SmartBill facturare în magazinul online: facturi și stornări CloudCart

Pe scurt: în CloudCart, facturarea cu SmartBill funcționează printr-o aplicație care emite factura din comandă, automat la un singur status ales de tine (comandă nouă, plătită, finalizată sau onorată) sau manual, cu un clic. SmartBill trimite apoi fiecare factură la ANAF e-Factura în timp real. Un magazin are un singur CIF și un singur program de facturare activ.

Ghidul este scris de echipa CloudCart, platforma eCommerce fondată în Bulgaria, pentru magazinele online din România care facturează sau vor să factureze prin SmartBill. Îți arătăm ce câmpuri completezi în aplicație, ce se întâmplă cu fiecare tip de document și cum tratezi o factură greșită sau un retur. Faptele despre CloudCart sunt din documentația panoului de administrare și de pe pagina Facturi și e-Factura. Regulile fiscale sunt verificate în surse publice, cu data lor. Textul nu este consultanță fiscală: ce se aplică firmei tale îți confirmă contabilul.

Ce documente emite magazinul online prin SmartBill

Prin aplicația SmartBill, un magazin CloudCart emite trei tipuri de documente: factura fiscală, factura proformă și documentul de plată. Factura de stornare corectează o factură deja emisă și se face după procedura legală, descrisă mai jos.

Document	Când îl folosești	Cum apare în CloudCart
Factură	Orice vânzare, către persoană fizică sau firmă	Automat la statusul ales sau cu „Create manual document” din comandă
Factură proformă	Cerere de plată înainte de vânzare, de exemplu la transfer bancar	Alegi în setări o serie de tip proformă
Document de plată	Confirmi că ai încasat banii pentru o factură deja emisă	Se emite singur când comanda devine plătită și are deja o factură SmartBill
Anulare	Documentul trebuie scos din comandă	Butonul „Cancel document” din rândul SmartBill al comenzii
Factură de stornare	Retur total sau parțial, eroare de sumă	Se emite în contul SmartBill, unde este factura inițială

Diferența dintre factură și documentul de plată contează mai ales la plata ramburs. Factura poate pleca atunci când ambalezi coletul, iar documentul de plată apare când comanda devine plătită, adică după ce curierul îți virează banii. Cum alegi între ramburs și card găsești în articolul plata ramburs sau card.

Pentru cine este integrarea SmartBill în CloudCart

Integrarea SmartBill este pentru magazinele cu firmă în România care trebuie să trimită facturile în RO e-Factura și vor ca factura să plece din comandă, fără să o mai scrie cineva de mână în program. Din 1 ianuarie 2024 obligația acoperă facturile către firme, iar din 1 ianuarie 2025 și pe cele către persoane fizice, potrivit paginii Comisiei Europene eInvoicing in Romania, actualizată pe 20 octombrie 2026.

Ai nevoie de trei lucruri înainte de instalare: un abonament SmartBill plătit, contul SmartBill conectat la Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF și tokenul API din contul SmartBill. Pe pagina sa despre e-Factura, SmartBill arată că autorizarea în SPV se face cu certificatul digital calificat al antreprenorului sau al contabilului. Pașii pentru SPV și termenele sunt explicate în ghidul despre e-Factura ANAF pentru magazinul online.

Cum conectezi SmartBill la magazinul CloudCart

SmartBill se conectează din Aplicații → SmartBill, în două etape: întâi datele de acces, apoi setările documentelor. Setările apar abia după ce platforma verifică datele direct la SmartBill.

1. Instalează aplicația. În panoul de administrare deschide Aplicații și instalează SmartBill. Pregătește adresa de e-mail a contului SmartBill, tokenul API și CIF-ul firmei.
2. Introdu datele de acces. Completezi Email address, Token și CIF, apoi apeși Connect. Toate trei sunt obligatorii. Dacă un câmp lipsește, vezi mesajul exact, de exemplu „CIF is required”.
3. Verifică răspunsul SmartBill. La conectare, CloudCart cere lista de serii din contul tău SmartBill. Dacă SmartBill răspunde, datele sunt acceptate. Dacă nu, apare „Invalid credentials” și nimic nu se salvează.
4. Alege seria. În Series for documents alegi dintr-o listă care vine din contul tău SmartBill. Fiecare opțiune este o combinație de serie și tip, de exemplu seria facturilor sau seria proformelor, așa că o proformă nu poate folosi prefixul unei facturi.
5. Alege limba documentelor. Implicit documentele ies în română. Mai poți alege engleza, franceza, italiana, spaniola, maghiara sau germana. Limba aleasă se aplică tuturor documentelor.
6. Pornește emiterea automată. Activezi Automatically generate document și alegi în Create document in SmartBill when order status is un singur moment: comandă nouă, plătită, finalizată sau onorată.
7. Decide ce se creează în SmartBill. Create clients in SmartBill adaugă clientul din factură în SmartBill, iar Create products in SmartBill face același lucru cu produsele. Update the product quantity in SmartBill scade stocul din gestiunea SmartBill, din depozitul pe care îl scrii în Enter warehouse name.
8. Activează aplicația. SmartBill devine furnizorul de facturare al magazinului. Fă o comandă de test și verifică factura și confirmarea ANAF în contul tău SmartBill.

Important: opțiunea de actualizare a cantității modifică doar stocul din SmartBill. Stocul din CloudCart rămâne separat. Dacă stocul îl ții în magazin, las-o oprită, ca să nu ai două gestiuni care se contrazic. Cum funcționează stocul în magazin vezi pe pagina despre stocurile din CloudCart.

Ce moment alegi pentru emiterea automată

Momentul emiterii depinde de metoda de plată pe care o folosesc cei mai mulți clienți ai tăi. Poți alege un singur status pentru tot magazinul.

Status ales	Când pleacă factura	Potrivit pentru
Comandă nouă	Imediat ce clientul plasează comanda	Rar recomandat: comenzile anulate înainte de livrare au deja factură
Plătită	Când comanda devine plătită	Magazine cu plata cu cardul online
Onorată	Când adaugi expedierea comenzii	Magazine cu mult ramburs, unde factura intră în colet
Finalizată	Când comanda trece în statusul finalizat	Magazine care închid comanda după livrare

Dacă alegi „plătită”, la acel moment pleacă două apeluri către SmartBill: întâi factura, apoi documentul de plată pentru ea. O comandă cu proformă sau una care nu a ajuns niciodată în SmartBill nu primește document de plată automat.

Cum se emite factura automat și manual din comandă

Factura se emite automat la schimbarea statusului ales, iar manual cu butonul Create manual document din rândul SmartBill al comenzii. Rândul apare în pagina comenzii doar când aplicația este instalată și activă.

• Ce vezi după emitere. Rândul arată „SmartBill”, tipul documentului și numărul lui. Numărul este un link către documentul din SmartBill, iar lângă el apare butonul roșu Cancel document.
• Comenzile fără adresă de facturare. Cu Generate invoice only if billing address is provided pornit, o comandă fără adresă de facturare nu primește factură automat. Opțiunea apare doar când emiterea automată este activă.
• Nu există o verificare periodică. Emiterea automată pornește doar la evenimentul ales. Dacă un eveniment nu ajunge la SmartBill, comanda rămâne fără factură până o emiți tu cu Create manual document.

Moneda și TVA-ul de pe factură

CloudCart trimite comanda la SmartBill în moneda ei, fără conversie. Pentru facturi în lei, moneda magazinului trebuie să fie RON: o comandă de 249 lei ajunge în SmartBill ca 249 lei, iar o comandă în euro ajunge în euro.

Pentru TVA, SmartBill citește regula de TVA activă din Setări → Taxe și marchează fiecare rând al facturii cu TVA inclus sau fără TVA, după cum sunt setate prețurile. Fără o regulă de TVA activă, toate rândurile ajung în SmartBill ca prețuri fără TVA, chiar dacă în vitrină afișezi prețuri cu TVA. Verifică regula o dată, înainte de prima factură.

Anulare sau factură de stornare: ce alegi

Anularea scoate documentul din comandă și îl anulează în SmartBill, iar factura de stornare corectează o factură deja emisă, cu valori negative. Pentru o factură validată deja în RO e-Factura, corecția se face prin stornare, potrivit fiscalitatea.ro (25 februarie 2025), care trimite la art. 330 din Codul fiscal.

Ce face butonul Cancel document

1. Deschide comanda. În rândul SmartBill vezi numărul documentului și butonul Cancel document.
2. Anulează. CloudCart cere anularea în SmartBill. Apoi șterge din comandă numărul, seria, tipul și linkul documentului, așa că în magazin comanda arată ca și cum nu ar fi avut factură.
3. Verifică în SmartBill. Istoricul anulării rămâne în contul tău SmartBill. Anularea păstrează moneda facturii inițiale.
4. Emite documentul corect. După anulare, rândul SmartBill oferă din nou Create manual document, dacă trebuie emisă altă factură.

Important: SmartBill trimite factura la ANAF în timp real, deci de cele mai multe ori factura este deja în sistem când găsești greșeala. Înainte să folosești Cancel document, întreabă contabilul dacă în cazul tău se aplică anularea sau stornarea.

Factura de stornare la un retur

Factura de stornare se emite când clientul returnează produsele, total sau parțial. La un retur parțial se stornează doar cantitatea returnată. Ghidul fiscalitatea.ro despre stornarea în e-Factura (30 august 2024) descrie două variante: o singură factură care preia numărul și data facturii corectate, cu valorile inițiale cu minus și valorile corecte, sau două facturi, una cu minus și una cu valorile corecte. Toate se transmit la ANAF.

Pentru o factură emisă prin SmartBill, stornarea o faci în contul SmartBill, unde se află factura inițială. Comanda din CloudCart păstrează linkul către documentul SmartBill, așa că găsești factura de stornat dintr-un clic.

Clientul are 14 zile de la livrare să se retragă din contract fără să spună motivul, potrivit portalului Your Europe (verificat pe 28 aprilie 2026). Banii pentru o plată cu cardul se returnează din comandă, din rândul plății, iar returul se înregistrează în pagina Comenzi și retururi. Termenele și drepturile clientului sunt explicate în ghidul despre retururi și drepturile consumatorului.

Ce conține factura de stornare și de ce are minus

Factura de stornare are valori negative, pentru că scade vânzarea înregistrată prin factura inițială. Ea face trimitere la numărul și data facturii corectate și se transmite în RO e-Factura la fel ca orice factură.

Situație	Ce faci	Unde
Clientul returnează toată comanda de 249 lei	Factură de stornare pentru tot, cu -249 lei	În SmartBill; returul și rambursarea în comanda CloudCart
Clientul returnează un produs de 79 lei din comandă	Factură de stornare doar pentru produsul returnat, cu -79 lei	În SmartBill, pentru cantitatea returnată
Preț greșit pe factură, găsit după trimiterea la ANAF	Stornare și factură nouă cu prețul corect	În SmartBill
Factură emisă la comanda greșită, înainte să ajungă în sistem	Întrebi contabilul dacă se poate anula	Cancel document în comanda CloudCart

Factura de stornare pentru o factură din luna trecută

O factură din luna trecută se stornează la fel ca una din aceeași lună: factura de stornare primește data emiterii ei și face trimitere la factura inițială. Exemplu: o comandă facturată pe 28 septembrie și returnată pe 3 noiembrie primește în noiembrie o factură de stornare care preia numărul și data facturii din septembrie.

• Termenul de transmitere. Și factura de stornare se transmite în RO e-Factura în cel mult 5 zile calendaristice de la emitere, ca orice factură, potrivit paginii Comisiei Europene.
• Moneda rămâne aceeași. Prin integrare, SmartBill nu poate emite corecția în altă monedă decât factura inițială.
• Un singur CIF. Factura și stornarea ei sunt pe aceeași firmă, cea din setările aplicației. Dacă ai schimbat CIF-ul între timp, discută cu contabilul înainte de orice corecție.

Unde găsești facturile și ce îi dai contabilului

Facturile emise prin SmartBill se găsesc în contul tău SmartBill, iar fiecare comandă din CloudCart păstrează numărul, seria și linkul documentului. Confirmarea de la ANAF pentru fiecare factură o vezi tot în SmartBill.

Verificarea lunară o poate face un asistent AI. Conectezi Claude Code, ChatGPT Codex, Gemini CLI sau Cursor la magazin printr-un token PAT doar pentru citire și scrii: „Arată comenzile plătite din octombrie care nu au document SmartBill.” Primești lista și emiți documentele lipsă cu Create manual document.

SmartBill, FGO sau facturarea integrată CloudCart

Pentru un magazin din România, SmartBill este programul de facturare prin care CloudCart trimite facturile în RO e-Factura. CloudCart are și facturare integrată, cu facturi și facturi de stornare direct din comandă, iar printre aplicațiile de facturare se află și FGO.

Varianta	Cine dă numărul	Ce trebuie știut
SmartBill	SmartBill, după seria aleasă	Trimite fiecare factură la ANAF e-Factura în timp real; cere abonament SmartBill plătit
FGO	FGO, cu serie și număr	Aplicație de facturare cu abonament FGO; documentele se emit și se anulează din comandă
Facturarea integrată CloudCart	CloudCart, după numerotarea magazinului	Factură și factură de stornare din comandă, PDF pe e-mail și export

Magazinul are un singur furnizor de facturare activ. SmartBill nu rulează în paralel cu alt program de facturare în același magazin, deci alegi unul și numerotarea stă într-un singur loc. Dacă ai două firme, fiecare are magazinul ei, conectat la contul SmartBill cu propriul CIF.

Dacă muți magazinul de pe WooCommerce, Shopify sau OpenCart, comenzile vechi se transferă și se păstrează separat, iar facturile noi pornesc din seria SmartBill pe care o alegi. Pașii sunt pe pagina migrare la CloudCart și în ghidul despre importul de pe altă platformă.

Bune practici pentru facturarea cu SmartBill

1. Testează cu o comandă proprie. Comanda de test îți arată seria, limba, TVA-ul de pe rânduri și confirmarea ANAF, înainte să le vadă un client. Pentru teste fără facturi reale, introdu în setări datele unui cont de test SmartBill.
2. Setează moneda magazinului în RON. CloudCart nu convertește moneda comenzii, deci o comandă în euro ajunge în SmartBill în euro.
3. Verifică regula de TVA. Fără o regulă de TVA activă, rândurile ajung fără TVA. Uită-te în Setări → Taxe înainte de prima factură.
4. Alege statusul după plata dominantă. „Plătită” pentru card, „onorată” pentru ramburs, ca factura să nu plece pentru comenzi anulate.
5. Cere datele firmei în Checkout. La clienții firme ai nevoie de denumire, CUI și adresă. Câmpurile se setează în Checkout.
6. O singură gestiune. Ține stocul fie în CloudCart, fie în SmartBill. Două gestiuni care scad aceleași produse se contrazic repede.
7. Verifică săptămânal comenzile fără document. Emiterea automată nu reia evenimentele pierdute, iar o comandă rămasă fără factură se vede doar dacă o cauți.

Greșeli de evitat

• Factura emisă la comanda nouă. Comenzile anulate înainte de livrare rămân cu factură și cer corecții. Alege un status de după plată sau expediere.
• Anularea unei facturi deja ajunse la ANAF. O factură validată în RO e-Factura se corectează prin stornare. Întreabă contabilul înainte de Cancel document.
• Stocul scăzut de două ori. Actualizarea cantității în SmartBill pornită, deși stocul îl ții în CloudCart, dă două valori diferite pentru același produs.
• Comenzile fără adresă de facturare. Cu opțiunea de adresă obligatorie pornită, clientul care nu a completat adresa nu primește factură automat. Completează adresa și emite manual.
• Două firme într-un singur magazin. Aplicația ține un singur CIF. Pentru a doua firmă ai nevoie de al doilea magazin și de al doilea cont SmartBill.

Dacă abia pornești magazinul, facturarea se setează împreună cu plățile și livrarea. Ordinea pașilor este în ghidul cum creezi un magazin online, iar curierii în articolul despre livrare și curieri. Prețurile planurilor sunt pe pagina prețuri CloudCart.

Întrebări frecvente

Facturarea, plățile și curierii se setează din același panou, iar un magazin nou plătește 1 € pe lună în primele 3 luni, pe orice plan. Creează magazinul la 1 € și conectează SmartBill înainte de prima comandă. Ai o întrebare despre facturare? Scrie-ne la support@cloudcart.com.