Sincronizare stoc magazin online: soft de gestiune, XML, SmartBill

Pe scurt: în CloudCart, stocul magazinului online se sincronizează cu softul de gestiune în cinci feluri: prin REST API și webhooks, prin XML Sync dintr-un fișier XML publicat de program, prin SmartBill, care scade stocul din gestiunea SmartBill la fiecare factură, prin Finale Inventory (depozit în cloud, la 8 ore) și prin Frisbo, pentru depozitul externalizat. Produsele se potrivesc după SKU sau cod de bare.

Ghidul arată ecranele fiecărei legături. Ce este un ERP și când ai nevoie de el aflii din articolul Sistem ERP: ce este și cum se leagă de magazinul online, iar toate opțiunile de stoc sunt pe pagina gestiune stocuri, fulfillment și ERP. Numele câmpurilor sunt cele din panoul CloudCart, platforma eCommerce fondată în Bulgaria, iar limitele sunt cele de pe pagina Prețuri.

Ce înseamnă sincronizarea stocului cu magazinul online în CloudCart

Sincronizarea stocului este legătura care aduce cantitățile și prețurile din programul tău de gestiune în magazinul online și trimite comenzile online înapoi în program. Programul rămâne sursa pentru stoc, iar magazinul rămâne sursa pentru comenzi, descrieri și poze.

Programele de gestiune folosite în România nu au în CloudCart o aplicație gata făcută cu numele lor. Legătura se face pe una dintre căile de mai jos, în funcție de ce știe să exporte programul tău.

Legătura	Ce vine în magazin	Ce pleacă din magazin	Cât de des
REST API și webhooks	Stoc și preț pe variantă, stoc pe punct de lucru	Comenzi și clienți, prin webhook	Cât de des trimite programul; webhook-ul pleacă imediat
XML Sync	Produse, prețuri, stocuri din fișierul XML	Nimic	Implicit la 12 ore, cel mult o dată pe oră pe sarcină
SmartBill	Nimic	Factura și scăderea stocului în gestiunea SmartBill	La emiterea fiecărei facturi
Finale Inventory	Produse și stocuri dintr-un depozit ales	Comenzi, opțional cu rezervarea stocului	Stocuri la 8 ore, comenzi la eveniment
Frisbo	Nimic	Comenzile, pentru ambalare și livrare	Manual sau la statusul ales
Fără program	Stocul ținut în Produse → Inventory	Nimic	Imediat după salvare

Pentru cine este sincronizarea și când ajută

Sincronizarea stocului este pentru comercianții care vând și în magazinul fizic, și pe site, sau care preiau catalogul de la un furnizor. Ajută în trei situații:

• Magazin cu casă de marcat și site. Ultima bucată vândută la casă dispare de pe site la următoarea sincronizare.
• Firmă care facturează din SmartBill. Factura comenzii online pleacă în RO e-Factura și scade stocul din gestiunea SmartBill.
• Magazin cu catalog de la furnizor. Prețurile și stocurile vin din feedul XML, iar tu pui doar adaosul comercial.

Calculul pe timp: dacă un angajat copiază 30 de comenzi online pe zi în programul de gestiune și fiecare îi ia 3 minute, înseamnă o oră și jumătate pe zi, adică aproximativ 33 de ore pe lună la 22 de zile lucrătoare. Cu o legătură automată comanda ajunge singură în program, iar greșelile de copiere dispar.

Cum legi softul de gestiune prin API, pas cu pas

Softul de gestiune se leagă de magazin prin REST API: programul scrie stocul și prețul fiecărei variante, iar magazinul îi trimite comenzile prin webhooks. Legătura o scrie programatorul tău sau firma care îți întreține programul.

1. Pune ordine în coduri. Fiecare variantă are un SKU sau un cod de bare identic în magazin și în program. Un produs fără cod potrivit intră ca produs nou.
2. Creează cheia API. În panou deschide Setări → Api keys și apasă Add Api key. Pagina arată și Site ID-ul, adresa de bază a API-ului și limita de cereri a planului.
3. Stabilește câmpurile. Pe variantă, programul scrie quantity și price. Pentru stocul pe punct de lucru folosește resursa store-quantity, cu aplicația Local Pickup instalată.
4. Abonează programul la comenzi. În Setări → Webhooks adaugă adresa programului pentru comandă nouă și comandă actualizată.
5. Testează pe puține produse. Sincronizează câteva zeci de produse, plasează o comandă pe site și verific-o în program.

REST API-ul este inclus de la Starter Pack în sus, cu 50 de cereri pe minut pe Starter Pack, 100 pe CC Pro și 150 pe CC Master. Baby Pack nu include API. Documentația este pe pagina API pentru dezvoltatori.

XML Sync: stocul din exportul XML al programului

XML Sync citește periodic un fișier XML publicat la o adresă web și actualizează produsele, prețurile și stocurile din magazin. Este calea cea mai simplă când programul de gestiune sau furnizorul știe să publice un export XML.

1. Instalează aplicația. Mergi în Apps, instalează XML Sync și apasă pentru o sarcină nouă.
2. Pune adresa fișierului. Sunt acceptate doar adrese HTTP sau HTTPS, fără FTP și fără autentificare prin antet. Fișierele în UTF-8 și Windows-1251 merg, dacă codarea este declarată în antetul XML.
3. Leagă câmpurile. Alegi ce etichetă din XML corespunde numelui, prețului, SKU-ului, stocului, pozelor și categoriei, și după ce câmp se potrivesc produsele: SKU, cod de bare sau ID.
4. Alege ce se actualizează. Bifează Update doar la preț și stoc. Așa descrierile și textele SEO scrise de tine nu se suprascriu la fiecare rulare.
5. Decide ce se întâmplă cu produsele dispărute. Cu Disable missing items, produsul care nu mai apare în fișier se dezactivează, iar dacă revine, se reactivează singur. Nu se șterge niciodată.

Sarcina rulează implicit la 12 ore, iar aceeași sarcină nu rulează mai des de o dată pe oră. Numărul de produse sincronizate depinde de plan: 100 pe Baby Pack, 2.000 pe Starter Pack, 7.500 pe CC Pro și 25.000 pe CC Master. Cum se pregătește un fișier de import aflii din ghidul despre importul de produse din CSV și XML.

Magazinul fizic și casa de marcat: stocul pe punct de lucru

Casa de marcat nu se leagă direct de magazinul online. Vânzarea de la casă ajunge în softul de gestiune, iar softul trimite stocul actualizat pe site prin API sau prin XML Sync. Bonul fiscal rămâne treaba casei de marcat.

Dacă ai mai multe magazine fizice, aplicația Local Pickup îți dă punctele de lucru cu adresă, program și hartă, metoda de livrare Ridicare din magazin și metoda de plată Plată la fața locului. Pentru fiecare magazin ții produsele și cantitățile lui, iar opțiunea Sum the quantities in the product adună cantitățile tuturor magazinelor în stocul produsului de pe site. Prețul este unul singur pentru toate locațiile.

Aplicația Store Locations ține stocul pe depozit și îl leagă de zone geografice, ca clientul din Cluj-Napoca să vadă stocul depozitului din Cluj-Napoca. Cum pornește online un magazin cu tejghea este explicat în ghidul despre magazinul fizic și online, cu stoc comun și pe pagina magazin online pentru magazinul fizic.

SmartBill: factura comenzii scade stocul din gestiune

Aplicația SmartBill emite factura comenzii online în SmartBill, care o transmite în RO e-Factura în timp real, și poate scădea produsele facturate din gestiunea SmartBill. Stocul din CloudCart nu se modifică din SmartBill: legătura merge doar dinspre magazin spre SmartBill.

1. Conectează contul. În Apps → SmartBill introduci e-mailul, tokenul API și CIF-ul firmei. Un magazin lucrează cu un singur CIF și ai nevoie de abonament SmartBill plătit.
2. Pornește scăderea stocului. Activează Update the product quantity in SmartBill și scrie la Enter warehouse name numele gestiunii în care ai produsele în SmartBill.
3. Automatizează. Alege dacă factura se emite la comanda nouă sau la comanda finalizată.

Pornește scăderea stocului doar dacă SmartBill este sursa ta de stoc. Dacă stocul îl ții în CloudCart, las-o oprită, altfel numeri marfa în două locuri. Pașii completi pentru facturare sunt în ghidul despre facturile din SmartBill în CloudCart și pe pagina facturi și RO e-Factura.

Finale Inventory: depozit în cloud și stoc rezervat la comandă

Finale Inventory este un sistem american de gestiune a depozitului în cloud (WMS), legat de CloudCart printr-o aplicație din panou. Aduce produsele și stocurile unui depozit ales și primește comenzile magazinului.

1. Credențialele. În Apps → Finale Inventory, tabul Settings, completezi Account name, Username și Password, apoi salvezi.
2. Depozitul. Alegi depozitul (facility) din contul Finale al cărui stoc îl folosește magazinul și, dacă e cazul, clientul.
3. Modul. Import products + update quantities aduce și produsele noi, iar Update quantities only actualizează doar stocul produselor existente.
4. Potrivirea. În Finale alegi Product ID, UPC sau EAN, iar în magazin SKU-ul.
5. Comenzile. Commit orders rezervă stocul în Finale chiar când comanda este plasată pe site, iar Order prefix (de exemplu CC-) îți arată în WMS ce comenzi vin de pe site.

Stocurile se actualizează la 8 ore, iar comenzile pleacă la eveniment.

Importul CSV și Google Sheets: când nu ai o legătură automată

Când programul nu are API și nu publică XML, stocul vine din fișiere, manual. CSV Import creează doar produse noi: același produs importat a doua oară devine dublură. Pentru produsele existente folosește aplicația Google Sheets (exporți catalogul, îl modifici în foaie și îl aduci înapoi) sau Produse → Inventory pentru cantități. Pentru un catalog care se schimbă zilnic merită un export XML programat din softul de gestiune, citit de XML Sync.

Cataloagele furnizorilor: feed XML cu adaos comercial

Catalogul unui furnizor sau distribuitor intră în magazin tot prin XML Sync, cu adaosul tău comercial aplicat automat. La câmpul de preț alegi operația Multiplication și valoarea, de exemplu 1,25 pentru un adaos de 25 %.

Fiecare furnizor are sarcina lui, iar Disable missing items se limitează la produsele venite din sarcinile legate, ca dispariția unui cod dintr-un feed să nu dezactiveze produsul altui furnizor. Datele furnizorului merg doar spre magazin: comenzile le trimiți tu furnizorului.

Aplicația Suppliers ține pe produs unul sau mai mulți furnizori, cu prețul, codul și termenul de livrare al fiecăruia.

Frisbo: depozitul externalizat și stocul

Frisbo este un depozit de fulfillment (3PL) din România: primește comenzile magazinului, le ambalează și le predă curierului. Aplicația trimite comenzile, dar nu aduce stocul Frisbo înapoi în magazin.

1. Conectarea. În Apps → Frisbo, tabul Settings, introduci e-mailul și parola contului Frisbo.
2. Organizația. Alegi Organization, apoi Warehouse și Channel.
3. Automatizarea. Pornești Automatic order dispatch și alegi statusul la care comanda pleacă la Frisbo, de exemplu plătită.

Stocul din magazin îl ții la zi prin softul de gestiune, prin XML Sync sau în Produse → Inventory. Recepțiile și retururile se gestionează în portalul Frisbo. Cum alegi între depozitul propriu și un 3PL aflii din ghidul despre fulfillment pentru magazinul online.

Cât de des se sincronizează stocurile

Stocurile se sincronizează în ritmul legăturii: la API, cât de des trimite programul; la Finale Inventory, la 8 ore; la XML Sync, implicit la 12 ore. Comenzile pleacă imediat: webhook-ul este trimis când comanda este salvată.

La un ritm rar, ultima bucată poate rămâne pe site până la următorul ciclu. Ai patru soluții: rulezi o sincronizare înainte de campanii, păstrezi o cantitate separată pentru site la produsele care se vând repede, activezi Stop selling when sold out pentru produsele pe care nu le poți livra mai târziu și alegi legătura după cât de repede se mișcă marfa ta.

Ritmul contează și în afara site-ului. Google cere ca disponibilitatea din feed să fie aceeași cu cea de pe pagina produsului și din coș, altfel produsul este respins, potrivit ghidului Google Merchant Center despre disponibilitate. Iar produsul vândut fără stoc trebuie livrat în cel mult 30 de zile, dacă nu ai convenit alt termen; altfel clientul poate rezilia și primește banii înapoi, arată portalul Your Europe al Comisiei Europene.

Ce se întâmplă dacă un produs nu se potrivește

Dacă codul unui produs din program nu se potrivește cu SKU-ul sau codul de bare din magazin, sincronizarea îl creează ca produs nou și așa apar dublurile. Verifică întâi codurile și alege câmpul de potrivire care este completat în ambele sisteme.

• Codul de bare ca punte. Codul EAN-13 este unic pe produs și ușor de verificat cu scanerul. Firmele din România primesc coduri cu prefixul 594 de la GS1 România. Detaliile sunt în ghidul despre codurile EAN de la GS1 România.
• Potrivirea în XML Sync. Câmpul ales (SKU, cod de bare sau ID) nu se schimbă după prima rulare. Dacă îl schimbi, verifică pe câteva produse că nu apar dubluri.
• Erorile se văd. La XML Sync, după trei erori la rând (de exemplu adresa fișierului întoarce 404) sarcina se oprește singură, iar eroarea apare în lista sarcinilor și în statusul ei.

Fără program de gestiune: stocul din panou și furnizorii

Dacă nu ai un soft de gestiune, stocul îl ții în Produse → Inventory. Acolo fiecare produs și fiecare variantă cu stoc urmărit este un rând cu cantitate, preț, SKU și cod de bare, iar cantitatea se schimbă pe loc: pui o valoare nouă sau adaugi la cea existentă.

Cu acțiunile în masă actualizezi cantitățile și prețurile pe multe rânduri deodată și alegi pentru produsele selectate Continue selling when sold out sau Stop selling when sold out. Comanda anulată sau returnată readuce automat produsele în stoc.

Stocul și asistentul AI: verificări cu o singură frază

Un asistent AI legat de magazin cu un token PAT citește produsele, stocurile și comenzile și face în câteva secunde verificările din jurul sincronizării. Claude Code, ChatGPT Codex, Gemini CLI, Cursor sau VS Code primesc exact drepturile pe care le dai. Tokenul îl creează doar proprietarul magazinului, în Setări → PAT Tokens, cu Read Only pentru verificări.

O verificare a 500 de produse, la 20 de secunde pe rând între exportul din program și panou, durează de mână aproximativ 2 ore și 45 de minute. Asistentul primește fraza „Uite exportul de stocuri din program. Care produse au altă cantitate pe site?” și îți arată doar rândurile cu diferențe, iar tu decizi ce corectezi.

Indicatorii de stoc pe care ți-i calculează asistentul

Indicator	Cum se calculează	Exemplu
Ponderea produselor epuizate	Produse active cu stoc 0 ÷ toate produsele active	40 din 800 de produse = 5 %
Zile până la epuizare	Stoc ÷ vânzări medii pe zi în ultimele 30 de zile	24 de bucăți la 3 vândute pe zi = 8 zile
Produse fără vânzări	Stoc peste 0 și nicio comandă în 90 de zile	Marfa care ține ocupate raftul și banii
Produse fără cod	Variante fără SKU și fără cod de bare	Fiecare este o viitoare dublură la sincronizare

Zilele până la epuizare sunt indicatorul care salvează cele mai multe vânzări: un produs cu stoc pentru 8 zile și un termen de livrare de 10 zile de la furnizor va lipsi cel puțin 2 zile. Cum conectezi asistentul pas cu pas aflii din ghidurile despre tokenul PAT pentru Claude, ChatGPT și Gemini și despre magazinul online administrat cu Claude Code.

Bune practici la sincronizarea stocului

1. Ordine în coduri înainte de orice. Fiecare variantă are un SKU sau un cod de bare, identic în magazin și în program.
2. Decide cine conduce fiecare câmp. De obicei programul conduce stocul și prețul, iar magazinul numele, descrierile și pozele. În XML Sync asta înseamnă Update bifat doar la preț și stoc.
3. Promoțiile într-un singur loc. Dacă programul conduce prețul, promoția din magazin o faci cu o reducere, altfel sincronizarea readuce prețul vechi.
4. Testează cu o comandă. Comandă de pe site, verific-o în program, apoi anuleaz-o și vezi dacă stocul revine.
5. Sincronizează înainte de campanii. De Black Friday stocurile se schimbă mai repede decât ciclul obișnuit.

Greșeli de evitat

• CSV Import pentru actualizare. Fișierul reimportat creează dubluri. Pentru produsele existente folosește Google Sheets, XML Sync sau API-ul.
• Frisbo fără sursă de stoc. Aplicația nu aduce stocul înapoi, așa că site-ul vinde ce scrie în panou, nu ce e pe raftul Frisbo.
• Adresa programului deschisă tuturor. Webhook-ul poartă cheia API a magazinului în antetul X-CloudCart-ApiKey; programul trebuie să o verifice înainte să accepte comanda.

Întrebări frecvente