Gestionare comenzi în CloudCart: statusuri, plată, modificare

Pe scurt: statusul unei comenzi în CloudCart îl schimbi din câmpul colorat al statusului, din partea de sus a comenzii (Comenzi → comanda). Lista are 6 statusuri principale, 2 statusuri de procesare și statusurile create de tine. O comandă devine „Finalizată” doar dacă e plătită sau expediată, iar o comandă plătită nu se poate anula. Clientul primește e-mail dacă comutatorul Notify customer e pornit.

Gestionarea comenzilor înseamnă să verifici comenzile noi, să confirmi plata, să generezi AWB-ul, să faci modificările cerute de client și să arhivezi. CloudCart, platforma eCommerce fondată în Bulgaria, adună acești pași în meniul Comenzi (Orders), cu numele butoanelor din ghid. Funcționalitățile, fără pași, sunt pe pagina Comenzi și retururi.

Unde sunt comenzile și cum găsești o comandă

Toate comenzile sunt în Comenzi (Orders), în meniul din stânga, iar fiecare se deschide cu un clic pe rândul ei. Câmpul de căutare găsește comanda după număr de comandă sau factură, telefon (se compară de la final, deci merge și fără 0 sau +40), e-mail, numele clientului, produs, SKU, cod de bare sau număr AWB.

Peste 22 de tipuri de filtre se combină: „Status: Plătită” + „Procesare: neexpediată” + „Data: azi” îți dă comenzile de împachetat. Cu Save filter salvezi combinația ca filă deasupra listei, iar fiecare angajat are filtrele lui.

Important: fără niciun filtru, lista ascunde comenzile anulate (Cancelled), cele cu plata anulată (Voided) și pe cele arhivate. Imediat ce aplici orice filtru sau scrii ceva în căutare, ele apar. De aceea numărul comenzilor diferă între lista fără filtru și cea filtrată.

Ce statusuri de comandă există în CloudCart

CloudCart are 11 statusuri principale de comandă: 4 pentru drumul normal și 7 pentru anulare, rambursare sau o problemă la plată. În lista de alegere vezi 6 dintre ele, cele două statusuri de procesare și statusurile create de tine. Pe celelalte 5 le setează procesatorul de plăți.

Status	Ce înseamnă	Îl schimbi manual?
În așteptare (Pending)	Comanda e plasată, dar încă neplătită: ramburs, transfer bancar	Da
Autorizată (Authorized)	Suma e blocată pe card, dar încă nu e încasată	Da
Plătită (Paid)	Banii au fost încasați	Da
Finalizată (Completed)	Comanda s-a încheiat	Da, dacă e plătită sau expediată
Anulată (Cancelled)	Comanda e oprită, produsele revin în stoc	Da, dacă nu e plătită sau finalizată
Rambursată (Refunded)	Banii au fost returnați clientului	Da
Chargebacked, Disputed, Voided, Failed, Timeouted	Plată contestată, anulată sau eșuată	Nu, le setează procesatorul de plăți

Separat de status, fiecare comandă e expediată (Fulfilled) sau neexpediată (Not fulfilled). O comandă cu ramburs este de obicei „În așteptare” și „Expediată” până când curierul confirmă încasarea.

Statusuri proprii

Un status propriu, de exemplu „Așteaptă furnizorul”, îl adaugi din Setări → Statusuri (Settings → Statuses), secțiunea Orders. El stă sub un status principal: filtrul „Plătită” arată și comenzile cu „Plătită: gata de împachetat”.

Cum schimbi statusul unei comenzi

Statusul unei comenzi îl schimbi din câmpul colorat al statusului, din partea de sus a fișei comenzii: dai clic, alegi noul status și schimbarea se aplică imediat.

1. Deschide comanda. Comenzi (Orders) → clic pe rândul comenzii.
2. Decide pentru notificare. În fișa clientului, în dreapta, verifică comutatorul Notify customer. Dacă clientul nu trebuie să primească e-mail pentru această schimbare, oprește-l acum, înainte să schimbi statusul.
3. Schimbă statusul. Dai clic pe câmpul statusului de sus și alegi noul status din listă.

Platforma aplică câteva reguli și refuză schimbarea cu un mesaj dacă una nu e respectată:

• Finalizată devine doar o comandă plătită sau expediată. Una din cele două condiții ajunge.
• Anulată nu poate deveni o comandă deja plătită sau finalizată. O astfel de comandă se rambursează, cu butonul de rambursare a plății sau printr-un retur.
• O comandă arhivată nu își schimbă statusul până nu o scoți din arhivă.

O comandă plătită și expediată devine „Finalizată” singură, prin setarea Auto-complete orders when paid & fulfilled (Setări → Coș și comandă), pornită implicit.

Schimbarea statusului pentru mai multe comenzi deodată

În lista de comenzi bifezi rândurile și alegi o acțiune în masă. Acțiunile în masă sunt trei: Archive, Unarchive și Mark as completed. Anularea, plata sau rambursarea în masă nu există, se fac comandă cu comandă.

Important: acțiunea în masă trece pentru toate comenzile sau pentru niciuna. Filtrează întâi (de exemplu doar comenzile plătite), apoi selectează, și oprește notificările dacă nu vrei 100 de e-mailuri pentru 100 de comenzi.

Cum îl anunți pe client despre statusul comenzii

Clientul primește e-mail la schimbarea statusului dacă trei comutatoare o permit: Notify customer din comandă, șablonul activ pentru schimbarea statusului și setarea generală pentru e-mailurile către clienți. Șablonul este unul singur pentru toate statusurile, așa că nu poți trimite e-mail la „Finalizată” și să sari peste „Plătită”.

Notify customer e în fișa clientului din comandă și oprește e-mailurile doar pentru acea comandă. Șablonul și setarea generală sunt în Marketing → Canale → Notificări e-mail (Marketing → Channels → Email notifications): fără șablon nu pleacă niciun e-mail de status în tot magazinul, iar fără setarea generală se opresc toate e-mailurile către clienți.

E-mailul pleacă după aproximativ 10 secunde și arată statusul din acel moment: două schimbări rapide (Plătită, apoi Anulată) dau două e-mailuri cu „Anulată”. O comandă plătită online nu trimite e-mail pentru „Plătită”, pentru că clientul a primit deja confirmarea. Butonul de notificare doar pornește sau oprește Notify customer pentru schimbările viitoare și nu retrimite nimic.

Când generezi AWB-ul, clientul primește și e-mailul de expediere. Cum transformi aceste mesaje într-o a doua comandă e explicat în ghidul de email marketing pentru magazinul online.

Cum verifică clientul statusul comenzii

Clientul vede statusul comenzii în e-mailurile de status și de expediere și în contul lui din magazin. Un vizitator fără cont primește doar e-mailurile.

Numărul AWB se scrie în comandă când îl generezi. Cu el clientul urmărește coletul pe site-ul FAN Courier, DPD Romania, Cargus, GLS sau BOX NOW. Dacă livrezi cu un curier care nu e conectat la magazin, marchezi comanda ca expediată manual și introduci tu numărul de urmărire și linkul spre el.

Când un client nu își vede comanda, deschide Clienți (Customers) și apasă Login to customer account de lângă numele lui: vezi magazinul exact cum îl vede el.

Cum marchezi o comandă ca plătită și cum rambursezi banii

O comandă cu plata ramburs sau prin transfer bancar o marchezi ca plătită cu butonul Mark as paid de pe rândul plății din comandă. Butonul apare doar la plăți offline în statusul „În așteptare”, pentru că plățile cu cardul își schimbă singure statusul.

Se deschide o fereastră cu un câmp opțional pentru numărul plății (de exemplu referința transferului), după care căutarea găsește comanda și după acest număr. La salvare, stocul se actualizează, iar cu setările implicite comanda primește număr de factură.

Pentru ramburs există și înregistrarea automată: când DPD Romania confirmă că clientul a plătit coletul, comanda devine singură „Finalizată”. DPD Romania este singurul curier din România cu această sincronizare; la FAN Courier, Sameday, Cargus, GLS și BOX NOW marchezi plata cu Mark as paid, după extrasul curierului. Verificările le vezi în Comenzi → COD sync. Conform paginii de prețuri, în noiembrie 2026 limita lunară este de 25, 50, 500 și 1.000 de comenzi în Baby Pack, Starter Pack, CC Pro și CC Master. Comparația dintre cele două metode e în articolul plata ramburs sau card.

Banii plătiți cu cardul îi returnezi cu butonul Refund payment de pe același rând: toată suma se întoarce prin procesatorul de plăți (CloudCart Pay, Stripe, PayPal, Revolut și alții), stocul revine, iar comanda devine „Rambursată”. Rambursarea parțială se face cu Issue return, bifând doar produsele returnate, iar factura de stornare o emiți din același ecran. La ramburs și transfer bancar trimiți tu banii și emiți factura de stornare.

Clientul care cumpără online are 14 zile să renunțe la comandă fără să spună motivul, iar pentru produse termenul curge de la livrare, arată Your Europe, portalul Comisiei Europene, după Directiva 2011/83/UE privind drepturile consumatorilor. Pașii unui retur complet sunt în ghidul despre returul produselor în 14 zile.

Cum modifici o comandă: adresă, client, produse și reducere

Comanda se modifică din fișa ei, dar fiecare parte are propria regulă despre când se mai poate schimba. Cea mai importantă este factura: imediat ce comanda are număr de factură, produsele din ea se blochează. O factură emisă nu se rescrie: când se schimbă baza de impozitare, furnizorul emite o factură de corectare (storno) care trimite la factura inițială, după art. 330 din Codul fiscal, explică Fiscalitatea.ro.

Ce modifici	Unde	Când e blocat
Produse, cantități, preț pe rând	Tabelul de produse: + Add product și rotița de pe fiecare rând	Are număr de factură, sau comanda nu e În așteptare, Plătită ori Autorizată, sau e expediată
Numele, prenumele, e-mailul clientului	Fișa clientului → rotiță → Edit customer info on this order	Statusul nu e În așteptare, Plătită sau Disputed, ori comanda e arhivată
Adresa de livrare	Fișa clientului → rotiță → Edit shipping address, Change address sau Office / Locker	Comanda e finalizată sau expediată. Factura nu o blochează
Reducere pe toată comanda	Rândul Discount → Add Discount	Comanda are deja o reducere sau e arhivată

Important: cu setările implicite, comanda primește număr de factură la plată, finalizare sau expediere, deci o comandă plătită nu mai permite modificarea produselor. Pentru un produs în plus faci o comandă nouă; pentru mai puține, un retur cu factură de stornare.

Adresa și sediul curierului

Când clientul sună că vrea coletul la un sediu FAN Courier sau într-un locker BOX NOW în loc de adresă, alegi Office / Locker și selectezi punctul din lista curierului. Costul livrării și TVA-ul se recalculează, iar adresa nouă se aplică doar acestei comenzi, dacă nu bifezi Update address in profile. Dacă AWB-ul e deja generat, el nu se anulează singur: îl anulezi cu Mark as unfulfilled și generezi altul.

Produsele și reducerea

+ Add product adaugă un produs din catalog, iar rotița de pe rând schimbă cantitatea, prețul și opțiunile sau șterge rândul; varianta o schimbi ștergând rândul și adăugând varianta corectă. Produsul adăugat scade stocul, cel șters îl readuce. O comandă are cel mult o reducere pe total, din reducerile tale sau manuală; pentru alta, o ștergi întâi pe cea veche cu Remove Discount.

Cum introduci o comandă manual (la telefon)

O comandă manuală se creează din Comenzi → + Add order, în doi pași: întâi clientul și livrarea, apoi produsele și plata. Un client nou îl creezi pe loc cu + Add customer.

1. Client și livrare. În panoul din dreapta alegi clientul, metoda de livrare (adresă, sediu, locker) și adresa. Save creează o ciornă.
2. Produse. În ciornă adaugi produsele, plata și livrarea și verifici totalul.
3. Plată offline. La ramburs sau transfer bancar, Create order transformă ciorna imediat în comandă.
4. Plată cu cardul. Create order and send to client îi trimite clientului un e-mail cu link de plată. Comanda rămâne ciornă până plătește.

AWB, istoric și blocarea comenzii

AWB-ul se generează de pe rândul livrării din comandă, cu Fulfill products: se deschide formularul curierului cu destinatarul, greutatea și suma de ramburs completate, verifici și salvezi. Comanda devine expediată, stocul scade, iar clientul primește notificarea. Pentru AWB-uri pe un grup de comenzi instalezi aplicația Bulk print, care include primele 3 comenzi pe zi. Setările fiecărui curier sunt explicate în ghidul despre AWB FAN Courier, DPD și Cargus din comandă.

Istoricul comenzii arată fiecare modificare (cine, ce și când), iar înregistrările nu se editează și nu se șterg, deci la o dispută cu un client știi exact când s-a schimbat statusul sau adresa.

Dacă la comenzi lucrează mai mulți oameni, setarea Lock orders din Setări → Setările magazinului, pornită implicit, blochează comanda deschisă pentru ceilalți angajați timp de 7 minute, ca nimeni să nu salveze peste modificările altcuiva.

Arhiva și exportul comenzilor

O comandă în CloudCart nu se șterge niciodată, nici din panou, nici prin API. Comenzile vechi se arhivează: dispar din listă, dar toate datele lor rămân și se văd cu filtrul Archived = Yes.

O comandă se arhivează din meniul cu trei puncte → Archive, doar la statusul Finalizată sau Anulată; mai multe, bifându-le în listă (dacă una nu e finalizată sau anulată, nu se arhivează niciuna). Unarchive o readuce oricând.

Exportul comenzilor este butonul Export din dreapta sus a listei: descarcă un fișier CSV cu comenzile din filtrul curent, câte un rând pe produs, cu peste 46 de coloane fixe. Până la 50 de comenzi fișierul vine imediat, peste 50 se pregătește în fundal și vine pe e-mail. Conform paginii de prețuri, exportul e inclus în CC Pro și CC Master.

Cum gestionezi comenzile de pe telefon

Comenzile din CloudCart le gestionezi de pe telefon cu aplicația mobilă CloudCart Admin pentru iPhone și Android. Aplicația costă 0 € și îți trimite o notificare pe telefon la fiecare comandă nouă, iar din notificare deschizi comanda cu o atingere.

Din aplicație schimbi statusul, generezi AWB-ul, adaugi produse și reduceri și vezi tabloul de bord.

Detalii despre aplicație găsești pe pagina CloudCart Admin pentru iPhone și Android.

Gestionarea comenzilor cu un asistent AI

Un asistent AI precum Claude Code, ChatGPT Codex, Gemini CLI sau Cursor gestionează comenzile prin Admin GraphQL API al CloudCart, cu cheia pe care o creezi în Setări → PAT tokens (Settings → PAT Tokens). Pentru citire ajunge dreptul orders:read, iar pentru schimbarea statusului ai nevoie de orders.

Sarcină	În panou	Cu asistentul AI
Comenzile de împachetat azi	Filtru după status, procesare și dată	„Arată-mi comenzile plătite și neexpediate de azi: număr, total, curier.”
Finalizare în masă	Trece pentru toate sau pentru niciuna	Sarcină în fundal care sare doar peste comenzile refuzate de reguli și ți le enumeră

Începe cu dreptul doar de citire, roagă asistentul să-ți arate întâi ce comenzi va modifica și confirmă. Cheia o creează doar proprietarul magazinului și o revocă oricând din ecranul PAT tokens. Propoziții gata scrise pentru comenzi și stoc găsești în prompturile AI pentru magazinul online, iar raportul de dimineață e descris în raportul zilnic de vânzări cu un agent AI.

Bune practici în gestionarea comenzilor

1. Salvează 3-4 filtre ca file. „De împachetat”, „Ramburs de peste 3 zile”, „Anulate săptămâna asta”.
2. Decide pentru notificare înaintea statusului. La o comandă de test sau veche, oprește întâi Notify customer.
3. Verifică comanda înainte de plată. După factură, produsele se blochează.
4. Schimbă adresa înainte de AWB. După generare, AWB-ul nu se actualizează singur.
5. Arhivează lunar. Filtru după Finalizată și Anulată, apoi Archive în masă.

Greșeli de evitat

• Anularea unei comenzi plătite. Platforma nu o permite: rambursezi banii (Refund payment) sau emiți un retur.
• Acțiune în masă pe o selecție amestecată. O singură comandă nepotrivită oprește tot grupul. Filtrează după status înainte să bifezi.
• Așteptarea că o comandă se poate șterge. Ștergere nu există. Comenzile de test se anulează și se arhivează.
• Rambursul așteptat automat la orice curier. Înregistrarea automată merge cu DPD Romania; la ceilalți curieri marchezi plata din comandă, cu Mark as paid.
• Finalizare în masă cu notificările pornite. Sute de e-mailuri către clienți pentru comenzi vechi. Oprește șablonul de schimbare a statusului pe durata operației.

Întrebări frecvente

Dacă abia deschizi magazinul, toate funcțiile din acest ghid sunt în fiecare plan. Un magazin nou plătește 1 € pe lună în primele 3 luni, pe orice plan. Creează-ți magazinul cu 1 €. Întrebările despre comenzi le trimiți la support@cloudcart.com.