Rendeléskezelés a CloudCartban: státuszok, fizetés és szerkesztés

Röviden: a CloudCartban a rendelés státuszát a rendelés oldalának tetején lévő színes státuszmezőben váltja (Rendelések → a rendelés). A listában 6 alapstátusz, 2 kiszállítási állapot és az Ön saját státuszai vannak. Egy rendelés csak akkor lehet „Teljesítve”, ha fizetve van vagy elküldték, a fizetett rendelést pedig nem lehet törölni. A vásárló akkor kap e-mailt, ha a Notify customer kapcsoló be van kapcsolva.

A rendeléskezelés a webáruház napi munkája: új rendelések, fizetés, GLS címke, módosítás a vásárló kérésére, értesítés, számla és archív. A CloudCart, a szófiai e-kereskedelmi platform, mindezt a Rendelések (Orders) menüpontba gyűjti. Az útmutató a gombok nevével vezet végig a folyamaton, a funkciók áttekintése a Rendelések és visszáru oldalon van.

Hol vannak a rendelések, és hogyan talál meg egy rendelést?

Minden rendelés a bal oldali menü Rendelések (Orders) pontjában van, és egy rendelés a sorára kattintva nyílik meg. A lista mutatja a rendelésszámot, a dátumot, a címet, a státuszt, a kiszállítást, az átvételi módot és az összeget. A keresőmező rendelésszámra, számlaszámra, telefonszámra (+36 nélkül is), e-mail-címre, névre, termékre és GLS csomagszámra is megtalálja a rendelést.

Több mint 22 féle szűrő van, és kombinálhatók. A „Státusz: Fizetve” + „Kiszállítás: nincs elküldve” + „Dátum: ma” kombináció adja a csomagolásra váró rendeléseket. A Saved filters menüben a Save filter gombbal legfeljebb 30 karakteres névvel menti, és fülként a lista fölé tűzi. Minden munkatársnak saját mentett szűrői vannak.

Fontos: szűrő nélkül a lista elrejti a törölt (Cancelled), az érvénytelenített (Voided) és az archivált rendeléseket. Amint bármilyen szűrőt alkalmaz vagy beír valamit a keresőbe, ezek is megjelennek. Ezért tér el a rendelések száma szűrővel és szűrő nélkül.

Milyen rendelési státuszok vannak a CloudCartban?

A CloudCartban 11 alapstátusz van: 4 a szokásos útra és 7 a lemondásra, a visszatérítésre vagy a fizetési hibára. A státuszválasztóban ebből 6-ot lát, mellette a 2 kiszállítási állapotot és a saját státuszait. A maradék 5-öt a fizetési szolgáltató állítja be.

Státusz	Mit jelent	Kézzel váltható?
Függőben (Pending)	A rendelés beérkezett, de még nincs kifizetve: utánvét, banki átutalás	Igen
Engedélyezett (Authorized)	Az összeget zárolták a kártyán, de még nem terhelték le	Igen
Fizetve (Paid)	A pénz megérkezett	Igen
Teljesítve (Completed)	A rendelés lezárult	Igen, ha fizetve van vagy elküldték
Törölve (Cancelled)	A rendelés leállt, a termék visszakerül a készletbe	Igen, ha nincs fizetve és nem teljesített
Visszatérítve (Refunded)	A pénzt visszakapta a vásárló	Igen
Chargebacked, Disputed, Voided, Failed, Timeouted	Vitatott, érvénytelenített vagy sikertelen fizetés	Nem: a Chargebacked és a Voided a fizetési szolgáltatótól jön, a Failed és a Timeouted csak régi rendeléseken maradt meg

A státusztól függetlenül minden rendelésnek van kiszállítási állapota is: elküldve (Fulfilled) vagy nincs elküldve (Not fulfilled). Az „elküldve” azt jelenti, hogy a csomag útnak indult, például GLS címkével. Az utánvétes rendelés ezért általában „Függőben” és „elküldve” állapotú, amíg a pénz meg nem érkezik.

Saját státuszt (például „Beszállítóra vár”) a Beállítások → Státuszok (Settings → Statuses) menüpontban vesz fel. Mindig egy alapstátusz alá tartozik, így a „Fizetve” szűrő a „Fizetve: csomagolásra kész” rendeléseket is mutatja.

Hogyan váltja a rendelés státuszát?

Egy rendelés státuszát a rendelés oldalának tetején lévő színes státuszmezőben váltja: rákattint, kiválasztja az újat, és a változás azonnal érvényes.

1. Nyissa meg a rendelést. Rendelések (Orders) → kattintson a rendelés sorára.
2. Döntsön az értesítésről. A jobb oldali vásárlói kártyán nézze meg a Notify customer kapcsolót. Ha a vásárló ne kapjon e-mailt erről a változásról, most kapcsolja ki, a státuszváltás előtt.
3. Váltsa a státuszt. Kattintson a fenti státuszmezőre, és válassza ki az újat a listából.

A platform néhány szabályt betartat, és üzenettel elutasítja a változást, ha valamelyik nem teljesül:

• Teljesítve csak az a rendelés lehet, amely fizetve van vagy elküldték. A kettő közül egy elég.
• Törölve nem lehet az a rendelés, amely már fizetve vagy teljesítve van. Ilyenkor visszatérítés vagy visszáru jön.
• Archivált rendelés nem vált státuszt, amíg ki nem veszi az archívumból.

A fizetett és elküldött rendelés magától „Teljesítve” lesz. Ezt az Auto-complete orders when paid & fulfilled beállítás végzi a Beállítások → Kosár és pénztár (Settings → Cart and checkout) menüpontban, és alapértelmezetten be van kapcsolva.

Sok rendelés státusza egyszerre

A rendeléslistában jelölje ki a sorokat, és válasszon tömeges műveletet. Három van: Archive, Unarchive és Mark as completed. Tömeges törlés, fizetés vagy visszatérítés nincs, ezeket rendelésenként végzi.

Fontos: a tömeges művelet vagy teljesen lefut, vagy egyáltalán nem. Ha 50 kijelölt rendelésből egy nem felel meg a szabályoknak, egyik sem változik, ezért előbb szűrjön. És 100 egyszerre teljesített rendelés 100 e-mail, ha az értesítések be vannak kapcsolva.

Hogyan értesíti a vásárlót a rendelés státuszáról?

A vásárló státuszváltáskor akkor kap e-mailt, ha három kapcsoló engedi: a rendelésben a Notify customer, az aktív státuszváltási sablon és a vásárlóknak szóló e-mailek általános beállítása. A sablon minden státuszra ugyanaz, ezért nem küldhet e-mailt a „Teljesítve” státusznál úgy, hogy a „Fizetve” kimaradjon.

Kapcsoló	Hol van	Ha ki van kapcsolva
Notify customer	A rendelésben, a jobb oldali vásárlói kártyán	Ez a rendelés nem küld státusz-e-mailt (sem a vásárlónak, sem Önnek)
A státuszváltási sablon	Marketing → Csatornák → E-mail értesítések (Marketing → Channels → Email notifications)	Az egész webshopban nincs státusz-e-mail; a rendelés-visszaigazolás megmarad
A vásárlóknak szóló e-mailek általános beállítása	Ugyanez a képernyő	Minden vásárlói e-mail leáll: visszaigazolás, státusz, elhagyott kosár

Az e-mail nagyjából 10 másodperc múlva indul, és az akkori státuszt mutatja: két gyors váltás (Fizetve, majd Törölve) két „Törölve” e-mailt ad. Az online fizetett rendelés nem küld „Fizetve” e-mailt, mert a vásárló már megkapta a visszaigazolást. Az aktuális státuszról szóló e-mail nem küldhető el újra.

Az elküldött csomagnak saját e-mailje van: amikor elkészül a GLS címke, a vásárló megtudja, hogy a csomag útnak indult. Hogyan egészítheti ki ezeket a leveleket vásárlás utáni levéllel, azt a webshop e-mail marketingjéről szóló cikk írja le.

Hogyan ellenőrzi a vásárló a rendelése állapotát?

A vásárló háromféleképpen látja a rendelése állapotát: minden státuszváltáskor e-mailben, a csomag feladásakor e-mailben és a webshopban a fiókjában, ahol az összes rendelése megvan. A regisztráció nélkül vásárló (vendég) nem rendelkezik fiókkal, neki csak az e-mailek maradnak.

A csomagszám a címke elkészültekor bekerül a rendelésbe, és ezzel a vásárló a GLS oldalán követi a csomagot, akár házhoz, akár GLS ParcelShopba megy.

Ha a vásárló nem látja a rendelését, a Vásárlók (Customers) menüben a neve melletti Login to customer account ikonnal úgy látja a webshopot, ahogy ő.

Hogyan jelöli a rendelést fizetettnek, és hogyan téríti vissza a pénzt?

Az utánvétes vagy banki átutalásos rendelést a rendelés fizetési sorában lévő Mark as paid gombbal jelöli fizetettnek. A gomb csak offline fizetésnél és „Függőben” státusznál látszik, mert a kártyás fizetések maguktól váltanak státuszt.

1. Nyissa meg a rendelést, és keresse meg a fizetési sort a termékek alatt.
2. Mark as paid. Felugró ablak nyílik egyetlen mezővel a fizetés azonosítójának (például az átutalás közleményének). Kitöltése nem kötelező, de utána a kereső ezzel a számmal is megtalálja a rendelést.
3. Mentsen. A fizetés rendezett lesz, a készlet levonódik, és ha a Számlázz.hu automatikus számlázása erre a státuszra be van állítva, elkészül a számla.

A GLS utánvétnél a pénz a futártól érkezik, ezért a rendelést akkor jelölje fizetettnek, amikor az utánvét összege megjött, a GLS elszámolása alapján. Hogy melyik fizetési mód mit jelent a webshopnak, azt az utánvétről és a bankkártyás fizetésről szóló cikk veti össze.

A kártyás fizetés összegét a fizetési sor piros Refund payment gombjával téríti vissza. Ez a teljes összeget a szolgáltatón keresztül adja vissza (CloudCart Pay, OTP SimplePay, CIB Bank, Stripe, PayPal és mások), a készlet visszaáll, a rendelés pedig „Visszatérítve” lesz. Részleges visszatérítéshez az Issue return gombbal csak a visszaküldött tételeket jelöli meg. Az utánvét és a banki átutalás nem a gombbal térül vissza: a pénzt Ön utalja vissza. Elállásnál a 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet szerint a vásárlónak 14 nap alatt kell visszakapnia az összeget, a részleteket az elállási jogról és a szavatosságról szóló cikk írja le.

Hogyan szerkeszti a rendelést: cím, vásárló, termékek és kedvezmény

A rendelést a saját oldalán szerkeszti, de minden résznek saját szabálya van arra, mikor módosítható. A legfontosabb a számla. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 170. §-a szerint a kiállított számlát csak egy rá egyértelműen hivatkozó okirattal lehet módosítani, ezért a Számlázz.hu-ban kiállított számla nem szerkeszthető: sztornó számla és új számla készül. A CloudCart ennek megfelelően zárolja a rendelés termékeit, amint a rendelésnek számlaszáma van.

Mit módosít	Hol	Mikor zárolt
Termékek, mennyiségek, tételár	A terméktáblázatban: + Add product és minden sor fogaskereke	Van számlaszám, vagy a rendelés nem Függőben, Fizetve vagy Engedélyezett státuszú, vagy már elküldték
A vásárló neve és e-mail-címe	Vásárlói kártya → fogaskerék → Edit customer info on this order	A státusz nem Függőben, Fizetve vagy Disputed, vagy a rendelés archivált
Szállítási cím	Vásárlói kártya → fogaskerék → Edit shipping address, Change address vagy Office / Locker	A rendelés teljesített vagy elküldött. A számla nem zárolja
Számlázási cím	Ugyanez a menü → Edit billing address	Van számlaszám, vagy a rendelés teljesített, vagy elküldték
Kedvezmény az egész rendelésre	Discount sor → Add Discount	A rendelésen már van kedvezmény, vagy archivált

Fontos: ha a Számlázz.hu automatikusan állít ki számlát fizetéskor, a fizetett rendelés gyakorlatilag már számlás, és a termékein nem változtat. Ha a vásárló még egy terméket kér, vegyen fel új rendelést; ha kevesebbet, indítson visszárut. A Számlázz.hu-integrációban a sztornó mindig a teljes számlát érvényteleníti, a megmaradó tételekről új számla készül. A beállítás lépései a Számlázz.hu webshop-összekötésről szóló útmutatóban vannak.

A cím és a GLS ParcelShop

Ha a vásárló telefonon kéri, hogy a csomag ne házhoz, hanem GLS ParcelShopba menjen, válassza az Office / Locker lehetőséget, és jelölje ki a ParcelShopot a GLS listájából. A cím minden mentésekor a szállítási díj és az áfa újraszámolódik. Az Update address in profile jelölőnégyzet alapból ki van kapcsolva: nélküle az új cím csak erre a rendelésre érvényes. Ha már van címke, az nem törlődik magától: törölje a Remove waybill gombbal, és készítsen újat.

A rendelés termékei

A + Add product egyszerre egy terméket ad hozzá a katalógusból, a sor fogaskereke a mennyiséget, az árat és az opciókat módosítja, vagy törli a sort (az utolsót nem). A változat helyben nem cserélhető: törölje a sort, és adja hozzá a helyeset. A hozzáadott termék csökkenti a készletet, a törölt visszaadja.

Az egész rendelésre szóló kedvezmény vagy az Ön kedvezményei közül jön (csak azokból, amelyek megfelelnek a vásárlói csoportnak és a minimális összegnek), vagy kézi: összeg vagy százalék csak erre a rendelésre. Egy rendelésen legfeljebb egy ilyen kedvezmény lehet; másikhoz előbb vegye le a régit a Remove Discount gombbal.

Hogyan vesz fel rendelést kézzel (telefonos rendelés)?

Kézi rendelést a Rendelések → + Add order gombbal két lépésben hoz létre: először a vásárló és a szállítás, utána a termékek és a fizetés. A vásárló kötelező, ezért ha új ember telefonál, hozza létre helyben a + Add customer gombbal.

1. Vásárló és szállítás. A jobb oldali panelen válassza ki a vásárlót, a szállítási módot (házhoz vagy GLS ParcelShop) és a címet. A Save piszkozatot hoz létre.
2. Termékek. A piszkozatban adja hozzá a termékeket, a fizetést és a szállítást, és ellenőrizze a végösszeget.
3. Offline fizetés. Utánvétnél vagy banki átutalásnál a Create order azonnal rendes rendeléssé teszi.
4. Kártyás fizetés. A Create order and send to client fizetési linket küld e-mailben a vásárlónak. A rendelés piszkozat marad, amíg ki nem fizeti.

A piszkozat nem csökkenti a készletet és nem küld e-mailt, amíg nem lesz belőle rendelés.

GLS címke, előzmények és a rendelés zárolása

A szállítási címkét a rendelés szállítási sorában a Generate waybill gombbal készíti: a GLS űrlapján a címzett, a súly és az utánvéti összeg már ki van töltve. A rendelés elküldött lesz, a készlet levonódik, a vásárló értesítést kap. Sok rendeléshez a Bulk print alkalmazás készít címkét egyszerre (napi 3 rendelés benne van, efölött napi csomagok vannak). A beállítást a GLS csomagküldésről szóló cikk mutatja be.

A rendelés előzményei minden változást rögzítenek: ki (munkatárs, rendszer vagy API), mit és mikor. A bejegyzések nem szerkeszthetők és nem törölhetők, így vita esetén ez a bizonyíték.

Ha többen dolgoznak a rendelésekkel, a Beállítások → Webáruház beállításai (Settings → Store settings) menüpont alapból bekapcsolt Lock orders beállítása a megnyitott rendelést 7 percre zárolja a többiek elől. Az időt a Lock time mezőben módosítja.

A rendelések archiválása és exportja

A CloudCartban rendelést soha nem lehet törölni, sem az admin felületen, sem API-n keresztül. A régi rendeléseket archiválja: eltűnnek a listából, de minden adatuk megmarad, és az Archived = Yes szűrővel látszanak.

Egy rendelést a hárompontos menü Archive pontjával archivál (csak Teljesítve vagy Törölve státusznál), sokat a listában kijelölve. Ha a kijelöltek közül egy nem teljesített vagy törölt, egyik sem kerül archívumba. Visszahozni az Unarchive gombbal lehet.

A rendelések exportja a lista jobb felső sarkában lévő Export gomb. Az aktuális szűrő rendeléseit tölti le CSV-fájlban: ha „október, fizetve” szűrést állított be, pontosan azok lesznek benne. A rendelés minden terméke külön sorban van, az oszlopok rögzítettek (több mint 46). 50 rendelésig a fájl azonnal letöltődik, 50 fölött a háttérben készül, és e-mailben érkezik. Az Árak oldal szerint a rendelésexport a CC Pro és a CC Master csomagban van.

Hogyan kezeli a rendeléseket telefonról?

A CloudCartban a rendeléseket telefonról a CloudCart Admin mobilalkalmazással kezeli iPhone-on és Androidon. Az alkalmazás használata díj nélküli, minden új rendelésről értesítést küld a telefonra, és az értesítésből egy érintéssel megnyitja a rendelést.

Az alkalmazásban ugyanazt végzi, mint a számítógépen: státuszt vált, GLS címkét készít, szállítási módot és ParcelShopot módosít, terméket és kedvezményt ad a rendeléshez, telefonos rendelést vesz fel fizetési linkkel, és a vezérlőpulton látja a bevételt.

Példa: a vásárló telefonál, hogy még egy terméket kér. Megnyitja a rendelést az alkalmazásban, és hozzáadja, amíg beszélnek, ha a rendelésnek még nincs számlája. Az alkalmazás az App Store-ból (iOS 16.4 vagy újabb) és a Google Playről tölthető le, többet a CloudCart Admin iPhone-ra és Androidra oldal ír róla.

Rendeléskezelés AI asszisztenssel

Egy AI asszisztens, például a Claude Code, a ChatGPT Codex, a Gemini CLI vagy a Cursor, a CloudCart Admin GraphQL API-ján keresztül kezeli a rendeléseket azzal a kulccsal, amelyet a Beállítások → PAT tokenek (Settings → PAT Tokens) menüpontban hoz létre. Olvasáshoz az orders:read jog elég, státuszváltáshoz orders kell. Az asszisztens ugyanazokat a szabályokat tartja be, mint egy ember az admin felületen.

Két példa: „Mutasd a mai fizetett és még el nem küldött rendeléseket: szám, összeg, szállítási mód.” vagy „Mely utánvétes rendelések várnak 3 napnál régebben? Rendezd összeg szerint.” A tömeges teljesítésnél az asszisztens háttérfeladata csak a szabályok által elutasított rendeléseket hagyja ki, és felsorolja őket.

A rendelésektől a következő eladásig

A rendelések adatai az e-mail marketing alapját is adják: a Marketing → Szegmensek (Marketing → Segments) menüpontban „az elmúlt 30 napban rendelt” vagy „még nem rendelt” szegmenst hoz létre, és kampányt küld neki. A kampány csak a hozzájáruló feliratkozókhoz jut el, ahogy a gazdasági reklámtevékenységről szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §-a előírja; a leiratkozottak semmit nem kapnak. A lépéseket a hírlevélküldési útmutató írja le.

Kezdje csak olvasási joggal, és kérje meg az asszisztenst, hogy előbb mutassa meg, mely rendeléseket módosítaná. Kulcsot csak a webáruház tulajdonosa hoz létre, IP-címre korlátozhatja, lejáratot adhat neki, és bármikor visszavonhatja. Kész utasításokat a webshop AI promptjairól szóló cikk ad, a reggeli jelentést a napi értékesítési riportról szóló cikk, a heti számokat a webshop KPI mutatóiról szóló cikk írja le.

Jó gyakorlatok a rendeléskezelésben

1. Mentsen 3-4 szűrőt fülként. „Csomagolásra”, „Utánvét 3 napnál régebben”, „E heti törlések”. A reggeli átnézés így egy perc.
2. Az értesítésről a státusz előtt döntsön. Próba-, belső vagy régi rendelésnél előbb kapcsolja ki a Notify customer kapcsolót, utána váltson státuszt.
3. Archiváljon havonta. Szűrő Teljesítve és Törölve státuszra, utána tömeges Archive. A listában az aktív rendelések maradnak.

Hibák, amelyeket érdemes elkerülni

• Fizetett rendelés törlése. A platform nem engedi. Térítse vissza a pénzt (Refund payment), vagy indítson visszárut. A teljes összeg visszatérítésekor a státusz „Visszatérítve” lesz, részlegesnél változatlan marad.
• Tömeges teljesítés bekapcsolt értesítésekkel. Több száz e-mail régi rendelésekről. A művelet idejére kapcsolja ki a státuszváltási sablont.

Az útmutató funkciói minden csomagban benne vannak (Árak). Ha WooCommerce-ről, Shopifyról vagy más rendszerből költözne, csapatunk 24 hónapos szerződéssel 0 €-ért átköltözteti a webáruházat. A rendelésekkel kapcsolatos kérdéseit írja meg a support@cloudcart.com címre.

Gyakran ismételt kérdések