. 12, 14 и 15, когато основата и данъкът заедно не надвишават €100, освен при продажби с място на изпълнение в друга държава в ЕС, вътреобщностни доставки и дистанционни продажби. Малките предприятия по специалния режим по глава 21б могат да пропуснат същите реквизити независимо от сумата (чл. 114, ал. 7, т. 1).
• Фирма без регистрация по ДДС. По чл. 113, ал. 9 фирмата без регистрация няма право да посочва ДДС във фактурите си. Тя издава фактура без ДДС с номера си по ЕИК. Кога регистрацията става задължителна, е обяснено в статията за регистрацията по ДДС на онлайн магазин.

Електронна или хартиена фактура: разликите за онлайн магазина

Електронната и хартиената фактура имат едни и същи реквизити и срокове. Разликите са в броя екземпляри, датата на издаване и съхранението.

Въпрос	Хартиена фактура	Електронна фактура	Член от ЗДДС
Екземпляри	Поне два: за доставчика и за получателя	Един файл, който получават и двете страни	чл. 113, ал. 2
Нужно съгласие	Не	Да, писмено или мълчаливо	чл. 114, ал. 9
Дата на издаване	Датата на документа	Когато е предоставена на клиента, например изпратена по имейл	чл. 113, ал. 12
Подпис и печат	Не са задължителен реквизит	Не са задължителен реквизит	чл. 114, ал. 1
Произход и цялост	Контрол на дейността	Контрол на дейността, електронен подпис или електронен обмен на данни	чл. 114, ал. 10 и 11
Съхранение	В оригиналния вид	В оригиналния вид, заедно с данните за произхода и целостта	чл. 121

По чл. 121, ал. 1 издадените и получените данъчни документи се пазят до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на задължението, което удостоверяват. За електронните фактури ал. 2 изисква да се пазят и данните, които доказват произхода и целостта им.

Срок за издаване на фактура: 5 дни от продажбата

Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане до 5 дни от получаването на парите. Това е по чл. 113, ал. 4 от ЗДДС. За продажба на стока в друга държава в ЕС на фирма с ДДС номер (вътреобщностна доставка) срокът е до 15-о число на следващия месец (чл. 113, ал. 5).

За онлайн магазина правилото за аванса е най-важно: при плащане с карта парите идват преди доставката. Магазин, който издава фактурата при плащането, спазва срока и в двата случая.

Фактура на физическо лице: задължителна ли е

Фактура на физическо лице, което не е търговец, не е задължителна, но се издава, ако клиентът я поиска. По чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС фактура може да не се издава, когато получателят е данъчно незадължено физическо лице. По ал. 6 обаче, когато фактурата не е задължителна, тя се издава по желание на доставчика или на получателя.

Фактурата на физическо лице съдържа същите реквизити. Като идентификационен номер на получателя по чл. 114, ал. 1, т. 8 се посочва номерът по чл. 84 от ДОПК, а по чл. 84, ал. 2 от ДОПК физическите лица без регистрация в търговския регистър и БУЛСТАТ се идентифицират с ЕГН или ЛНЧ.

Фактурата не заменя документа за продажбата по Наредба Н-18. Касовият бон или документът за продажба при картово плащане в сайта се издава за всяка продажба, независимо дали клиентът иска и фактура. Кой документ трябва при всеки начин на плащане, е подробно в статията Наредба Н-18 за онлайн магазин.

В CloudCart фактурата взима данните от адреса за фактура на поръчката. В Настройки → Фактуриране ключът „Issue an invoice only if a billing address is selected“ е включен по подразбиране: поръчка без адрес за фактура не получава фактура. Така магазин, който продава основно на крайни клиенти, издава фактура само на тези, които са я поискали в поръчката. Ако физическо лице поиска фактура с ЕГН, уточнете със счетоводителя как да го вписвате и проверете с тестова поръчка как изглежда PDF файлът.

Проформа фактура: какво е и кога се издава

Проформа фактурата е предварителен документ с цената и условията на сделката, който продавачът изпраща преди плащането, най-често за да може клиентът да преведе парите по банков път. Тя не е данъчен документ: по чл. 112, ал. 1 от ЗДДС данъчни документи са само фактурата, известието към фактура и протоколът.

• Проформата не дава право на данъчен кредит. Фирменият клиент не може да приспадне ДДС по нея, затова иска истинска фактура.
• Проформата не отменя срока за фактурата. Щом парите по нея постъпят, плащането е авансово и фактурата се издава до 5 дни (чл. 113, ал. 4).
• Проформата няма задължителни реквизити и номерация. Добре е да носи ясен надпис „Проформа фактура“ и номер на поръчката, за да не се бърка с фактура и да се свърже лесно с плащането.

В онлайн магазина проформа трябва основно при продажби на фирми, които плащат по банков път след одобрение от счетоводството си. Вграденото фактуриране в CloudCart издава фактури и кредитни известия, отделен документ проформа в него няма. При B2B продажба по банков път фактурата излиза, когато маркирате поръчката като платена, и така е в срока по ЗДДС от деня на плащането. Как се настройват цените по група и плащането по фактура само за фирми, е описано в статията за B2B онлайн магазин за търговия на едро и на страницата B2B продажби.

	Проформа фактура	Фактура	Кредитно известие
Данъчен документ по чл. 112	Не	Да	Да
Кога се издава	Преди плащането, по желание	До 5 дни от доставката или аванса	До 5 дни от връщането или намалението
Задължителни реквизити	Няма	Чл. 114, ал. 1	Чл. 114 плюс номер и дата на фактурата и основание (чл. 115, ал. 4)
Данъчен кредит за клиента	Не	Да	Намалява го

Грешна фактура: анулиране, протокол и кредитно известие

Издадена фактура не се поправя: по чл. 116, ал. 1 от ЗДДС поправки и добавки не се разрешават, а грешният документ се анулира и се издава нов. Ако грешната фактура вече е отразена в отчетните регистри на доставчика или на получателя, по чл. 116, ал. 4 се съставя протокол за анулиране за всяка от страните. Протоколът съдържа основанието, номера и датата на анулирания и на новия документ и подписите на лицата, които са го съставили.

Анулирането е за грешка в самия документ. Когато грешка няма, но сумата се промени, например клиентът върне стока или получи отстъпка след покупката, се издава кредитно известие по чл. 115. То се издава до 5 дни от обстоятелството и посочва номера и датата на фактурата, към която е.

В CloudCart фактурата заключва поръчката: щом има номер, продуктите и цените в нея не се редактират, а номерът остава завинаги. Кредитното известие се прави от поръчката (бутонът View credit note), а за частично връщане от самото връщане. Стъпките, номерацията на известията и случаят с фактура от минал месец са в ръководството Фактури и кредитни известия в CloudCart. Сроковете за отказ и връщане на стоката са в статията за връщанията и правата на потребителя.

Как онлайн магазинът в CloudCart издава е-фактури

В CloudCart електронната фактура се издава от самата поръчка: магазинът създава PDF файл с поредния 10-цифрен номер и го изпраща на клиента по имейл. Фактурирането е включено във всички планове и се настройва веднъж.

1. Включете фактурирането. Отворете Настройки → Фактуриране (Invoicing) и включете Activate invoicing.
2. Изберете кога излиза фактурата. В Generate Invoice изберете Automatic, за да се издава сама. При Manual я издавате с бутон от поръчката, а номерът може да е пореден, въведен ръчно или от външна програма (Gensoft).
3. Попълнете данните на фирмата. В раздела Invoice template щракнете върху блока с данните на фирмата. За фирма от България са задължителни ЕИК, който се проверява за валидна контролна сума, и МОЛ. Логото на фактурата се качва от настройките на марката.
4. Настройте номерацията. Оставете допълването с нули на 10 цифри и не добавяйте префикс или суфикс с букви или тирета: по чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС номерът е десетразряден и съдържа само арабски цифри. Кредитните известия имат своя отделна поредица.
5. Добавете полетата за фирма в checkout-а. В Настройки → Количка и поръчка (Cart and checkout), блок Company info, изберете кои от полетата име, ДДС номер, ЕИК и МОЛ са задължителни. С Validate VAT number from VIES service ДДС номерът се проверява във VIES.
6. Направете тестова поръчка. Поръчайте към своя имейл и проверете реквизитите от таблицата по-горе в PDF файла. Клиентът получава фактурата по имейл при всяко издаване.
7. Дайте фактурите на счетоводителя. В менюто Фактури бутонът Download сваля PDF файловете в ZIP архив, а Export дава CSV регистър, в който кредитните известия са с отрицателни суми.

Добавете в общите условия на магазина изречение, че фактурите се изпращат по имейл. Така съгласието по чл. 114, ал. 9 е записано, а клиентът знае къде да търси фактурата си.

Фактурата се издава автоматично, когато поръчката стане платена или завършена, когато бъде изпълнена, или веднага, ако в поръчката има само дигитални продукти. Поръчка с наложен платеж получава фактура, щом бъде изпълнена или маркирана като платена. Номерата на документите влизат и в месечния XML файл по Н-18, който се прави от приложението N18 Audit. Какво получавате като функции, е на страницата Фактури и Н-18, а как поръчката минава през статусите, на страницата Поръчки и връщания.

ViDA и задължителната е-фактура в ЕС: какво идва и кога

ViDA (VAT in the Digital Age, „ДДС в цифровата ера“) е пакетът на ЕС, който постепенно въвежда структурираната електронна фактура и цифровото отчитане на сделките до 01.01.2035. Пакетът е приет на 11.03.2025 и включва Директива (ЕС) 2025/516, по данни на Европейската комисия.

Дата	Какво влиза в сила	Засяга ли онлайн магазина
14.04.2025	Държавите членки могат да въвеждат задължителна е-фактура при определени условия	Само ако България въведе такова задължение със закон
01.01.2027	Уточнения в правилата за режимите OSS и IOSS	Да, ако продавате на клиенти в други държави в ЕС по OSS
01.07.2028	Единна ДДС регистрация: разширен OSS и задължително обратно начисляване за доставчици без регистрация	Да, при продажби в друга държава в ЕС
01.07.2030	Цифрово отчитане в реално време на трансграничните B2B сделки, основано на е-фактура	Да, ако продавате на фирми в други държави в ЕС
01.01.2035	Националните системи за отчитане в реално време се привеждат към модела на ЕС	Косвено, чрез националните правила

Към 05.11.2026 действащият текст на ЗДДС в lex.bg допуска електронната фактура със съгласието на получателя и не задължава магазините да издават структурирани е-фактури при продажби в България. Дата за национално задължение не открихме в закона, затова не я посочваме. Следете промените в ЗДДС чрез счетоводителя си.

Подгответе магазина още сега: събирайте данните на фирмените клиенти в отделни полета (име, ЕИК, ДДС номер, МОЛ), проверявайте ДДС номерата от ЕС във VIES при поръчката, пазете една поредица номера и давайте на счетоводителя CSV регистъра заедно с PDF файловете.

Често задавани въпроси

Имате въпрос за фактурите в магазина? Пишете ни на support@cloudcart.com.