Απόδειξη λιανικής ή τιμολόγιο στο eshop: ποιο εκδίδεις και πότε

Με λίγα λόγια: ένα eshop εκδίδει απόδειξη λιανικής σε κάθε ιδιώτη καταναλωτή και τιμολόγιο σε κάθε πελάτη που αγοράζει ως επιχείρηση και δίνει ΑΦΜ. Η απόδειξη γράφει τα στοιχεία του πωλητή και τον ΦΠΑ, το τιμολόγιο και επωνυμία, διεύθυνση και ΑΦΜ του αγοραστή. Η επιστροφή ιδιώτη κλείνει με πιστωτικό στοιχείο λιανικής, και η επιστροφή επιχείρησης με πιστωτικό τιμολόγιο.

Ο οδηγός λύνει την απόφαση που παίρνεις σε κάθε παραγγελία: ποιο παραστατικό βγαίνει, τι πρέπει να ζητήσεις στο checkout (ολοκλήρωση αγοράς) για να βγει σωστά και τι γίνεται όταν ο πελάτης αλλάξει γνώμη. Τα βήματα στο CloudCart, την πλατφόρμα eshop από τη Βουλγαρία, είναι όπως τα βλέπεις στη διαχείριση. Οι κανόνες είναι από τον ν. 4308/2014 και τον Κώδικα ΦΠΑ, και ό,τι αφορά τη δική σου φορολογική περίπτωση το επιβεβαιώνει ο λογιστής σου.

Πότε εκδίδεις απόδειξη λιανικής και πότε τιμολόγιο

Το παραστατικό το ορίζει ο αγοραστής. Το άρθρο 8 του ν. 4308/2014 ζητά τιμολόγιο για κάθε πώληση αγαθών και παροχή υπηρεσιών, και το άρθρο 12 του ίδιου νόμου επιτρέπει, μόνο για πωλήσεις σε ιδιώτες καταναλωτές, να εκδίδεται στη θέση του στοιχείο λιανικής πώλησης. Στην πράξη: ιδιώτης παίρνει απόδειξη λιανικής, επιχείρηση με ΑΦΜ παίρνει τιμολόγιο.

Ο πίνακας δείχνει τις περιπτώσεις που συναντά κάθε eshop στην Ελλάδα και τι βγάζει το CloudCart σε καθεμία.

Ποιος αγοράζει	Παραστατικό	Τι κάνει το CloudCart
Ιδιώτης, χωρίς στοιχεία εταιρείας	Απόδειξη λιανικής πώλησης (ΑΛΠ) ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών (ΑΠΥ)	Βγάζει απόδειξη και τη στέλνει στο myDATA ως 11.1 ή 11.2
Ελληνική επιχείρηση ή επαγγελματίας που συμπλήρωσε επωνυμία και ΑΦΜ	Τιμολόγιο πώλησης	Ο πελάτης μετράει ως επιχείρηση. Από προεπιλογή το τιμολόγιο εκδίδεται μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Επαγγελματίας που αγοράζει χωρίς να δώσει ΑΦΜ	Απόδειξη λιανικής	Χωρίς ΑΦΜ η παραγγελία είναι λιανική
Επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ με έγκυρο αριθμό ΦΠΑ στο VIES	Τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ, με παραπομπή στη διάταξη απαλλαγής	Ο ΦΠΑ μηδενίζεται και τυπώνεται το κείμενο απαλλαγής που έχεις γράψει
Επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ χωρίς έγκυρο αριθμό ΦΠΑ	Παραστατικό με ελληνικό ΦΠΑ	Με τον έλεγχο VIES ανοιχτό, η παραγγελία με μη έγκυρο αριθμό δεν ολοκληρώνεται

Ο πελάτης στο CloudCart λογίζεται ως επιχείρηση μόνο όταν έχει δώσει ΑΦΜ. Αυτός ο κανόνας κάνει όλη τη δουλειά: αν τα πεδία της εταιρείας στο checkout είναι σωστά στημένα, το σωστό παραστατικό βγαίνει μόνο του.

Σημαντικό: για πωλήσεις σε πελάτες εκτός ΕΕ υπάρχουν κανόνες εξαγωγής και τελωνείου. Το CloudCart έχει χωριστό κείμενο απαλλαγής για πελάτες εκτός ΕΕ, αλλά πότε ισχύει η απαλλαγή στη δική σου πώληση το κρίνει ο λογιστής σου.

ΑΛΠ ή ΑΠΥ: απόδειξη για προϊόντα ή για υπηρεσίες

Η απόδειξη λιανικής πώλησης (ΑΛΠ) αφορά την πώληση αγαθών και η απόδειξη παροχής υπηρεσιών (ΑΠΥ) αφορά τις υπηρεσίες. Στο myDATA η πρώτη είναι ο τύπος 11.1 και η δεύτερη ο τύπος 11.2. Ένα eshop με ρούχα, καλλυντικά ή ανταλλακτικά βγάζει ΑΛΠ. Ένα κατάστημα που πουλά συνδρομές, μαθήματα ή κρατήσεις υπηρεσιών βγάζει ΑΠΥ.

Στην εφαρμογή myDATA (Greece) του CloudCart ο τύπος ορίζεται μία φορά, στο πεδίο Retail document type των Settings. Η προεπιλογή είναι 11.1 ΑΛΠ. Η ρύθμιση ισχύει για όλες τις αποδείξεις του καταστήματος, οπότε αν πουλάς και αγαθά και υπηρεσίες, ρώτα τον λογιστή σου ποιον τύπο κρατάς.

Τι γράφει η απόδειξη λιανικής και τι το τιμολόγιο

Η απόδειξη λιανικής γράφει τα στοιχεία του πωλητή, ενώ το τιμολόγιο προσθέτει τα στοιχεία του αγοραστή. Οι υποχρεωτικές ενδείξεις της απόδειξης είναι στην παρ. 2 του άρθρου 12 και του τιμολογίου στο άρθρο 9 του ν. 4308/2014.

Ένδειξη	Απόδειξη λιανικής	Τιμολόγιο
Ημερομηνία έκδοσης	Ναι	Ναι
Αύξων αριθμός που χαρακτηρίζει το παραστατικό μοναδικά	Ναι	Ναι
ΑΦΜ, επωνυμία και διεύθυνση του πωλητή	Ναι	Ναι
Επωνυμία, διεύθυνση και ΑΦΜ του πελάτη	Όχι	Ναι
Συντελεστής ΦΠΑ	Ναι, με τη μικτή αξία ανά συντελεστή	Ναι, με το ποσό του φόρου
Παραπομπή στη διάταξη, όταν η πράξη απαλλάσσεται από ΦΠΑ	Δεν προβλέπεται στο άρθρο 12	Ναι

Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ στην Ελλάδα είναι 24%, κατά το άρθρο 26 του Κώδικα ΦΠΑ (ν. 5144/2024). Η εφαρμογή myDATA δέχεται μόνο τους ελληνικούς συντελεστές 24, 17, 13, 9, 6, 4, 3 και 0%, και για κάθε γραμμή με 0% ζητά κατηγορία εξαίρεσης στις ρυθμίσεις της. Ποιοι συντελεστές ισχύουν για τα δικά σου προϊόντα το εξηγεί ο οδηγός συντελεστές ΦΠΑ για eshop.

Στο PDF κάθε παραστατικού το CloudCart τυπώνει στο τέλος το MARK, το UID και το QR που επιστρέφει η ΑΑΔΕ. Ο πελάτης παίρνει το PDF με email.

Πώς ζητάς ΑΦΜ στο checkout του CloudCart

Η επιλογή «απόδειξη ή τιμολόγιο» στο CloudCart στήνεται με τα πεδία εταιρείας του checkout. Ο πελάτης που αφήνει κενά τα πεδία αγοράζει ως ιδιώτης, κι αυτός που τα συμπληρώνει αγοράζει ως επιχείρηση. Η ρύθμιση γίνεται μία φορά:

1. Άνοιξε τις ρυθμίσεις του checkout. Ρυθμίσεις → Καλάθι και checkout (Cart and checkout), πλαίσιο Company info.
2. Εμφάνισε επωνυμία και ΑΦΜ ως προαιρετικά. Στα πεδία Company name και Company VAT or EIN διάλεξε να φαίνονται χωρίς να είναι υποχρεωτικά. Αν τα κάνεις υποχρεωτικά, κάθε ιδιώτης θα σκοντάφτει σε πεδία που δεν τον αφορούν.
3. Κρύψε ό,τι δεν χρειάζεσαι. Τα πεδία Company registration number και Company owner είναι ανεξάρτητα. Για τιμολόγιο αρκούν επωνυμία, διεύθυνση και ΑΦΜ, οπότε συνήθως τα κρύβεις.
4. Ζήτα διεύθυνση τιμολόγησης. Στο πλαίσιο Additional fields settings μην ενεργοποιήσεις το Don't ask for billing address, γιατί το τιμολόγιο χρειάζεται την πλήρη διεύθυνση του αγοραστή. Στο Application of fees and taxes according to διάλεξε αν φόροι και μεταφορικά υπολογίζονται από τη διεύθυνση τιμολόγησης ή αποστολής.
5. Αποφάσισε για τον έλεγχο VIES. Ο διακόπτης Validate VAT number from VIES service ελέγχει τον ΑΦΜ στην υπηρεσία της ΕΕ. Τι κάνει ακριβώς θα το βρεις στην επόμενη ενότητα.
6. Κάνε δύο δοκιμαστικές παραγγελίες. Μία χωρίς στοιχεία εταιρείας και μία με επωνυμία και ΑΦΜ. Η πρώτη πρέπει να βγάλει απόδειξη και η δεύτερη να μετρήσει ως πώληση σε επιχείρηση.

Ένας κανόνας του CloudCart βοηθά να μη βγαίνουν μισά τιμολόγια: η επωνυμία και ο ΑΦΜ είναι δεμένα. Αν ο πελάτης συμπληρώσει το ένα, του ζητείται και το άλλο. Τα άλλα δύο πεδία εταιρείας μένουν ελεύθερα.

Πώς στήνεις ολόκληρο το checkout για να μη χάνεις παραγγελίες το δείχνει η σελίδα checkout στο CloudCart. Αν πουλάς κυρίως σε επαγγελματίες, δες και τη σελίδα B2B eshop.

Έλεγχος ΑΦΜ στο VIES: τι κάνει και πότε μπλοκάρει παραγγελία

Το VIES είναι η υπηρεσία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που απαντά αν ένας αριθμός ΦΠΑ είναι έγκυρος για συναλλαγές μέσα στην ΕΕ. Ο έλεγχος έχει σημασία κυρίως για τις πωλήσεις σε επιχειρήσεις άλλων χωρών: σύμφωνα με το Your Europe, όταν πουλάς αγαθά σε επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ, δεν χρεώνεις ΦΠΑ αν ο πελάτης έχει έγκυρο αριθμό ΦΠΑ της ΕΕ. Χωρίς έγκυρο αριθμό, κατά κανόνα χρεώνεις τον ΦΠΑ της χώρας σου.

Στο CloudCart ο έλεγχος τρέχει όταν ισχύουν και τα τέσσερα:

• Ο διακόπτης VIES είναι ανοιχτός. Από προεπιλογή είναι ανοιχτός.
• Ο πελάτης έγραψε ΑΦΜ. Οι παραγγελίες ιδιωτών χωρίς ΑΦΜ δεν επηρεάζονται.
• Η χώρα της διεύθυνσης είναι στην ΕΕ. Για χώρες εκτός ΕΕ ο έλεγχος παραλείπεται.
• Το πρόθεμα ταιριάζει με τη χώρα. Τα δύο πρώτα γράμματα του αριθμού πρέπει να είναι ο κωδικός της χώρας. Η Ελλάδα είναι η εξαίρεση: ο ελληνικός αριθμός ΦΠΑ γράφεται με EL, όχι GR.

Αν το VIES απαντήσει ότι ο αριθμός δεν είναι έγκυρος, ο πελάτης βλέπει σφάλμα δίπλα στο πεδίο και δεν ολοκληρώνει την παραγγελία μέχρι να γράψει έγκυρο αριθμό. Ένα έγκυρο αποτέλεσμα κρατιέται για 7 ημέρες στη διεύθυνση τιμολόγησης, οπότε ο ίδιος πελάτης δεν ελέγχεται ξανά σε κάθε αγορά. Η διαθεσιμότητα του VIES δεν εξαρτάται από το CloudCart, και όταν η υπηρεσία δεν απαντά, μπορεί να μπλοκαριστούν παραγγελίες.

Όταν ο αγοραστής είναι επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ με έγκυρο αριθμό, το CloudCart μηδενίζει τον ΦΠΑ της παραγγελίας και τυπώνει στο τιμολόγιο το κείμενο απαλλαγής. Το κείμενο το γράφεις στον κανόνα ΦΠΑ, στις Ρυθμίσεις → Φόροι και τέλη, στο πεδίο για πελάτες της ΕΕ. Αν το αφήσεις κενό, τυπώνεται ένα γενικό κείμενο της πλατφόρμας. Γράψε τη διάταξη που σου δίνει ο λογιστής, γιατί το άρθρο 9 ζητά παραπομπή στη διάταξη της απαλλαγής. Τι αλλάζει όταν πουλάς σε ιδιώτες άλλων χωρών και πότε χρειάζεσαι OSS το εξηγεί ο οδηγός ΦΠΑ και OSS στις πωλήσεις στην ΕΕ.

Σημαντικό: αν οι περισσότεροι B2B πελάτες σου είναι μικρές ελληνικές επιχειρήσεις και βλέπεις παραγγελίες να κολλάνε στον έλεγχο VIES, μίλησε με τον λογιστή σου πριν κλείσεις τον διακόπτη. Ο διακόπτης ισχύει για όλο το κατάστημα και δεν εξαιρείται ένας πελάτης.

Πού πηγαίνει κάθε παραστατικό στο myDATA

Οι αποδείξεις λιανικής πηγαίνουν στο myDATA από το CloudCart και τα τιμολόγια προς επιχειρήσεις από τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αυτή είναι η προεπιλογή της εφαρμογής myDATA (Greece), στη ρύθμιση Invoices to companies with a VAT number:

Επιλογή	Τι γίνεται με την πώληση σε επιχείρηση
Do not send, I issue them through an e-invoicing provider (προεπιλογή)	Το CloudCart δεν στέλνει το τιμολόγιο ούτε το πιστωτικό του. Το εκδίδεις στον πάροχο
Send as a sales invoice	Στέλνεται ως τιμολόγιο 1.1, 1.2 ή 1.3
Send as a retail receipt	Στέλνεται ως απόδειξη λιανικής

Με τις δύο τελευταίες επιλογές η οθόνη προειδοποιεί ότι από την 1η Οκτωβρίου 2026 τα B2B τιμολόγια των ελληνικών επιχειρήσεων εκδίδονται μέσω πιστοποιημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ότι έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026 γίνονται ακόμη δεκτά τιμολόγια με τον υπάρχοντα τρόπο. Τι σημαίνει η υποχρέωση για το eshop σου και πώς διαλέγεις πάροχο το εξηγεί ο οδηγός ηλεκτρονική τιμολόγηση για eshop.

Η απόδειξη στέλνεται τη στιγμή που παίρνει αριθμό, δηλαδή όταν η παραγγελία γίνει πληρωμένη ή εκτελεστεί με την αυτόματη έκδοση. Η παραγγελία με αντικαταβολή την παίρνει όταν εκτελεστεί ή όταν τη σημειώσεις πληρωμένη, ό,τι γίνει πρώτο. Όλη τη ρύθμιση βήμα βήμα, με τις σειρές WEB και WEBC, θα τη βρεις στον οδηγό παραστατικά myDATA στο CloudCart, και τι ζητά ο νόμος για το myDATA στον οδηγό myDATA για eshop.

Επιστροφή: πιστωτικό στοιχείο λιανικής ή πιστωτικό τιμολόγιο

Η επιστροφή ακολουθεί το αρχικό παραστατικό. Η παρ. 4 του άρθρου 12 προβλέπει πιστωτικό στοιχείο λιανικής πώλησης για εκπτώσεις και επιστροφές σε ιδιώτες, και η επιστροφή μιας πώλησης με τιμολόγιο κλείνει με πιστωτικό τιμολόγιο.

Αρχικό παραστατικό	Πιστωτικό	Τύπος στο myDATA	Ποιος το στέλνει
Απόδειξη λιανικής (11.1 ή 11.2)	Πιστωτικό στοιχείο λιανικής	11.4	Το CloudCart
Τιμολόγιο που στάλθηκε από το CloudCart	Πιστωτικό τιμολόγιο	5.1	Το CloudCart
Τιμολόγιο που εκδόθηκε στον πάροχο	Πιστωτικό τιμολόγιο	Από τον πάροχο	Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Στο CloudCart το πιστωτικό βγαίνει από την παραγγελία, με τα ποσά της:

1. Όλη η παραγγελία πίσω. Σημείωσε την παραγγελία ως ακυρωμένη ή επιστραμμένη, πάτα View credit note και διάλεξε Create credit note. Το πιστωτικό παίρνει τον επόμενο αριθμό της σειράς πιστωτικών.
2. Μέρος της παραγγελίας πίσω. Πάτα Issue return, σημείωσε τις γραμμές και, όταν η επιστροφή γίνει «returned», βγαίνει το πιστωτικό της επιστροφής και τα τεμάχια ξαναμπαίνουν στο απόθεμα.
3. Στείλε το στον πελάτη. Το Send credit note στέλνει το PDF με email.

Το άθροισμα όλων των πιστωτικών μιας παραγγελίας δεν ξεπερνά το ποσό της, και το CloudCart απορρίπτει πιστωτικό που θα περνούσε αυτό το όριο. Την προθεσμία των 14 ημερών και τα δικαιώματα του πελάτη στην επιστροφή τα εξηγεί ο οδηγός επιστροφές και δικαίωμα υπαναχώρησης.

Ο πελάτης ζήτησε τιμολόγιο αφού πήρε απόδειξη

Στο CloudCart μια απόδειξη που εκδόθηκε δεν μετατρέπεται σε τιμολόγιο. Ο αριθμός του παραστατικού μένει στην παραγγελία για πάντα και δεν υπάρχει επανέκδοση με νέο αριθμό, ενώ τα προϊόντα και οι τιμές της παραγγελίας κλειδώνουν μόλις πάρει αριθμό. Το λάθος διορθώνεται με πιστωτικό και νέα παραγγελία.

1. Πιστωτικό λιανικής για την αρχική παραγγελία. Από την παραγγελία, όπως σε μια πλήρη επιστροφή. Στέλνεται στο myDATA ως 11.4.
2. Νέα παραγγελία με τα στοιχεία της εταιρείας. Πρόσθεσε στη διεύθυνση τιμολόγησης του πελάτη επωνυμία και ΑΦΜ και φτιάξε τη νέα παραγγελία, ώστε να μετρήσει ως πώληση σε επιχείρηση.
3. Τιμολόγιο από τον σωστό δρόμο. Με την προεπιλογή της εφαρμογής, το τιμολόγιο εκδίδεται στον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η ακύρωση στο myDATA δεν είναι λύση εδώ. Στην εφαρμογή υπάρχει μόνο για παραστατικά που στάλθηκαν κατά λάθος, και η ΑΑΔΕ την καταγράφει με δικό της MARK που δεν αναιρείται. Πώς περνά η διόρθωση στα βιβλία σου το ορίζει ο λογιστής. Ο πιο απλός τρόπος να αποφύγεις τη διαδικασία είναι ένα πεδίο ΑΦΜ που φαίνεται καθαρά στο checkout.

Παράδειγμα: μια μέρα σε eshop με είδη γραφείου

Πάρε ένα eshop που πουλά χαρτικά και αναλώσιμα γραφείου σε ιδιώτες και σε μικρές επιχειρήσεις, με τα πεδία εταιρείας προαιρετικά και τον έλεγχο VIES ανοιχτό.

• Φοιτήτρια από τη Θεσσαλονίκη αγοράζει τετράδια με κάρτα. Δεν συμπληρώνει ΑΦΜ, άρα βγαίνει ΑΛΠ 11.1 με ΦΠΑ 24% και πηγαίνει στο myDATA μόλις η παραγγελία πληρωθεί.
• Λογιστικό γραφείο από την Αθήνα παραγγέλνει χαρτί εκτυπωτή και γράφει επωνυμία και ΑΦΜ με πρόθεμα EL. Η παραγγελία μετράει ως πώληση σε επιχείρηση και το τιμολόγιο εκδίδεται στον πάροχο.
• Εταιρεία από την Κύπρο δίνει αριθμό ΦΠΑ που είναι έγκυρος στο VIES. Ο ΦΠΑ μηδενίζεται και το τιμολόγιο τυπώνει το κείμενο απαλλαγής του κανόνα ΦΠΑ.
• Ιδιώτης από την Πάτρα επιστρέφει ένα από τα τρία προϊόντα. Η επιστροφή ανοίγει από την παραγγελία και βγαίνει πιστωτικό λιανικής 11.4 μόνο για εκείνη τη γραμμή.

Σε καμία από τις τέσσερις περιπτώσεις δεν διαλέγεις παραστατικό με το χέρι. Το διαλέγουν τα πεδία που συμπλήρωσε ο πελάτης.

Λάθη που κάνουν τα eshop με αποδείξεις και τιμολόγια

1. Υποχρεωτικός ΑΦΜ για όλους. Ο ιδιώτης που δεν έχει τι να γράψει εγκαταλείπει το καλάθι. Τα πεδία εταιρείας θέλουν να είναι προαιρετικά.
2. Κανένα πεδίο ΑΦΜ. Ο επαγγελματίας ζητά τιμολόγιο με email μετά την αγορά, και κάθε τέτοια παραγγελία θέλει πιστωτικό και νέα παραγγελία.
3. Ελληνικός αριθμός ΦΠΑ με GR. Για το VIES ο ελληνικός αριθμός γράφεται με EL. Γράψ' το δίπλα στο πεδίο, για να μην κολλάνε οι πελάτες σου.
4. Κενό κείμενο απαλλαγής. Η ενδοκοινοτική πώληση τυπώνει τότε το γενικό κείμενο της πλατφόρμας αντί για τη διάταξη που σου έδωσε ο λογιστής.
5. ΑΛΠ για υπηρεσίες. Αν πουλάς κυρίως υπηρεσίες και αφήσεις την προεπιλογή 11.1, οι αποδείξεις δηλώνονται ως πώληση αγαθών.
6. Ακύρωση αντί για πιστωτικό. Μια σωστή πώληση που επιστρέφεται κλείνει με πιστωτικό. Η ακύρωση είναι για όσα στάλθηκαν κατά λάθος.
7. Το κατάστημα πουλά σε Test. Όσο η εφαρμογή myDATA είναι στο δοκιμαστικό περιβάλλον, οι αποδείξεις δεν είναι έγκυρες για την ΑΑΔΕ. Πέρασε σε Production πριν από την πρώτη πραγματική πώληση.

Αν ξεκινάς τώρα το κατάστημα, δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στη σελίδα τιμολόγηση του CloudCart: η τιμολόγηση υπάρχει και στα τέσσερα πακέτα και η εφαρμογή myDATA δεν έχει περιορισμό πακέτου. Για ερωτήσεις γράψε στο support@cloudcart.com.

Συχνές ερωτήσεις