ANAF și vânzările online: când îți trebuie casă de marcat și bon

Pe scurt: magazinul online care livrează prin curier nu are, de regulă, nevoie de casă de marcat. OUG 28/1999 scutește de aparatul de marcat comerțul prin corespondență, iar ANAF încadrează aici vânzarea pe internet (CAEN 4791). Bonul fiscal devine obligatoriu când încasezi tu banii pe loc: la ridicarea din showroom sau la livrarea cu mașina proprie a magazinului.

Articolul este scris de echipa CloudCart, platforma eCommerce fondată în Bulgaria, pentru magazinele online din România care vând către persoane fizice. Regulile sunt verificate în textul consolidat al OUG 28/1999 pe Portalul Legislativ, în tabelul ANAF cu modificările aduse de Legea 296/2023 și în analiza „Comerț online: există sau nu obligația emiterii bonului fiscal?” de pe contabilul.manager.ro. Faptele despre CloudCart sunt din documentația panoului de administrare. Textul nu este consultanță fiscală: ce se aplică firmei tale îți confirmă contabilul.

Ce spune OUG 28/1999 despre casa de marcat

OUG 28/1999 este actul care stabilește cine folosește aparate de marcat electronice fiscale (AMEF, casa de marcat) și cine emite bon fiscal. Regula generală este în art. 1 alin. (1): operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau cu cardul, contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul și a serviciilor prestate direct către populație folosesc casă de marcat. Art. 1 alin. (2) adaugă că bonul fiscal se înmânează clientului, iar la cerere i se eliberează și factură.

Excepțiile sunt în art. 2. Pentru un magazin online contează litera h): sunt exceptate încasările din comerțul cu amănuntul prin comis-voiajori și prin corespondență, cu excepția livrărilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine și unități de alimentație publică, pe bază de comandă. Pentru activitățile de la lit. h) încasate în numerar fără casă de marcat, art. 2¹ cere emiterea de chitanțe.

Legea nu folosește cuvântul „internet”. Analiza din contabilul.manager.ro citează un punct de vedere publicat de ANAF, potrivit căruia livrările la domiciliu din comenzi online intră la comerțul prin corespondență (CAEN 4791, „comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet”), așa că nu există obligația de casă de marcat nici la plata ramburs. Din această regulă vin trei întrebări practice, la care răspund secțiunile de mai jos:

• Cum plătește clientul? Cu cardul în site, prin transfer bancar sau ramburs la curier.
• Cine încasează banii? Banca, procesatorul de plăți, curierul sau tu, direct, în numerar.
• Unde se predă marfa? Prin curier, la locker, la sediul curierului sau la tine în magazin.

Ce document emiți la fiecare metodă de plată

Documentul pentru client depinde de cine încasează banii și de locul unde se face vânzarea. Tabelul adună cazurile obișnuite ale unui magazin online din România, după OUG 28/1999 și analiza citată mai sus:

Cum plătește clientul	Cine încasează	Casă de marcat	Documentul pentru client
Card în site, Apple Pay, Google Pay	procesatorul de plăți, apoi contul firmei	nu, comerț prin corespondență	factura emisă din comandă
Transfer bancar (de obicei după o proformă)	contul firmei	nu	factura
Ramburs la FAN Courier, DPD Romania, Cargus sau GLS	curierul, care îți virează banii	nu, potrivit punctului de vedere ANAF citat	factura în colet, documentul de încasare de la curier
Numerar la livrarea cu mașina proprie a magazinului	tu, pe loc	da, excepția de la lit. h) nu acoperă livrările la domiciliu ale magazinelor	bon fiscal (și factură, dacă o cere clientul)
Ridicare din showroom, plata cash sau cu cardul la POS	tu, la tejghea	da, art. 1 alin. (1)	bon fiscal (și factură, dacă o cere clientul)

Important: obligația o decid locul și modul încasării. Dacă vinzi online și ai și un punct de lucru unde clienții plătesc pe loc, comenzile livrate prin curier merg pe factură, iar vânzările de la tejghea merg pe casa de marcat.

Ce vede ANAF din vânzările online

ANAF vede vânzările online din trei surse: facturile din RO e-Factura, extrasele de cont și declarațiile curierilor pentru ramburs. Faptul că nu emiți bon fiscal nu face vânzarea invizibilă pentru fisc.

• RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2025, firmele stabilite în România transmit în sistem și facturile către persoane fizice, în cel mult 5 zile calendaristice de la emitere, potrivit paginii Comisiei Europene eInvoicing in Romania. Pentru un magazin online, factura este documentul care ține locul bonului fiscal. Pașii sunt în ghidul despre e-Factura pentru magazinul online.
• Declarația 395 a curierilor. Furnizorii de servicii poștale care livrează colete cu ramburs în România raportează lunar la ANAF coletele livrate efectiv: numărul AWB, suma rambursului, numele și codul fiscal al expeditorului și datele destinatarului. Formularul și instrucțiunile sunt pe pagina ANAF a declarației 395.
• Banii din cont. Plățile cu cardul și transferurile intră în contul firmei, iar rambursul vine prin viramentul curierului, cu borderoul lui.

Concluzia practică: fiecare comandă trebuie să aibă un document emis de magazin, iar sumele din factură trebuie să se potrivească cu rambursul raportat de curier și cu banii din cont. Diferențele dintre aceste trei surse sunt cele care ridică întrebări la un control.

Ai nevoie de casă de marcat pentru magazinul online?

Pentru majoritatea magazinelor online din România, nu. Un magazin care primește plata cu cardul în site și ramburs prin curier, fără vânzări la tejghea, se încadrează la comerțul prin corespondență din art. 2 lit. h) din OUG 28/1999. Documentul pentru client este factura, emisă din comandă și transmisă în RO e-Factura.

Casa de marcat devine necesară în trei situații, toate legate de încasarea directă:

1. Ai un showroom sau un punct de ridicare unde clientul plătește. Vânzarea la tejghea este livrare cu amănuntul către populație, cu încasare în numerar sau cu cardul, deci intră sub art. 1 alin. (1).
2. Livrezi cu mașina și oamenii tăi și iei banii la ușă. Excepția de la lit. h) exclude expres livrările la domiciliu făcute de magazine pe bază de comandă.
3. Vinzi la târguri sau evenimente. Clientul plătește pe loc, iar comanda nu mai trece prin corespondență.

Dacă ai deja casă de marcat pentru magazinul fizic, ea rămâne pentru vânzările de acolo. Comenzile online livrate prin curier nu trec prin ea.

Bonul fiscal la plata ramburs

La plata ramburs prin curier, magazinul nu emite bon fiscal, potrivit punctului de vedere ANAF citat de contabilul.manager.ro: comanda online livrată la domiciliu este comerț prin corespondență, indiferent că plata se face cash la livrare. Clientul primește factura, de obicei în colet sau pe e-mail, iar curierul încasează suma în numele tău și ți-o virează.

Câteva reguli care țin rambursul curat la un control:

• Suma rambursului este egală cu totalul facturii. Transportul plătit de client apare pe factură, ca rând separat.
• Factura se emite înainte de expediere. Așa ajunge în colet, iar termenul de 5 zile pentru RO e-Factura curge de la emitere.
• Viramentele curierului se leagă de comenzi. Borderoul de ramburs arată ce AWB-uri a plătit curierul, iar contabilul le potrivește cu facturile.
• Coletele refuzate se tratează ca retur. Factura emisă se stornează, ca la orice produs întors.

Rambursul are și un cost: comisionul curierului, banii care vin după livrare și coletele refuzate. Calculul cu cifre este în articolul plata ramburs sau card.

Showroom și magazin online: ce se schimbă

Showroom-ul are casă de marcat, magazinul online are facturi. Cele două fluxuri trăiesc în paralel, iar greșeala obișnuită este amestecarea lor: o comandă online plătită cash la ridicare și înregistrată doar ca factură, fără bon.

	Comandă online livrată prin curier	Ridicare din showroom, plata pe loc
Temeiul	art. 2 lit. h) OUG 28/1999 (corespondență)	art. 1 alin. (1) OUG 28/1999
Documentul	factura	bon fiscal, plus factură la cerere
Drumul la ANAF	RO e-Factura, în 5 zile de la emitere	casa de marcat conectată la sistemul ANAF
Cine ține evidența	programul de facturare	casa de marcat și programul de gestiune

O soluție simplă pentru ridicarea din showroom este plata online înainte de ridicare: clientul plătește cu cardul în Checkout, iar la tejghea doar preia coletul. Dacă plata se face totuși la tejghea, ea trece prin casa de marcat. Platforma CloudCart nu este o casă de marcat: vânzările de la tejghea rămân pe casa cu care lucrezi, iar comanda online așteaptă până o marchezi ca plătită. Detaliile sunt pe pagina Magazin online pentru magazinul fizic.

Cum configurezi magazinul fără casă de marcat în CloudCart

Configurarea se face o singură dată, înainte de prima comandă. După ea, fiecare comandă are factura ei, iar rambursul și plata cu cardul se văd în aceeași listă de comenzi.

1. Conectează SmartBill. Aplicații → SmartBill. Introduci e-mailul contului SmartBill, tokenul API și CIF-ul firmei; la salvare, platforma verifică datele direct la SmartBill.
2. Alege seria și momentul emiterii. Seriile vin din contul tău SmartBill. Pentru ramburs, emiterea la „expediată” pune factura în colet; pentru card, „plătită” este de obicei alegerea potrivită.
3. Setează moneda magazinului în RON. CloudCart trimite comanda la SmartBill în moneda ei, fără conversie, deci factura iese în lei.
4. Pornește metodele de plată. CloudCart Pay pentru card, Apple Pay și Google Pay, ramburs și transfer bancar, după cum lucrezi.
5. Conectează curierii. FAN Courier pentru adresă, sediu și locker, DPD Romania, Cargus, GLS sau BOX NOW, fiecare cu contractul și datele API primite de la curier.
6. Fă o comandă de test cu ramburs. Verifică factura în SmartBill, confirmarea ANAF și AWB-ul generat din comandă.

La final de lună, compară comenzile cu facturile. Dacă ai conectat magazinul la un asistent AI precum Claude Code sau ChatGPT Codex printr-un token PAT doar pentru citire, o propoziție ca „Arată comenzile cu ramburs livrate luna trecută, cu suma și numărul facturii” îți dă lista pe care o potrivești cu borderoul curierului. Configurarea completă a aplicației este în ghidul facturi SmartBill în CloudCart.

Exemplu: luna unui magazin cu showroom

Exemplu ipotetic, cu cifre rotunde. Un magazin de articole pentru casă din Cluj-Napoca are 300 de comenzi online într-o lună și un mic showroom pentru ridicare:

Comenzi	Plata	Document	Casă de marcat
140	Ramburs FAN Courier și DPD Romania, coș mediu 210 lei	factură în colet	nu
120	Card prin CloudCart Pay	factură la statusul „plătit”	nu
25	Transfer bancar, clienți firme	proformă, apoi factură cu CUI	nu
15	Ridicare din showroom, cash sau card la POS	bon fiscal (și factură la cerere)	da

285 de comenzi trec doar prin factură și RO e-Factura. Cele 15 plătite la tejghea trec prin casa de marcat a showroom-ului. Dacă magazinul ar cere plata online și pentru ridicări, casa de marcat ar rămâne doar pentru clienții care intră direct în showroom.

Poți vinde online fără firmă?

Vânzarea online repetată, cu scop de profit, cere o formă de organizare: PFA, II, IF sau SRL, cu un cod CAEN potrivit, de obicei 4791. Persoana fizică fără firmă care vinde des prin ramburs apare oricum în declarația 395 a curierului, cu numele și suma fiecărui colet. Alegerea între PFA și SRL este o decizie fiscală, pe care o iei cu contabilul înainte de primul colet. Diferențele sunt în articolul PFA sau SRL pentru magazinul online.

Sunt și limite practice. Pentru RO e-Factura ai nevoie de acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) și de un program de facturare autorizat. Plățile cu cardul prin CloudCart Pay ajung într-un cont bancar pe care îl introduci la înregistrare, cu datele firmei.

Greșeli de evitat

• Încasare cash la ridicare fără bon. Este vânzare la tejghea, deci intră sub regula casei de marcat.
• Livrare proprie cu bani la ușă, fără casă de marcat. Excepția pentru comerțul prin corespondență nu acoperă livrările la domiciliu făcute chiar de magazin.
• Comenzi ramburs fără factură. Curierul raportează coletul la ANAF, iar în evidența ta nu există niciun document pentru el.
• Sume diferite între factură și ramburs. Transportul sau o reducere adăugată la telefon schimbă suma încasată de curier, dar nu și factura.
• Factura emisă după termenul de 5 zile. Emiterea automată din comandă elimină facturile uitate.
• Moneda magazinului în euro pentru clienți din România. Factura iese în moneda comenzii; pentru lei, setează RON.

Amenzile pentru bonul fiscal neemis

Pentru cine are obligația de casă de marcat, neemiterea bonului fiscal este contravenție după art. 10 lit. c) din OUG 28/1999. Din 1 ianuarie 2024, Legea 296/2023 a modificat art. 11, iar amenda depinde de suma nejustificată și de ponderea ei în vânzările înregistrate, potrivit tabelului ANAF:

Suma nejustificată	Sub 3% din vânzări	Peste 3% din vânzări
până la 300 lei	2.000 lei	5.000 lei
între 300 și 1.000 lei	6.000 lei	12.000 lei
peste 1.000 lei	15.000 lei	30.000 lei

În toate cazurile se adaugă confiscarea sumei nejustificate. Pentru un magazin online, riscul apare de obicei la showroom sau la livrarea proprie, adică exact acolo unde comanda iese din regula comerțului prin corespondență. Pentru facturile netransmise în RO e-Factura există sancțiuni separate, pe care ți le spune contabilul.

Checklist fiscal pentru magazinul online

Trece prin listă înainte de lansare și de fiecare dată când adaugi o metodă de plată sau un punct de ridicare:

1. Firma are codul CAEN potrivit pentru vânzarea online, iar contabilul a confirmat încadrarea la comerțul prin corespondență.
2. Fiecare comandă primește factură automat, la statusul potrivit metodei de plată.
3. SmartBill este conectat la SPV, iar prima factură de test are confirmarea ANAF.
4. Rambursul este egal cu totalul facturii, inclusiv transportul.
5. Plata la ridicare trece prin casa de marcat sau se face online înainte de ridicare.
6. Pagina de retur spune clar termenul de 14 zile și cum se rambursează banii, iar factura produsului returnat se stornează.

Dacă abia îți faci magazinul, ordinea pașilor este în ghidul cum creezi un magazin online, iar metodele de plată sunt explicate în metode de plată în magazinul online. Curierii și AWB-ul sunt în articolul despre AWB cu FAN Courier, DPD și Cargus. Oricâte comenzi ai, CloudCart nu ia procent din vânzări: 0% comision pe vânzări, plătești doar planul, cu prețurile pe pagina prețuri CloudCart.

Întrebări frecvente

Ai o întrebare despre facturile sau curierii din magazin? Scrie-ne la support@cloudcart.com.