e-Factura ANAF pentru magazinul online: termene, SPV și SmartBill

Pe scurt: RO e-Factura este sistemul ANAF prin care fiecare factură emisă de o firmă din România ajunge la fisc în format XML. Este obligatoriu pentru facturile către firme (B2B) din 1 ianuarie 2024 și pentru cele către persoane fizice (B2C) din 1 ianuarie 2025, cu termen de 5 zile calendaristice de la emitere. În CloudCart, aplicația SmartBill trimite fiecare factură din comandă în timp real.

Articolul este scris de echipa CloudCart, platforma eCommerce fondată în Bulgaria, pentru magazinele online din România. Regulile sunt verificate în pagina Comisiei Europene eInvoicing in Romania, actualizată în octombrie 2026, și în ghidul e-Factura B2C de pe fiscalitatea.ro. Faptele despre CloudCart sunt din documentația panoului de administrare și de pe pagina Facturi și e-Factura. Textul nu este consultanță fiscală: ce se aplică firmei tale îți confirmă contabilul.

Important: dacă ai ajuns aici căutând facturile de curent, gaz sau telefon, acelea sunt în contul tău de client de la furnizor. Aici vorbim despre facturile pe care le emite magazinul tău online.

Ce este RO e-Factura și pe cine privește

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile emise de contribuabilii stabiliți în România se transmit la ANAF în format electronic structurat. Factura se trimite ca fișier XML după specificația națională RO_CIUS, stabilită prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1366/2021, care urmează standardul european EN 16931. Baza legală este OUG 120/2021, modificată de mai multe ori de atunci.

Un PDF trimis clientului pe e-mail rămâne factura pe care o vede el. Pentru ANAF contează însă XML-ul care ajunge în sistem. Obligația a venit în etape:

De la	Ce facturi intră în RO e-Factura	Ce înseamnă pentru un magazin online
1 iulie 2022	facturile către instituții publice (B2G), în format UBL 2.1	doar dacă vinzi către autorități
1 ianuarie 2024	facturile către firme (B2B), prin Legea 296/2023	fiecare comandă cu CUI pe factură
1 iulie 2024	facturile către persoane fizice (B2C), voluntar	perioadă de test, fără obligație
1 ianuarie 2025	toate facturile B2C pentru livrări în România	fiecare factură emisă clienților persoane fizice
1 iunie 2026	și persoanele identificate doar prin CNP emit facturi electronice	doar dacă vinzi ca persoană fizică, fără firmă

Din 1 ianuarie 2025, OUG 138/2024 limitează obligația B2B la firmele stabilite în România, potrivit paginii Comisiei Europene. Pentru un magazin online cu SRL sau PFA în România, regula practică este simplă: orice factură emisă pentru o livrare în țară ajunge în RO e-Factura, fie că clientul este firmă, fie persoană fizică.

Ce trebuie să ai pregătit: SPV, certificat digital și program de facturare

Ca să trimiți facturi în RO e-Factura, firma are nevoie de acces la Spațiul Privat Virtual (SPV), portalul ANAF unde ajung facturile și mesajele de validare. SmartBill explică pe pagina sa despre e-Factura că înscrierea în SPV este obligatorie la emiterea facturilor, iar autorizarea programului de facturare se face cu certificatul digital calificat al antreprenorului sau al contabilului.

1. Accesul la SPV. Firma este înscrisă în Spațiul Privat Virtual al ANAF. Dacă îl folosește deja contabilul tău, verifică doar că poate autoriza programul de facturare.
2. Certificatul digital calificat. Autorizarea în SPV se face cu certificatul tău sau al contabilului. Potrivit SmartBill, autorizarea durează 90 de zile și se reînnoiește automat.
3. Un program de facturare conectat la SPV. Programul generează XML-ul, îl trimite la ANAF și îți arată răspunsul. În CloudCart, acest rol îl are aplicația SmartBill.
4. Codurile NC și CPV, dacă e cazul. Dacă vinzi produse cu risc fiscal ridicat, le setezi în nomenclatorul SmartBill.
5. Datele corecte ale clientului. La firme ai nevoie de denumire, CUI și adresă. Le culegi direct din Checkout, cu câmpuri pentru firmă.

Elementele obligatorii ale facturii nu se schimbă din cauza e-Factura: le stabilește Codul fiscal, iar programul de facturare le pune în XML. Ce se schimbă este drumul facturii, care trece obligatoriu prin ANAF.

Factura PDF, factura pe hârtie și XML-ul din e-Factura

Pentru un magazin online, aceeași factură are două forme: PDF-ul sau hârtia pentru client și XML-ul pentru ANAF. Clientul persoană fizică primește de obicei PDF-ul pe e-mail, iar fișierul structurat merge în sistem. Diferențele care contează în fiecare zi:

	PDF pe e-mail sau hârtie	XML în RO e-Factura
Pentru cine	clientul	ANAF și, la B2B, firma cumpărătoare prin SPV
Format	liber, cu logo și machetă	UBL 2.1 sau CII, după RO_CIUS
Validare	nu există	ANAF verifică fișierul și răspunde cu validare sau eroare
Cine îl face în CloudCart	SmartBill, cu trimitere automată pe e-mail dacă o activezi	SmartBill, în momentul emiterii

Firmele cumpărătoare își iau facturile din SPV. Persoanele fizice nu au această obligație, așa că PDF-ul trimis de magazin rămâne documentul lor de garanție și de retur.

Termenul pentru e-Factura: 5 zile calendaristice de la emitere

Factura se transmite în RO e-Factura în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii, atât la B2B, cât și la B2C, conform paginii Comisiei Europene actualizate în octombrie 2026. Ghidul fiscalitatea.ro adaugă două reguli de calcul: ziua emiterii nu se numără, iar dacă ultima zi cade într-o zi nelucrătoare, termenul trece în prima zi lucrătoare.

Există și o limită pentru emiterea facturii: termenul de transmitere nu poate trece de 5 zile după termenul legal de emitere din art. 319 alin. (16) din Codul fiscal, adică data de 15 a lunii următoare faptului generator. Un exemplu pentru o comandă livrată și plătită:

Ce se întâmplă	Când
Clientul plătește 249 lei cu cardul	luni
Factura se emite automat la statusul „plătit”	luni, în același minut
SmartBill trimite XML-ul la ANAF	luni, în timp real
Ultima zi legală pentru transmitere	sâmbătă, mutată pe luni, prima zi lucrătoare

Termenul de 5 zile îți dă timp să corectezi o eroare de validare. Cu trimiterea în timp real nu mai ai facturi uitate în program la final de săptămână. Amenzile pentru netransmitere depind de mărimea contribuabilului, iar contabilul tău știe ce se aplică firmei tale.

e-Factura B2C: facturile către persoane fizice

Din 1 ianuarie 2025, facturile emise de firmele din România către persoane fizice, pentru livrări în țară, se transmit obligatoriu în RO e-Factura. Obligația vine din art. 10¹ alin. (2) din OUG 120/2021, iar pentru un magazin online înseamnă că fiecare factură B2C urmează același drum ca una B2B.

Câteva situații pe care le întâlnește orice magazin:

• Factura simplificată. Art. 319 alin. (12) din Codul fiscal permite factura simplificată când totalul cu TVA nu depășește 100 de euro. Și ea este o factură, deci se aplică regulile de transmitere.
• Bonul fiscal la casa de marcat. Dacă vinzi și într-un magazin fizic cu casă de marcat și clientul cere factură, aceasta se dă clientului și se trimite și în RO e-Factura, potrivit ghidului fiscalitatea.ro.
• CNP-ul clientului. Persoana fizică se identifică în factură după regulile ANAF pentru câmpul de identificare. Întreabă contabilul ce completezi când clientul nu îți dă CNP-ul și nu cere în Checkout date pe care nu le folosești.
• Clienții din alte țări din UE. Obligația B2C acoperă livrările taxabile în România. Vânzările către consumatori din alte state au regulile lor de TVA. Le găsești în ghidul despre TVA OSS pentru vânzările în UE.

Dacă vinzi și către firme, vezi pagina B2B și vânzări angro: prețurile pe grupe de clienți și datele firmei din comandă ajung pe factură fără să le mai copiezi.

Factura proformă și documentul de plată

Factura proformă este o ofertă sau o cerere de plată, emisă înainte ca vânzarea să aibă loc, și nu înlocuiește factura fiscală. Pentru comenzile cu plata prin transfer bancar, proforma îi dă clientului suma și datele de plată, iar factura se emite după ce banii ajung în cont.

În SmartBill alegi seria documentului odată cu tipul lui: o serie pentru facturi și una pentru proforme. În CloudCart, fiecare combinație de serie și tip este o opțiune separată în lista de setări, așa că o proformă nu poate folosi același prefix ca o factură.

Documentul de plată este altceva: confirmă că ai primit banii pentru o factură deja emisă. CloudCart îl emite automat în SmartBill de fiecare dată când comanda devine plătită și are deja o factură SmartBill. La o comandă cu plata ramburs, fluxul tipic este factura la ambalare și documentul de plată când curierul îți virează banii. Diferențele dintre ramburs și card sunt în articolul plata ramburs sau card.

Factură greșită: anulare, stornare și retur

O factură greșită nu se corectează prin editare: se anulează sau se stornează, iar documentul corect se emite din nou și urmează și el drumul prin RO e-Factura. Ce variantă folosești depinde de momentul în care ai găsit greșeala și de ce spune contabilul tău.

• Anularea din comandă. În CloudCart anulezi documentul SmartBill direct din pagina comenzii. Platforma cere anularea în SmartBill și scoate din comandă numărul, seria și linkul facturii, iar SmartBill păstrează istoricul anulării.
• Returul unui produs. Când clientul trimite produsul înapoi în cele 14 zile de retragere din contract, factura inițială rămâne corectă, iar suma se corectează cu o factură de stornare. Termenele și drepturile clientului sunt în ghidul despre retururi și drepturile consumatorului.
• Moneda. Anularea păstrează moneda facturii inițiale. Pentru facturi în lei, setează moneda magazinului în RON: CloudCart trimite comanda la SmartBill în moneda ei, fără conversie.

Cum trimite magazinul CloudCart facturile în e-Factura prin SmartBill

În CloudCart, factura pentru România se emite din comandă prin aplicația SmartBill, iar SmartBill o trimite la ANAF e-Factura în timp real, în momentul emiterii. Nu există un lot de facturi trimis la final de zi: fiecare emitere este un apel separat către SmartBill. Aplicația cere un abonament SmartBill plătit.

1. Instalează aplicația. Aplicații → SmartBill. Pregătește adresa de e-mail a contului SmartBill, tokenul API și CIF-ul firmei.
2. Conectează contul. În Setări introduci e-mailul, tokenul și CIF-ul. La salvare, platforma verifică datele direct la SmartBill și refuză datele greșite.
3. Alege seria. Lista de serii și cotele de TVA vin din contul tău SmartBill, așa că alegi dintr-o listă, fără să scrii nimic de mână.
4. Pornește emiterea automată. Activezi generarea automată și alegi un singur moment: comandă nouă, plătită, finalizată sau expediată. Pentru plata cu cardul, „plătită” este de obicei alegerea potrivită.
5. Setează limba și datele. Documentele ies implicit în română, iar pentru clienți din alte țări poți alege engleza, franceza, italiana, spaniola, maghiara sau germana. Poți crea automat clienții și produsele în SmartBill.
6. Decide stocul. Opțiunea de scădere a cantității modifică doar stocul din gestiunea SmartBill, nu pe cel din CloudCart. Las-o oprită, dacă stocul îl ții în CloudCart.
7. Activează aplicația și fă o comandă de test. SmartBill devine furnizorul de facturare al magazinului. Plasează o comandă, verifică factura și confirmarea de la ANAF în contul tău SmartBill.

Trei reguli de știut din prima zi:

• Un singur CIF pe magazin. Dacă ai două firme, fiecare are magazinul ei conectat la propriul cont SmartBill.
• Un singur furnizor de facturare activ. SmartBill nu rulează în paralel cu alt program de facturare în același magazin.
• Comenzile fără adresă de facturare. Dacă setezi emiterea doar pentru comenzile cu adresă de facturare, cele fără adresă nu primesc factură automat.

Emiterea automată pornește la schimbarea statusului, fără o verificare periodică a comenzilor rămase. Dacă un eveniment nu a ajuns la SmartBill, comanda rămâne fără factură până o trimiți manual. Cum trece comanda prin statusuri vezi pe pagina Comenzi și retururi.

Checklist e-Factura pentru magazinul online

Trece prin listă înainte de prima comandă și apoi o dată pe lună:

• Firma este înscrisă în SPV, iar programul de facturare este autorizat cu certificatul digital.
• Contul SmartBill este conectat la SPV și la magazin, cu CIF-ul corect.
• Moneda magazinului este RON, dacă vrei facturi în lei.
• Emiterea automată este pornită la statusul potrivit metodei de plată.
• Checkout-ul cere datele firmei când clientul vrea factură pe firmă.
• Ai verificat în SmartBill confirmarea ANAF pentru prima factură de test.
• Știi cine din firmă urmărește erorile de validare și în cât timp le rezolvă.
• Pagina de retur spune clar termenul de 14 zile și cum se face rambursarea.

Dacă abia îți faci magazinul, facturarea se setează împreună cu plățile și livrarea. Ordinea pașilor este în ghidul cum creezi un magazin online, metodele de plată în metode de plată în magazinul online, iar curierii în articolul despre livrare și curieri. Prețurile planurilor sunt pe pagina prețuri CloudCart.

ViDA: ce vine din partea UE pentru facturarea electronică

ViDA (VAT in the Digital Age, „TVA în era digitală”) este pachetul UE care extinde treptat facturarea electronică și raportarea digitală a tranzacțiilor până la 1 ianuarie 2035. Pachetul a fost adoptat pe 11 martie 2025 și include Directiva (UE) 2025/516, potrivit Comisiei Europene.

Data	Ce intră în vigoare	Te privește?
14 aprilie 2025	statele membre pot introduce facturarea electronică obligatorie în anumite condiții	România o are deja prin RO e-Factura
1 ianuarie 2027	clarificări pentru regimurile OSS și IOSS	da, dacă vinzi prin OSS în alte țări din UE
1 iulie 2028	înregistrarea unică în scopuri de TVA: OSS extins și taxare inversă obligatorie pentru furnizorii neînregistrați	da, la vânzări în alt stat din UE
1 iulie 2030	raportarea digitală a livrărilor B2B transfrontaliere, pe baza facturii electronice	da, dacă vinzi către firme din alte țări din UE
1 ianuarie 2035	sistemele naționale de raportare în timp real se aliniază la modelul UE	indirect, prin schimbările din RO e-Factura

Pentru un magazin din România, ViDA aduce mai puține schimbări decât în alte țări, pentru că facturile trec deja prin ANAF. Pregătirea rămâne aceeași: date de firmă complete în comandă, codul de TVA al clienților din UE verificat în VIES din Checkout și o singură serie de facturi gestionată de programul de facturare.

Întrebări frecvente

Ai o întrebare despre facturile din magazin? Scrie-ne la support@cloudcart.com.