Как се регистрира и осчетоводява нов платежен метод? (през 2022)

а предостави множество различни методи за разплащане в електронния си магазин е цел, към която се стреми всеки онлайн търговец днес. За съвременния потребител е важно да има няколко опции, между които да избира, както по отношение на купуваната стока или услуга, така и във връзка с избора на начин на плащане, начини за доставка и т.н.

В следващите редове ще фокусираме вниманието си върху различните видове платежни методи. Процедурата по интеграция на различни начини за плащане е сравнително лесно изпълнима от техническа гледна точка.

Платформата CloudCart предоставя тази възможност на своите клиенти, които могат да се възползват от широка гама от опции, между които PayPal, Apple и Google Pay, Stripe, банкови преводи, виртуални ПОС терминали и т.н.

От друга страна, платежните методи са свързани с някои допълнителни административно-процесуални действия. Те са определени със закон и е важно да се запознаеш с тях, както и да ги приложиш към дейността си още при стартирането на твоя бизнес с електронна търговия.

С оглед на това да предоставим полезна информация за е-търговците, тук отговаряме на най-важните въпроси, свързани с регистрацията на платежни методи, отчитане и осчетоводяване на продажбите в електронната търговия.

Как се регистрира платежен метод?

Търговците на стоки и услуги онлайн, независимо дали са юридически, или физически лица, реализират печалба от своята дейност. Продажбите водят до генерирането на приходи, за които са дължими данъци към държавата.

За да бъдат изчислени, а впоследствие платени, определени от държавата органи (у нас това е НАП) следят за регистрирането и отчитането им. По този начин функционират всички форми на бизнес в света и България не прави изключение.

Процедурата по регистрация на платежен метод и осчетоводяване може да бъде трудна за разбиране и изпълнение от лица, които не са се занимавали с това досега. За целта би било добре да се довериш на счетоводител, който да ти съдейства в регистрацията им. И все пак в следващите редове ще се опитаме да ти обясним на достъпен език процедурата по регистрация на платежен метод.

Процедура по регистрация, документи и други важни моменти при регистрацията на платежни методи в е-търговията, които трябва да знаеш

Всички изисквания към търговците, които реализират продажби посредством електронен магазин, регистрацията и отчитането им, са уредени в Наредба Н-18. Регистрацията на платежен метод практически представлява уведомяване на НАП за наличните начини, по които магазинът ти приема плащания от клиентите си.

С актуалните разпоредби в Наредба Н-18 се даде възможност на е-магазините да прилагат т.нар. алтернативни режими за регистриране и отчитане на продажбите. Под алтернативни режими се има предвид използването на различни платежни методи, при които търговецът не е длъжен да издава фискален касов бон, но в същото време отчита приходите от продажбите си по напълно законен начин.

При условие че търговецът би искал да се възползва от тази възможност за отчитане на своите продажби, а и да предлага на своите клиенти извършване на плащане по няколко начина (основно безналични, посредством кредитни/дебитни карти), той следва да използва софтуер за регистрация, управление и отчитане на продажбите.

Който от своя страна :

• Да осигурява пълнота и интегритет на данните, създавани чрез него при генерирането на продажба в сайта;
• В случай че софтуерът за управление на продажбите сам по себе си е модул от друг софтуер, то останалите модули в него следва да са без дублиращи се функционалности, целящи заобикаляне на изискванията;
• Софтуерът следва да осигурява еднозначна автентикация на работещите с него оператори (потребители).

Всички онлайн магазини, изградени на платформата CloudCart, отговарят на гореспоменатите условия. В комбинация с достъпните възможности за интеграция на различни платежни методи, платформата предоставя отлични условия за развитие на електронен бизнес с онлайн магазин в България.

За да бъде приходната агенция уведомена по надлежния ред по отношение приеманите от търговеца плащания, същият следва да подаде определена информация.

Тя е подробно описана в точка 7 на Приложение 33 към Наредба Н-18 и включва:

• Пълен списък на методите на плащане, предлагани от електронния магазин;
• Информация за доставчиците на платежни услуги, с които търговецът има сключен договор за предоставяне на виртуален ПОС или с които има сключен договор за получаване на плащания чрез виртуален ПОС на доставчик, свързан с платежна сметка на доставчика;
• Уникален идентификатор на търговеца в системата на доставчика на платежни услуги (Merchant ID);
• Платежните сметки, по които търговецът получава плащанията от продажби на стоки или услуги, независимо дали са свързани директно с виртуалния ПОС, предоставен на лицето от Доставчик на платежни услуги (ДПУ), или са сметки, по които се превеждат сумите, постъпили чрез виртуален ПОС на ДПУ;
• Номера на виртуалния ПОС, когато е свързан директно с платежната сметка на задълженото лице;
• Номер на виртуалния ПОС на ДПУ, когато е свързан с платежна сметка на ДПУ, от която се превеждат постъпилите суми по платежната сметка на търговецът (ако лицето разполага с такъв).

След подаване на посочената по-горе информация, магазинът получава свой уникален номер. Той се съдържа в получаваното от търговеца електронно съобщение (потвърждение по чл. 52 т, ал. 1 от Наредба Н-18).

Има изисквания и към генерираните платежни документи, които издават търговците, приемащи безналични плащания с кредитна или дебитна карта.

Тук се включват:

• наименование
• номер и дата на документа
• данни за търговеца
• уникален номер на генерираната поръчка
• референтен номер на финансовата транзакция
• наименование на стоката/услугата
• единична цена
• обща сума за плащане/начина на плащане
• двумерен баркод (QR код), съгласно приложение 18а.

Документът с тези данни следва да бъде предоставен на клиента, заедно с поръчката му при доставка.

За всеки месец търговците подават към НАП стандартизиран одиторски файл (приложение 38 от Наредба Н-18). В него се съдържа информация за реализираните от магазина поръчки. Срокът за подаването на стандартизирания одиторски файл е 15-о число на месеца, следващ този, за който се отнася.

Стандартизираният одиторски файл задължително съдържа още уникалния номер на е-магазина, за който се отнася, а информацията в него трябва да бъде напълно коректно подадена.

Кои методи се осчетоводяват според българското законодателство?

Електронните магазини са неразделна част от обозримото бъдеще на търговията. Ето защо нуждата от постоянна счетоводна отчетност ще върви паралелно с нейното развитие. Според българското законодателство, всички реализирани в резултат на осъществяваната търговска дейност приходи и разходи подлежат на осчетоводяване, независимо от използваните от клиентите начини на плащане.

Родното законодателство се развива малко бавно, предвид темповете на развитие на електронната търговия в глобален аспект. По тази причина за счетоводителя на твоя онлайн магазин е важно да знае всички актуални разпоредби в законодателството по отношение на отчетността.

Най-голямо значение по отношение на електронната търговска дейност у нас на този етап има споменатата вече Наредба Н-18.

Как се осъществява осчетоводяването?

Воденето на счетоводство за онлайн магазините в частност се припокрива с воденото счетоводство на един физически търговски обект. Минимални разлики има в начина на отчитане и документооборота, генериран от онлайн магазините.

Както ти е известно, пазарувайки онлайн, клиентите сключват договор за покупко-продажба от разстояние. Сам по себе си този модел на пазаруване идва с редица предимства – ангажиране на по-малко персонал, спазване на административни изисквания, свързани с поддръжката на физически търговски обект и други.

Необходими документи за счетоводството на електронен магазин

На отдела по счетоводство са му необходими всички първични и последващи счетоводни документи, в т.ч. всяка издадена фактура за продажби на стоки, проформи фактури (ако има такива), платежни нареждания, свързани с банкови преводи и т.н.

Практически всичко, което се генерира като приходен или разходен документ, подлежи на процедура по осчетоводяване на документи.

Какви проверки от страна на държавните органи може да очакваш във връзка с твоя онлайн магазин?

Различни органи могат да осъществяват проверки на търговската ти дейност, с оглед на това да се гарантира законната му дейност в различни аспекти.

НАП

Най-честите проверки са от приходната агенция, разбира се. При проверка от страна на НАП може да ти бъдат изискани данни за осъществените продажби (плащания в брой с наложен платеж, по електронен път и други).

Най-често допусканите грешки от страна на търговците тук са неиздадени касови бележки при поръчки с наложен платеж и/или недокументиране на върнатите стоки. НАП няма да признае, че те са върнати, следователно, за същите следва да се платите дължимия данък върху продажбата.

Комисия за защита на потребителите

Този тип проверки са насочени към установяване пълнота на данните на сайта на онлайн търговеца, съгласно Закона за електронната търговия.

Освен идентификационни данни, в сайта на магазина е редно да има още линк с информация за решаване на потребителски спорове и такава за връщане на продукти (бланка за връщане и други). В определени случаи може да се следи за наличие на Общи условия и тяхната законова обоснованост.

Комисия за защита на конкуренцията

Органът следи за осигуряването на лоялна конкуренция между различните търговски бизнеси. Обикновено такива проверки се осъществяват след подаване на сигнал от страна на конкурентен бизнес. В основата на закона е залегнало правилото, че всеки търговец следва да спазва правилата за честна конкуренция и да не подвежда потенциалните клиенти с лъжливи оферти.

Комисия за защита на личните данни

С въвеждането на GDPR регламента въпросът със зашита на личните данни стана особено актуален. В тази връзка, всеки онлайн магазин следва да има публикувана на сайта си и Политика за поверителност.

В случай че се използват бисквитки на сайта – Политика за бисквитки. Последната следва да представлява детайлно описание на това какъв тип бисквитки се използват, как се съхраняват и обработват.

Възможни проблеми от финансов характер, които могат да възникнат с клиентите

Рисковете с финансов характер за клиентите, пазаруващи онлайн, обикновено са свързани с популярни измами при разплащанията онлайн. Законът за електронна търговия задължава собствениците на бизнеси за е-търговия да публикуват на сайта си идентификационни дани като: име на фирма, ЕИК/Булстат, телефони за контакт и адрес.

Тези данни гарантират на клиента, че при евентуални проблеми, независимо дали от финансов характер, или друго естество, същият може да се свърже с теб. За онлайн потребителите е важно да не пазаруват от сайтове, в които тези идентификационни данни липсват.

Честа практика е недобросъвестни лица, представящи се за търговци, да се опитат да вземат пари на потребителите, карайки ги да пазаруват през различни канали. Те обикновено продават през анонимни сайтове, изградени като електронни магазини или посредством маркетплейс платформи, зад които стоят анонимни профили.

Рискът от финансови загуби винаги е налице. По тази причина потребителите трябва да бъдат много внимателни в какви сайтове сподлеят личните си данни, включително и такива, свързани с плащания. Също така на какви имейли отговарят и какви линкове отварят, за да гарантират сигурността на данните и парите си.

Възможни проблеми от финансов характер, които могат да възникнат с българските институции

НАП е основният орган, който осъществява чести проверки по отношение спазване на актуалното законодателство от страна на електронните магазини. Проверки и ревизии се извършват ежегодно, а глобите, които могат да понесат търговците при неспазване на някоя от разпоредбите, са наистина високи.

Онлайн магазините с налични фискални касови апарати и/или използващи софтуер за регистрация и отчитане на продажбите подават данни за реализираните продажби към НАП в реално време. Според актуалните разпоредби, те трябва да бъдат свързани със софтуера на НАП, за да се предотвратят финансови и данъчни измами.

Освен това, НАП прави проверка между данните за декларираните обороти между сайта (търговеца) и информацията, регистрирана в информационните системи на куриерските фирми.

Финални думи

CloudCart, като дългогодишен доставчик на иновативни услуги за искащите да стартират свой сосвен електронен магазин бързо, лесно и удобно, толерира напълно законните методи за правене на бизнес в България.

В случай че искаш да си спестиш излишни финансови разходи, бъди сигурен, че магазинът ти отговаря на всички актуални законови изисквания. Само така може да бъдеш спокоен, че развиваната от теб дейност и реализирана печалба е изрядно документирана, осчетоводена и отчетена.

Съветваме те да се обърнеш към услугите на професионален счетоводител, когато ти предстои регистриране на фирма, регистрация на магазин в НАП, платежни методи, отчитане и други.

Аутсорсинг счетоводството е популярен подход при много малки, средни и големи търговци днес. В някои случаи може да ти е необходима и консултация с адвокат – услуга, която може да бъде получена също по този съвременен модел.

Ако имаш допълнителни въпроси, винаги можеш да се обърнеш към екипа на CloudCart и/или да посетиш помощния ни център. Нашият екип от специалисти в различни области може да ти съдейства на всеки един етап от развитието на бизнес с електронна търговия.

Отвори онлайн магазин сега