ERP rendszer: mi az, és hogyan köthető össze a webshoppal

Röviden: az ERP rendszer (Enterprise Resource Planning, vállalatirányítási rendszer) olyan szoftver, amelyben a cég egy helyen vezeti a raktárt, a beszerzést, az értékesítést, a számlázást és a pénzügyeket. A webshop négy modulját használja: készlet, árak, értékesítés és vevők. Az ERP a mérvadó a készletre és az árra, a webshop visszaküldi neki a rendeléseket, a termékeket pedig cikkszám (SKU) vagy vonalkód köti össze.

Ez a cikk azoknak a magyarországi kereskedőknek szól, akiknek raktáruk, üzletük vagy nagy katalógusú beszállítójuk van, és azt szeretnék, hogy a webshop a valós készletet mutassa, anélkül hogy bárki kézzel másolná át a számokat. A példák a CloudCartból, a bolgár e-kereskedelmi platformból valók: a beállítások nevét és működését az admin felület dokumentációjából vettük, a csomagkorlátokat a csomagok és árak oldaláról.

Mi az ERP rendszer egyszerűen?

Az ERP rendszer olyan program, amelyben minden részleg közös adatbázisba rögzíti az adatait, így a raktár, az értékesítés és a könyvelés ugyanazokkal a számokkal dolgozik. Amikor a raktár bevételezi a szállítmányt, a készlet azonnal látszik az értékesítésnél is. Amikor a pénztárnál eladnak egy terméket, a mennyiség mindenkinél csökken.

A magyar szakirodalom vállalatirányítási információs rendszernek hívja, az ERP rövidítés pedig a vállalati erőforrás-tervezés angol nevéből jön. A magyar Wikipédia szócikke szerint az ERP rendszerek komponensekből, modulokból állnak, és a gyakorlatban az „ERP” szót az egész rendszerre használják.

Egy példa: egy budapesti lakberendezési bolt üzletet és webshopot is működtet. ERP nélkül egy munkatárs reggelente kézzel javítja a webshop készletét a raktári táblázat alapján. ERP-vel a 200 darab díszpárna egyszer kerül bevételezésre, a pénztári eladás csökkenti, az online rendelés pedig ugyanabba a programba fut be. Az üzletben és a webshopban ugyanaz a szám látszik.

Milyen modulokból áll az ERP, és melyek érintik a webshopot?

Az ERP rendszer modulokból áll, és a webshop leggyakrabban négyet használ közülük: a készletet, az árakat, az értékesítést és a vevőket. A többi modul (gyártás, bérszámfejtés, HR) a cégen belül dolgozik, és nem kapcsolódik a webáruházhoz.

Modul	Mit vezet	Mit kap vagy ad a webshop
Raktár és készlet	Mennyiségek raktáranként és üzletenként, bevételezés, leltár	A készlet, amelyet a vásárló a webshopban lát
Árak és árlisták	Eladási ár, kis- és nagykereskedelmi ár, akciók	A termék ára, néha vevőcsoportonként (B2B)
Értékesítés és rendelések	Rendelések minden csatornáról	Az online rendelés bekerül a programba
Vevők (CRM)	Kapcsolatok és vásárlási előzmények	A webshop új vásárlója bekerül a programba
Pénzügy és számlázás	Számlák, sztornó számlák, kifizetések	Bizonylat az online rendelésről, ha az ERP számláz

A számla a magyar webshopnál külön kérdés, mert az adatait a NAV-nak jelenteni kell. A Számlázz.hu tudástára szerint 2021. január 4-től a magánszemélyeknek kiállított számlák is érintettek lehetnek. A részleteket a NAV Online Számláról szóló útmutató írja le.

Hogyan segít az ERP rendszer a webshopnak?

Az ERP rendszer azzal segít a webshopnak, hogy megszünteti a kézi átmásolást a raktár, a webáruház és a könyvelés között: minden szám egyszer kerül rögzítésre, és minden csatornára eljut. A haszon négy dologban látszik: pontos készlet, egyező árak, rendelések átgépelés nélkül és megbízható kimutatások.

Feladat	ERP vagy készletkezelő nélkül	ERP és webshop összekötésével
Új szállítmány	A raktárban és külön a webshop adminjában is rögzíteni kell	Egyszer kerül bevételezésre, a készlet a következő szinkronnál a webshopba ér
Eladás az üzletben	A webshop addig mutatja a darabot, amíg valaki ki nem javítja	A mennyiség online is csökken, az összekötés módjától függő idő alatt
Új ár	Két helyen kell átírni, könnyen eltér	Az ERP-ben változik, és eljut a webshopba és a termékfeedekbe
Online rendelés	Át kell gépelni a programba	Magától bekerül a programba

A haszon a csatornák számával nő. Egy bolt, amely az üzletben, a webshopban és az eMAG-on is árul, három helyen adhatja el ugyanazt a darabot. Hogyan működik együtt a fizikai bolt és a webáruház, azt az üzlet és a webshop együtt című cikk mutatja be.

ERP vagy készletkezelő program: mi a különbség?

A készletkezelő program az árut, az eladásokat és többnyire a számlázást vezeti, az ERP rendszer pedig az egész céget lefedi, a pénzügyekkel, a beszerzéssel és a gyártással együtt. A legtöbb webshopnak elég a készletkezelő, a webshophoz pedig mindkettő ugyanúgy kapcsolódik: a készlet és az ár bejön, a rendelés kimegy.

Szempont	Készletkezelő program	ERP rendszer	Pénztár (POS)
Mit vezet	Áru, bevételezés, eladás, számla	A cég összes folyamata egy adatbázisban	Az üzlet eladásait és készletét
Kinek való	Boltok, kis- és középvállalkozások	Több részleggel, gyártással vagy üzletlánccal működő cégek	Üzletek, vendéglátóhelyek
Bevezetés	Telepíti, és indulhat	Általában projekt, részlegenkénti beállítással	Az üzlet pénztárgépével együtt
Kapcsolat a webshoppal	Ugyanaz: a termékeket cikkszám vagy vonalkód köti össze, a készlet és az ár a webshopba jön, a rendelés a programba megy

Fontos: a határ elmosódott, sok pénztárprogram raktárt is vezet. Azt válassza, amire a cégének ma szüksége van.

Felhős vagy telepített ERP rendszer?

A felhős ERP rendszer a szolgáltató szerverén fut, és interneten keresztül éri el, a telepített pedig a cég saját szerverén vagy számítógépén. A webshop szempontjából a különbség az elérhetőség: a felhős programhoz a webshop bármikor hozzáfér, a telepített csak addig cserél adatot, amíg a cég szervere be van kapcsolva, online van és védett.

Szempont	Felhős ERP	Telepített ERP
Hol fut	A szolgáltató szerverén	A cég szerverén vagy gépén
Ki tartja karban	A szolgáltató: frissítés, mentés, biztonság	A cég vagy az informatikusa
Kapcsolat a webshoppal	A szolgáltató felületéről közvetlenül hívhatja a webshop API-ját	A szervernek online és védett állapotban kell lennie

Hogyan válasszon ERP rendszert a webshophoz?

A webshophoz való ERP rendszert öt dolog alapján érdemes kiválasztani: hogyan tud adatot cserélni a webshoppal, milyen adatokat visz és merre, milyen gyakran frissíti a készletet, ki állítja ki a számlát, és mennyibe kerül a bevezetéssel együtt. Kérjen olyan ajánlatot, amelyben a webshop összekötése is benne van.

1. Kérdezze meg, hogyan ad ki adatot. Van-e API-ja, tud-e XML-t közzétenni egy webcímen, vagy csak CSV-t exportál. Ebből derül ki, melyik összekötési mód jöhet szóba, ezt a következő rész mutatja be.
2. Nézze meg az adatok irányát. Egy XML- vagy CSV-export csak a készletet és az árat hozza a webshopba. Ha a rendeléseket is vissza szeretné kapni, a programnak API-n vagy értesítéseken (webhook) keresztül fogadnia kell őket.
3. Hasonlítsa össze a frissítés gyakoriságát. Minél többet ad el az üzletben, annál gyorsabb szinkron kell. Az XML-szinkron a CloudCartban alapértelmezésben 12 óránként fut, az API-n küldött adat azonnal megjelenik.
4. Döntse el, ki számláz. Magyarországon a számlát vagy az ERP állítja ki, vagy a webshop a Számlázz.hu alkalmazással. Egy rendelésről egy rendszer állítson ki számlát, különben kettős bizonylat és kettős NAV-jelentés lesz belőle.
5. Számolja ki a teljes költséget. Az előfizetésen vagy a licencen túl számoljon a bevezetéssel, a betanítással, a támogatással és a további felhasználókkal, és a fejlesztő munkájával.

Hogyan köthető össze az ERP rendszer a webshoppal?

Az ERP rendszer háromféleképpen köthető össze a CloudCart webshoppal: közvetlenül API-n keresztül, rendszeres XML-szinkronnal egy webcímről, vagy CSV-fájl importjával. Mindhárom esetben minden terméknek ugyanazzal a kóddal (cikkszám vagy vonalkód) kell szerepelnie a két rendszerben, különben a szinkron nem tudja, melyik tétel melyiknek felel meg.

• API-n keresztül. A program az interneten át olvassa és frissíti a webshop termékeit, készletét, árait, vásárlóit és rendeléseit, a webshop pedig értesítést küld neki az új rendelésről. Ez az egyetlen kétirányú út, ezt a fejlesztője vagy a program szolgáltatója készíti el.
• XML-szinkronnal. A program egy webcímen (HTTP vagy HTTPS) XML-fájlt tesz közzé a termékekkel, a CloudCart XML szinkronizálás alkalmazása pedig rendszeresen letölti, és frissíti a készletet, az árat és a termékek állapotát. FTP-ről nem tud olvasni, és a rendelést nem küldi vissza.
• CSV-importtal. Egyszeri pillanatkép, a katalógus első betöltésére jó. A menetet a termékfeltöltésről CSV-vel és XML-lel szóló cikk írja le.

A CloudCart alkalmazásboltjában több mint 15 ERP- és POS-rendszerhez van kész alkalmazás, ezek többsége a bolgár piacon használt programokhoz készült. Magyar ERP-hez ma nincs kész alkalmazás, ezért magyar programot API-n vagy XML-szinkronnal kötnek be. Az XML-szinkron lépései:

1. Rendezze a kódokat. Minden terméknek és változatnak legyen cikkszáma vagy vonalkódja, ugyanaz a webshopban és a programban. Ha a vonalkódokat most rendezi, az EAN-kódról szóló cikk segít, a GS1 Magyarország szerint a GTIN a régebbi nevén EAN-szám.
2. Döntse el, mi hol mérvadó. A szokásos felosztás: a program a mérvadó a készletre és az árra, a webshop a rendelésekre, a vásárlókra, a leírásokra és a képekre.
3. Telepítse az alkalmazást. Az admin felületen: Alkalmazások → XML szinkronizálás (Apps → XML Sync), és hozzon létre egy feladatot az XML webcímével. Ha a program csak paraméterrel ad ki adatot, a paramétereket az első lépésben adhatja meg.
4. Válassza ki az egyeztető mezőt. Egy feladat egyetlen mező alapján párosít: cikkszám (SKU), vonalkód vagy azonosító.
5. Jelölje ki, mit írhat felül a szinkron. Minden mezőnél külön jelölőnégyzet dönti el, hogy a frissítés felülírja-e. Ha csak az árat és a készletet jelöli be, a webshopra írt leírások és SEO-szövegek megmaradnak.
6. Döntsön a hiányzó termékekről. Bekapcsolhatja, hogy a feedből eltűnt termékek inaktívak legyenek: a készletük nullára áll, és a webshopban nem látszanak. Ha a termék újra megjelenik a feedben, magától visszakapcsol.

Kétirányú a szinkronizálás?

Az ERP és a webshop közötti szinkron API-n keresztül kétirányú, de minden adattípus csak egy irányba halad: a készlet és az ár a programból a webshopba jön, a rendelés és a vásárló a webshopból a programba megy. Az XML-szinkron és a CSV-import egyirányú, csak a webshopba hoz adatot.

Mód	A webshopba	A webshopból	Frissítés
REST API	Termékek, készlet, árak, vásárlók	Rendelések, vásárlók	Amikor a program küldi, csomagonként percenkénti kérési korláttal
Webhook (értesítés)	Semmi	Új vagy módosított rendelés, termék, vásárló	Az esemény bekövetkeztekor
XML szinkronizálás	Készlet, ár, termékállapot, igény szerint több mező	Semmi	Alapértelmezésben 12 óránként
CSV-import	Termékek és változatok	Semmi	Amikor feltölti

Az ütközést a mérvadóság szabálya dönti el. Ha a program a mérvadó az árra, a webshop adminjában kézzel módosított ár a következő szinkronnál felülíródik.

A visszáru a készletben is megjelenik. A CloudCartban a törölt vagy visszatérített rendelés tételenként visszateszi az árut a készletbe, kétszeres jóváírás nélkül, és minden készletváltozás időponttal és forrással megmarad a termék naplójában.

Milyen gyorsan frissül a készlet?

Az ERP-ből érkező készlet a választott úttól függő ütemben frissül a webshopban: API-n azonnal, amikor a program elküldi, XML-szinkronnal alapértelmezésben 12 óránként.

A lassú szinkron kockázata konkrét. Ha a készlet naponta kétszer frissül, a reggel 10-kor a pénztárnál eladott utolsó darab estig elérhetőként látszik a webshopban. Ugyanez a készlet kerül a termékfeedekbe is, így lassú szinkronnál a Google Shopping és az Árukereső is raktáron lévőként mutatja az árut. Hogyan veszik át a feedek a készletet, azt a Google Shoppingról és az Árukereső termékfeedjéről szóló útmutatók írják le.

Mit tehet, ha a programja ritkán szinkronizál:

• Kapcsolja ki a nulla készlet melletti eladást azoknál a termékeknél, amelyeket később nem tud beszerezni.
• Állítsa be, mikor csökkenjen a készlet. A CloudCartban a webshop egészére megadhatja, hogy a rendelés a fizetéskor vagy már a leadáskor csökkentse a készletet. Utánvétes vásárlóknál a leadáskori csökkentés véd jobban a túladás ellen.

Ha több CloudCart webshopja van, például márkánként, a Stores Sync alkalmazás a webshopok között valós időben szinkronizálja a mennyiséget cikkszám vagy vonalkód alapján. Az ERP-nek így elég egy webshopba küldenie, a többi követi.

A programomhoz nincs kész alkalmazás. Mit tegyek?

Ha az ERP rendszerének vagy készletkezelőjének nincs kész alkalmazása a CloudCartban, a webshop API-ján keresztül köthető be. Három út van: a fejlesztője vagy a program szolgáltatója megírja az összekötést, a CloudCart csapata projektként elkészíti Önnel együtt, vagy a program XML-feedjét köti be az XML-szinkronnal.

• REST API. A program olvassa és frissíti a termékeket, a készletet, az árakat, a vásárlókat és a rendeléseket. Az API-kulcsokat a Beállítások → Api keys menüben hozza létre. A REST API a Starter Pack csomagtól érhető el, percenként 50 kéréssel a Starter Packben, 100-zal a CC Pro és 150-nel a CC Master csomagban (a csomagok és árak oldala szerint).
• Értesítések (webhookok). A webshop maga szól a programnak az olyan eseményekről, mint az új rendelés. Minden értesítés az X-CloudCart-ApiKey fejlécben hozza a webshop API-kulcsát, ebből ellenőrzi a program, hogy a saját webshopjából jön. 20 eseménytípus van, a Beállítások → Webhooks menüben választhatók ki.
• PAT tokenek. Külön jogosultságú, lejárati idővel és engedélyezett IP-címekkel korlátozható kulcsok a CloudCart CLI-hez és a GraphQL Admin API-hoz. Csak a webshop tulajdonosa hozhatja létre őket a Beállítások → PAT tokenek menüben. Részletek a fejlesztői oldalon.

Ha kérdése van a CloudCart oldaláról, írjon a support@cloudcart.com címre.

ERP és AI asszisztens: ellenőrzés és kimutatás egy mondattal

A webshophoz kötött AI asszisztens olvassa a termékeket, a készletet és a rendeléseket, és magyarul válaszol. A CloudCartban a kapcsolat PAT tokennel jön létre: a Claude Code, a ChatGPT/Codex, a Gemini CLI, a Cursor vagy a VS Code pontosan azokat a jogokat kapja, amelyeket Ön megad.

Feladat az ERP körül	Mit ír az asszisztensnek	Mit csinál
Ellenőrzés az első szinkron előtt	„Mutasd meg a cikkszám vagy vonalkód nélküli termékeket.”	Végigolvassa a katalógust, és listát ad, hogy az összekötéskor ne legyen duplikáció
Új árlista	„Itt az új árlista. Frissítsd az árakat a kódok alapján, és mutasd meg, melyik hiányzik.”	Összeveti a kódokat, megmutatja a változásokat, és jóváhagyás után menti
Egyeztetés a programmal	„Itt a program készletexportja. Mely termékeknél más a darabszám vagy az ár a webshopban?”	Cikkszám szerint összeveti a fájlt a webshoppal, és csak az eltéréseket adja vissza

1. Hozzon létre kulcsot. Az admin felületen nyissa meg a Beállítások → PAT tokenek menüt, és hozzon létre kulcsot. Ezt csak a webshop tulajdonosa teheti meg.
2. Válassza ki a jogokat. A „Csak olvasás” elég a kimutatásokhoz, módosításhoz területenként adjon jogot.
3. Kérje, hogy „előbb mutasd meg”. A webshopban végzett módosításoknak nincs visszavonás gombja, ezért minden változtatást hagyjon jóvá, mielőtt az asszisztens menti.

Gyakori hibák az ERP és a webshop összekötésénél

Az ERP és a webshop összekötésének legtöbb gondja az adatokból fakad: kódokból, árakból és mezőkből.

1. Kód nélküli vagy eltérő kódú termékek. Ha a cikkszám vagy a vonalkód nem egyezik, a szinkron új terméket hoz létre. Az első szinkron előtt vesse össze a kódokat.
2. Két helyen módosított ár. Ha a program a mérvadó az árra, az akciót a programban vagy a webshop kedvezményeként adja meg, különben a szinkron törli.
3. Felülírt leírások. XML-szinkronnál csak azokat a mezőket jelölje frissítendőnek, amelyek tényleg a programból jönnek. A webshopra írt leírás és kép így megmarad.
4. A programból törölt, de aktív termékek. XML-szinkronnál kapcsolja be a feedből eltűnt termékek inaktiválását, így nem adhat el olyat, ami már nincs a kínálatban.
5. Kettős számla. Ha az ERP állítja ki a számlát az online rendelésről, a Számlázz.hu automatikus számlája maradjon kikapcsolva, és fordítva. Hogyan működik a számlázás a rendelésből, azt a Számlázz.hu webshopos útmutatója írja le.
6. Élesítés próbarendelés nélkül. Adjon le legalább egy rendelést a webshopból, és ellenőrizze a programban, mielőtt kampányt indít.

Mikor van szüksége a webshopnak ERP rendszerre?

A webshopnak akkor kell ERP rendszer vagy készletkezelő, ha ugyanazt az árut egynél több helyen adja el, és a készletet kézzel másolják át. Ha csak online értékesít, a webshop saját készlete elég.

A jelek, hogy ideje összekötni a raktárt:

• Van üzlete, vendéglátóhelye vagy raktára, és ugyanazt az árut online is árulja.
• Az eMAG-on vagy más piactéren is értékesít, és a készletnek mindenhol egynek kell lennie.
• A könyvelés minden online rendelést a programban szeretne látni.
• Beszállítói katalógust tölt be több ezer tétellel, amely naponta változik.

Ha a vásárlónak egy adott raktár vagy üzlet készletét kell látnia, például a debreceni vásárlónak a Debrecenben elérhető árut, a Store Locations alkalmazás helyszínenként külön készletet vezet, és a hozzá kötött földrajzi zóna vásárlóinak mutatja. A részletek a raktár, fulfillment és ERP oldalon vannak, a raktározás kiszervezéséről pedig a fulfillmentről szóló cikk szól. Nagyobb, PIM-et, B2B portált vagy több webshopot használó vállalkozásnak az Enterprise oldal szól.

Ha most készíti a webshopot, kezdje a webshop készítés lépésről lépésre útmutatóval, és utána kösse be a raktárt.

Gyakran ismételt kérdések

Elakadt az ERP és a webshop összekötésénél? Írjon nekünk: support@cloudcart.com.