Fulfillment webshopnak: saját raktár, bérraktár vagy 3PL szolgáltató

Röviden: a fulfillment a webshop logisztikájának kiszervezése. Egy külső logisztikai szolgáltató (3PL) átveszi és tárolja az árut, minden rendelést összeszed, becsomagol és átad a futárnak. Akkor éri meg, ha a csomagolás elviszi az értékesítésre szánt időt, vagy ha a szezonális csúcs nem fér el a saját raktárban. A vásárló felé a felelősség a törvény szerint az Öné marad.

Ez az útmutató a CloudCart csapatától, az e-kereskedelmi platformtól származik. Az uniós és a magyar jogszabályokat az EUR-Lexen és a Nemzeti Jogszabálytárban néztük meg, a beállításokat pedig úgy írjuk le, ahogy az admin felületen működnek.

Mi a fulfillment, és mit tartalmaz a fulfillment szolgáltatás?

A fulfillment (angolul fulfillment, „a rendelés teljesítése”) mindaz, ami a rendeléssel a fizetés után és a futár előtt történik: az árut megkeresik a polcon, összeszedik, becsomagolják, felcímkézik és átadják kiszállításra. Az a cég, amely ezt díj ellenében végzi, a 3PL (third-party logistics, harmadik fél általi logisztika) vagy fulfillment központ.

Az uniós jog pontos meghatározást ad. Az (EU) 2019/1020 rendelet 3. cikkének 11. pontja szerint, amelyet 2021. július 16-tól kell alkalmazni, logisztikai szolgáltató az, aki a négy szolgáltatás közül legalább kettőt kínál: raktározás, csomagolás, címzés és feladás, anélkül, hogy az áru tulajdonosa lenne. A postai és a futárszolgáltatók nem tartoznak ebbe a körbe.

A teljes körű fulfillment szolgáltatás általában hat lépésből áll:

1. Áruátvétel. A beérkező szállítmányt megszámolják, összevetik a szállítólevéllel, és minden termék SKU vagy vonalkód szerint helyet kap a polcon.
2. Tárolás. Az áru polcon, dobozban vagy raklapon áll. A díj jellemzően havi, az elfoglalt hely szerint.
3. Komissiózás (pick). A raktáros összeszedi a termékeket a polcokról, többnyire vonalkódolvasóval.
4. Csomagolás (pack). Az áru dobozba vagy tasakba kerül töltőanyaggal, a megállapodott dokumentumokkal és szórólapokkal együtt.
5. Címke és átadás a futárnak. A csomag szállítási címkét kap, és a rendelés időpontjától függően még aznap vagy a következő munkanapon elindul.
6. Visszáru és készlet. A visszaküldött csomagot ellenőrzik, visszateszik a polcra vagy selejtként félreteszik, a készletről pedig jelentést kap.

A futártól a vásárlóig tartó út a következő lépés. Hogy ez hogyan működik a GLS-szel a webshopból, azt a GLS csomagküldésről szóló cikk írja le.

Bérraktár vagy fulfillment: melyik éri meg jobban egy webshopnak?

A bérelt raktár saját emberekkel akkor jobb választás, ha a rendelésszám egyenletes, és az áru figyelmes csomagolást igényel. A fulfillment akkor éri meg jobban, ha a forgalom ingadozik, erős a szezonális csúcs, és nincs embere a raktárhoz. Bérraktárnál az üres helyet és az üresjáratban töltött órákat is kifizeti, 3PL-nél csak az elfoglalt polcokat és a feldolgozott rendeléseket.

A négy modell mindegyike működik CloudCart webshoppal:

Modell	Állandó költség	Kontroll a csomagolás felett	Csúcsidőszak (Black Friday, karácsony)	Kapcsolat a webshoppal
Raktár otthon vagy az irodában	szinte semmi	teljes	nehéz, mindent Ön csinál	rendelések és szállítási címkék az admin felületről
Bérelt raktár saját emberekkel	bérleti díj, bérek, eszközök	teljes	alkalmi munkaerővel és túlórával	Pick & Pack terminálok és tömeges címkenyomtatás
Fulfillment központ (3PL)	havi minimumdíj és tárolás, ha a szerződésben szerepel	szerződés szerint: doboz, szórólap, szalag	a 3PL viszi, ha van lekötött kapacitás	webhook és API a 3PL rendszeréhez
Dropshipping	nincs raktár	szinte semmi	a beszállítótól függ	XML szinkronizálás és a „Beszállítók” alkalmazás

Ha raktárat bérelne, a bérleti díjat a tényleges kihasználtsággal vesse össze: a nyáron félig üres, decemberben zsúfolásig teli raktárért egész évben fizet. Ha egyáltalán nem szeretne raktárat, nézze meg, hogyan működik a dropshipping, és mennyi marad egy rendelésen.

Mikor érdemes a raktárat fulfillment központra bízni?

A raktár kiszervezése akkor éri meg, ha az alábbi helyzetek közül legalább kettő az elmúlt három hónap adatai szerint mindennapos gond.

• A csomagolás elviszi a napot. A tulajdonos naponta órákat csomagol, ahelyett hogy a hirdetéseken és a termékeken dolgozna.
• A hibák költségként jönnek vissza. Rossz méret, hiányzó termék, rossz címre küldött csomag. Minden hiba dupla szállítás és egy elégedetlen vásárló.
• A csúcs nem fér bele. Novemberben és decemberben feltorlódnak a rendelések, és a csomagok napos késéssel indulnak.
• Elfogyott a hely. A következő beszállítói szállítmány nem fér be, egy nagyobb bérraktár pedig évekre szóló új szerződést jelent.
• Aznapi feladást szeretne. A szerződésben rögzített rendelésleadási határidővel (cut-off) a 3PL minden addig beérkezett rendelést még aznap felad.
• Más országban is értékesít. A vásárlókhoz közeli raktár rövidíti a szállítást, de adózási kötelezettséggel jár, erről lent írunk.

A fulfillment rossz választás kézműves és személyre szabott termékekhez, darabonként ellenőrzött árukhoz és kis forgalomhoz, ahol a 3PL havi minimumdíja meghaladja a saját raktár költségét.

Mennyibe kerül a fulfillment: így számolja ki egy rendelés árát

A fulfillment árát egy rendelésre vetítve érdemes számolni: feldolgozás, csomagolóanyag, a havi tárolás és áruátvétel rendelésre jutó része és a futár. A 3PL ajánlatokat ezen a teljes összegen hasonlítsa össze, soha ne csak a rendelésenkénti díjon.

Díjtétel	Hogyan számlázzák általában	Mit kérdezzen meg
Áruátvétel (betárolás)	raklaponként, dobozonként vagy termékenként	Minden darabot megszámolnak-e, és mennyi idő alatt kerül az áru a polcra
Tárolás	raklaphelyenként, polconként vagy köbméterenként havonta	Az átlagos vagy a legnagyobb elfoglalt hely után fizet
Rendelésfeldolgozás (pick & pack)	rendelésenként, felárral minden további tételért	Hány tétel fér bele az alapdíjba
Csomagolóanyag	dobozonként, tasakonként és töltőanyagonként, vagy a feldolgozás része	Használhatják-e az Ön márkázott dobozait
Futár	a 3PL vagy az Ön futárszerződése szerint	Melyik futár, házhoz vagy csomagpontra, milyen utánvétdíjjal
Visszáru	visszaküldött csomagonként, ellenőrzéssel és visszatárolással	Hány nap alatt nézik át, és hogyan értesítik
Havi minimumdíj és integráció	fix összeg, ha a rendelések száma a küszöb alatt marad	Van-e egyszeri bekötési díj, és milyen hosszú a szerződés

Az összehasonlítás képlete

3PL esetén: egy rendelés ára = feldolgozás + tételfelár + csomagolóanyag + (havi tárolás + havi áruátvétel) / havi rendelésszám + futár. Adja hozzá a visszáru rendelésre jutó részét is: a visszárudíjat szorozza meg a visszaküldött rendelések arányával.

Saját bérraktár esetén: egy rendelés ára = (bérleti díj + rezsi és őrzés + a raktári dolgozók bére és járulékai + az eszközök havi része) / havi rendelésszám + csomagolóanyag + futár. Számolja ki külön egy csendes hónapra és decemberre.

Egy példa a számolás menetére, kitalált számokkal: ha a 3PL havi tárolási és betárolási díja összesen 90 000 Ft, és havonta 600 rendelést ad fel, a rendelésenkénti rész 150 Ft. Ehhez jön a feldolgozás, az anyag és a futár. Írja be a saját ajánlataiból kapott díjakat, és ugyanígy számolja végig a bérraktárat is. Hogy a végösszeg mennyit hagy meg az árrésből, azt az árrés számításáról szóló cikk mutatja meg.

A saját raktárban töltött óráit is árazza be annak a dolgozónak a bérén, aki átvenné őket.

Mit nézzen meg a fulfillment szolgáltatóval kötött szerződésben?

A 3PL szerződésnek fednie kell azokat a határidőket, amelyeket a jog a vásárló felé Önre ró, mert a vásárlónak Ön felel. A 2011/83/EU fogyasztói jogi irányelv 18. cikke szerint, amelyet 2014. június 13-tól kell alkalmazni, a kereskedő eltérő megállapodás hiányában legkésőbb a szerződéskötéstől számított 30 napon belül szállít. A 20. cikk szerint a sérülés vagy elvesztés kockázata csak akkor száll át a vásárlóra, amikor ő vagy az általa kijelölt személy (a fuvarozót kivéve) birtokba veszi az árut. Az úton összetört vagy elveszett csomag az Ön gondja, bármi áll is a raktárral kötött szerződésben.

1. Rendelésleadási határidő és feladási idő. Hány óráig beérkezett rendelés indul még aznap, és mi történik szombaton, vasárnap és ünnepnapokon.
2. Pontosság és felelősség a hibákért. Ki fizeti a második szállítást rossz vagy hiányzó termék esetén, és hogyan bizonyítható a hiba.
3. Raktári kár és hiány. Milyen értékig felel a 3PL, beszerzési vagy eladási áron, és van-e biztosítás az árura.
4. Visszáru a törvényes határidőn belül. A 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet 20. §-a szerint a vásárló a termék átvételétől számított 14 napon belül indokolás nélkül elállhat, a 23. § szerint pedig Önnek az elállásról való tudomásszerzéstől számított 14 napon belül vissza kell térítenie a vételárat. A visszaküldött csomag átnézése legyen gyorsabb ennél.
5. Készlet és leltár. Milyen gyakran kap készletjelentést, hogyan kezelik a selejtet, és ki fizeti a leltárhiányt.
6. Utánvét. Kinek a futárszerződésével indulnak a csomagok, és hány nap alatt ér az utánvét összege az Ön számlájára.
7. Kilépés a szerződésből. A felmondási idő, a kitárolás díja, és mennyi idő alatt kapja vissza az árut, ha raktárat vált.

Hogy a visszáruról szóló oldal és az elállási nyilatkozat hogyan illeszkedjen a raktári folyamathoz, azt a szavatosságról és az elállásról szóló cikk írja le.

Hogyan jutnak el a webshop rendelései a raktárba?

A rendeléseknek maguktól kell eljutniuk a raktárba, e-mailes továbbítás nélkül. A CloudCartban ennek két útja van: webhook és API a külső 3PL rendszeréhez, illetve Pick & Pack terminálok a saját raktárhoz. A lehetőségek a Raktár, fulfillment és ERP oldalon vannak összegyűjtve.

Külső 3PL: webhook és API

A fulfillment szolgáltató rendszerét a webshophoz az ő programozója vagy az Öné köti be. A Beállítások → Webhooks menüben megadja a raktári rendszer címét és az eseményt, például az új vagy a módosított rendelést. A webshop minden eseménynél elküldi oda a rendelést, és 20 perc alatt legfeljebb 6 kísérletet tesz. Ha mind sikertelen, a webhook kikapcsol, és Ön e-mailt kap.

A másik irányban a raktár az API-n keresztül frissíti a készletet, a Beállítások → API kulcsok menüben létrehozott kulccsal. Az API a Starter Packtől érhető el, a Baby Packben nincs API. A percenkénti kéréskeret csomagonként nő: Starter Pack 50, CC Pro 100, CC Master 150. A fejlesztőknek szóló leírást a fejlesztői oldalon találja.

Fontos: ha utánvétet is elfogad, a webhookot az új rendelés eseményére állítsa. Az utánvétes rendelés csak a kézbesítés után lesz fizetett, így a „fizetett” állapotra várva a raktár későn kapná meg.

Saját raktár vagy bérraktár: Pick & Pack

Ha raktárat és embereket bérel, a Pick & Pack alkalmazás táblagépen futó terminált ad a raktárnak: a raktáros látja a rendelések sorát, beolvassa a termékeket, megszámolja a csomagokat, jelzi a hiányzó tételt, és megerősíti a feladást. A terminál egy mentett beállítás saját címmel, amely több táblagépen is megnyitható, és bármilyen USB-s vagy Bluetooth-os vonalkódolvasóval működik. A csomagok oldala szerint a Baby Pack, a Starter Pack és a CC Pro 1, a CC Master 2 terminált tartalmaz.

Sok rendelés címkéjét és szállítólevelét egyszerre a Bulk print alkalmazással nyomtatja, A6-os hőnyomtatós vagy A4-es formátumban, miután a rendelések között kiszűrte őket. Napi 3 rendelés tömeges nyomtatása benne van az alkalmazásban, efölött napi csomagok vannak 24,99 €/hónaptól.

Csomagolás és unboxing: hogyan adja el a doboz a következő rendelést?

Fulfillmentnél a csomagolást részletesen le kell írni a szerződésben, mert ez a vásárló első kézzelfogható találkozása a márkájával. Az unboxing (kicsomagolás) az a pillanat, amikor a vásárló kinyitja a csomagot.

• Méretre szabott doboz. A nagy doboz sok töltőanyaggal drágítja a futárt. Adjon a raktárnak 3-4 szabványméretet és egy szabályt arra, melyik termék melyikbe kerül.
• Védelem az áru típusa szerint. Üveg és kozmetikum elválasztóval, textil tasakban, elektronika az eredeti dobozában, külső kartonnal.
• Márkajel, amelyet a raktár meg tud ismételni. Márkázott ragasztószalagot vagy matricát és egy szórólapot bármelyik raktár könnyen kezel. A bonyolult ajándékcsomagolás drágítja a feldolgozást.
• Hasznos szórólap. Kártya kóddal a következő rendelésre, QR-kód a használati útmutatóhoz vagy kérés egy értékelésre. Egy szórólap elég.

A doboz mérete hamarosan jogi követelmény is lesz. A (EU) 2025/40 csomagolási rendeletet 2026. augusztus 12-től kell alkalmazni. A 24. cikk szerint az e-kereskedelmi csomagolást töltő gazdasági szereplőknek legfeljebb 50%-os üres térarányt kell tartaniuk, legkésőbb 2030. január 1-jétől vagy a számítási módszertan elfogadása után 3 évvel, amelyik a későbbi. Ha a szabványos dobozméreteket már most ehhez a szabályhoz igazítja, később nem kell lecserélnie őket.

Mit mond a jog, ha a csomag idegen raktárból indul?

Amikor az áru a 3PL raktárában van, a vásárló és a jog szemében az eladó továbbra is az Ön cége. A szavatosság, a visszáru és a megígért szállítási idő az Ön kötelezettsége, a 3PL pedig csak a kettőjük közötti szerződés szerint felel Önnek.

Az unión kívül gyártott áruknál a fulfillment szolgáltatónak saját kötelezettségei is lehetnek. A 2019/1020 rendelet 4. cikke szerint bizonyos termékek csak akkor hozhatók forgalomba, ha van az unióban letelepedett gazdasági szereplő. A logisztikai szolgáltató az általa kezelt termékek tekintetében akkor tölti be ezt a szerepet, ha az unióban nincs gyártó, importőr vagy meghatalmazott képviselő. Hogy mi kerüljön még a termékre és a webshopba, azt a GPSR-ről és a termékbiztonságról szóló cikk írja le.

A más uniós országban lévő raktárnak adózási következményei vannak. A 2006/112/EK héairányelv 17. cikke szerint ha egy vállalkozás a saját termékeit egy másik tagállamba továbbítja, az ellenérték fejében történő termékértékesítésnek minősül. Ez a gyakorlatban rendszerint áfaregisztrációt jelent a raktár országában. A konstrukciót beszélje meg a könyvelőjével, mielőtt az áru elindul.

Hogyan váltson fulfillmentre úgy, hogy az értékesítés ne álljon le?

A 3PL-re váltás 3-4 hét alatt megy a legsimábban, tesztrendelésekkel, mielőtt a teljes készletet átviszi. A sorrend, amely az eladásokat védi:

1. 1. hét: számítás és ajánlatok. Számolja ki egy rendelés árát a mostani raktárában a fenti képlettel. Kérjen ajánlatot 2-3 fulfillment szolgáltatótól ugyanazzal a díjtáblázattal.
2. 1. hét: termékadatok. Ellenőrizze, hogy a webshopban minden terméknek és változatnak van-e SKU-ja vagy vonalkódja, súlya és mérete. Ezek nélkül a raktár nem tudja átvenni az árut, a futár pedig rosszul számolja a díjat.
3. 2. hét: szerződés. Menjen végig pontonként a szerződésről szóló rész listáján, és írja le a csomagolást: dobozméretek, töltőanyag, szórólapok.
4. 2. hét: bekötés. Állítsa be a webhookot és az API kulcsot a raktár rendszeréhez. Indítson 5-10 tesztrendelést különböző fizetési módokkal.
5. 3. hét: az áru átszállítása. Küldje az árut részletekben, először a legkelendőbb termékeket, és amíg úton vannak, a régi raktárból adja fel őket.
6. 4. hét: egyeztetés. Vesse össze a webshop készletét a raktár jelentésével, és frissítse a pénztárban megígért szállítási időt.

Hogy egy rendelés új ára mellett hol legyen az ingyenes szállítás határa, azt az ingyenes szállítás határáról szóló cikk számolja ki.

Gyakran ismételt kérdések

Kérdése van a webshop és a raktár összekötéséről? Írjon nekünk: support@cloudcart.com.